ไม่ว่าคุณจะอยู่ในบริบทไหน อาชีพอะไร หรือทำอะไรอยู่ จำไว้ว่าหนึ่งวันคุณมีเวลาจำกัดที่ 24 ชั่วโมง การฝึกการจัดลำดับความสำคัญเป็นทักษะการบริหารจัดการที่คุณละเลยไม่ได้ ด้วย กฎ Pareto 80:20 เป็นเครื่องมือที่สำคัญอันหนึ่งในการบริหารจัดการในการ เลือกสิ่งที่ทำแล้วคุ้มค่า เพราะคุณไม่มีทางทำทุกอย่างที่ต้องการได้ทั้งหมด
ทฤษฎีพาเรโตจึงเป็นทฤษฎีการรู้จัก (Prioritize) จัดเรียงลำดับความสำคัญของงานว่าส่วนไหนเป็นส่วนที่เราต้องควบคุมดูแล หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ ทฤษฎีพาเรโตบอกให้รู้ว่าทำงานให้เป็นและได้ผลอย่างไรนั่นเอง
กฏแห่ง Pateto 80/20 คืออะไร
กฏแห่ง Pareto ตั้งขึ้นในปี 1895 โดย วิลเฟรโด พาเรโต นักคณิตศาสตร์และนักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาเลียน กฏนี้เกิดขึ้นเพราะ พาเรโต สังเกตว่า 80% ของเมล็ดถั่วที่แข็งแรงและมีคุณภาพนั้นเกิดจากฝักถั่วเพียง 20% ในแปลง การสังเกตของเขาทำให้ตระหนักถึงความไม่สมดุลระหว่างที่มาและผลลัพธ์ เขาจึงขยายข้อสังเกตนี้ไปถึงระดับเศรษฐศาสตร์มหาภาค โดยชี้ให้เห็นว่า 80% ของที่ดินในอิตาลีถูกครอบครองโดยประชากรเพียง 20% ของประเทศ นี่จึงเป็นที่มาที่ไปของกฎ 80/20
ทฤษฎีพาเรโต 80:20 ได้กล่าวว่า ผลลัพธ์ส่วนใหญ่กว่า 80% มักเกิดจากตัวแปรขนาดเล็กเพียง 20% กฏนี้ถูกนำไปใช้ในหลากหลายบริบท ทั้งธุรกิจ การลงทุน การแบ่งเวลา รวมไปถึงเรื่องของความสัมพันธ์ ตัวอย่างทางธุรกิจ เช่น รายได้กว่า 80% ของธุรกิจต่างมักเกิดจากลูกค้ากลุ่มเล็กๆ เพียงแค่ 20% หรือ ในการเรียนหากมีการทำรายงานร่วมกันเป็นกลุ่ม สมมติว่ากลุ่มหนึ่งมี 10 คน จะปรากฏว่ามีเพียง 2-3 คน ที่เป็นคนทำหรือคนหลัก ในการทำรายงาน ที่เหลืออีก 6-7 คน ก็ช่วยบ้างคนละนิดคนละหน่อย รับทำปกบ้าง รับพิมพ์รายงานบ้าง หรืออย่างประชุมสมาคมต่างๆ หรือคณะกรรมการต่างๆ สมมติว่า คณะกรรมการมี 20 คน ก็ปรากฏอยู่บ่อย ๆ ให้เห็นเสมอว่าจะมีอยู่ 4-5 คน ที่เป็นหัวโจกคอยพูดคอยเสนออยู่เป็นประจำ ส่วนใหญ่ที่เหลือก็จะนั่งฟังและมีส่วนร่วมเพียงเล็กน้อย
ทฤษฎีพาเรโต 80:20 เป็นทฤษฎีที่สอนให้รู้จักการบริหารจัดการว่า 20% ส่วนไหนที่เราควรให้ความสำคัญจัดการให้ดี เพราะ 20% ส่วนนี้จะมีผลต่อความสำเร็จถึง 80%
แนวคิดการบริหารเวลาและทรัพยากรด้วยหลักการ Pareto
หากคุณเป็นผู้บริหาร คุณคงจะพบเจอกับปัญหาทรัพยากรจำกัดอยู่ตลอด คุณจึงไม่เพียงต้องหาทางทำให้เวลาทุกนาทีของคุณคุ้มค่าที่สุด แต่รวมถึงเวลาของคนทั้งทีมด้วย แทนที่จะพยายามทำทุกอย่าง กฎ Pareto จะช่วยให้คุณหาเจอว่าโปรเจกไหนสำคัญและควรค่าแก่การให้เวลามากที่สุด โดยพิจารณาจากเป้าหมายองค์กร
หากคุณเป็นฟรีแลนซ์ คุณคงจะต้องให้ความสำคัญกับลูกค้าที่พร้อมจ่าย หรือ จ่ายเงินให้คุณมากที่สุดอยู่แล้ว และแน่นอนว่า คุณคงไม่อยากรับแค่งานเดียว หรือรับงานล้นมือจนคุณไม่ได้มีเวลาชีวิตและรู้สึกหมดไฟ โฟกัสลูกค้าที่สร้างรายได้ให้คุณ และสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับลูกค้าเหล่านี้
หากคุณเป็นนักธุรกิจ คุณคงอยากลองหาอะไรใหม่ๆ ทำตลอดเวลา ซึ่งไม่ใช่เรื่องผิดอะไร แต่บางครั้งการโฟกัสกับอะไรหลายอย่างมากเกินไปก็อาจทำให้คุณลืมเป้าหมายที่แท้จริง หากคุณเป็นนักธุรกิจที่หวังอยากจะให้บริษัทเติบโต 80/20 กฏนี้อาจช่วยให้คุณโฟกัสกับสิ่งที่ต้องทำ และใช้เวลาน้อยลงกับการไล่ตามโอกาสที่มีเข้ามาตลอดเวลา
หากคุณเป็นนักการตลาด หลักการ 80/20 เพื่อเพิ่มยอดขายและสร้างผลกำไรให้กับธุรกิจ ดังนั้นองค์กรจึงควรเลือกกลุ่มลูกค้าเป้าหมายด้วยการวิเคราะห์จำแนกกลุ่มลูกค้าสัดส่วนราว 20% ที่มีศักยภาพสร้างผลกำไรให้กับองค์กร 80% โดยให้ความสำคัญกับกลุ่มลูกค้าเหล่านี้เป็นพิเศษ
หากคุณเป็นผู้บริหารการขายการขาย (Selling) โดยใช้กฎ 80/20 จำแนกปริมาณยอดขายเพื่อให้พนักงานขายทุกคนทุ่มเทกับกลุ่มผลิตภัณฑ์หรือประเภทบริการที่สร้างผลกำไรส่วนใหญ่ให้กับธุรกิจ รายได้จากยอดขายขององค์กรส่วนใหญ่กว่า 80% เกิดจากสัดส่วนจำนวนพนักงานขายไม่เกิน 20% ซึ่งข้อมูลดังกล่าวถูกใช้เป็นแนวทางประเมินผลการปฏิบัติงานเพื่อให้ผลตอบแทนหรือโบนัสกับทีมงานขายที่มีผลงานโดดเด่น
หากคุณเป็นผู้บริหารภัตตาคารร้านอาหาร กฏ 80/20 บอกคุณว่า ในจำนวน 100 เมนู คุณทราบหรือไม่ว่า มีเพียงแค่ 20 เมนูเท่านั้นที่ลูกค้านิยมสั่ง และใน 100 เมนู มีเพียง 20 เมนูที่ทำกำไรให้คุณ คุณจะจัดการอย่างไรให้ 20 เมนูขายดีทำกำไรให้คุณ
หากคุณเป็นผู้บริหารภัตตาคารร้านอาหาร กฏ 80/20 บอกคุณว่า ในจำนวนพนักงาน 100 คน จะมีพนักงาน 20 คน ที่ทำงานได้ดี มีความรับผิดชอบสูง คุณจะการตอบแทนการทำงานที่ดีของพนักงาน 20 คนนี้อย่างไร นอกจากจะเป็นการเพิ่มกำลังใจให้พวกเขาแล้ว ยังมีส่วนกระตุ้นให้พนักงานอีก 80 คนที่เหลือพัฒนาตัวเอง หรือไม่ก็ออกไปให้พ้นๆ จากร้าน
หากคุณเป็นผู้บริหารภัตตาคารร้านอาหาร กฏ 80/20 บอกคุณว่า ในจำนวนลูกค้า 100 คนที่มาใช้บริการ จะมีเพียงลูกค้า 20 คนที่เป็นลูกค้าสร้างรายได้ให้กับร้านสูง คุณจะมีความพิเศษอะไรมอบให้หรือไม่ เพื่อให้เขาประทับใจและมาใช้บริการซ้ำๆ พวกเขาอาจพาลูกค้าใหม่ๆ มาให้คุณด้วย แล้วลูกค้าอีก 80 คนที่เหลือ คุณจะจัดการอย่างไรดี เพื่อให้เขากลายมาเป็นลูกค้าในกลุ่ม 20 คนให้ได้
อย่างไรก็ตาม ก่อนที่จะตัดสินใจว่า อะไรควรอยู่ในกลุ่ม 20% ที่มีความสำคัญ คุณก็ควรจะต้องเก็บข้อมูลให้ละเอียดและนำมาวิเคราะห์ให้ชัดเจนเสียก่อน ก่อนที่จะตัดสินใจ ซึ่งจะช่วยทำให้คุณบริหารจัดการได้อย่างถูกต้อง ถูกทิศทาง
ที่มา กรุงเทพธุรกิจ
