ทำไมเจ้าของธุรกิจควรใช้โปรแกรมทำเงินเดือนแทนการใช้ Excel

ในโลกธุรกิจที่ต้องการความแม่นยำและประสิทธิภาพสูง การจัดการเงินเดือนหรือการคำนวณเงินเดือนเป็นหนึ่งในกระบวนการที่สำคัญมาก การใช้โปรแกรม Excel อาจเป็นทางเลือกที่สะดวกและคุ้นเคยสำหรับหลายๆ คนในช่วงเริ่มต้น แต่เมื่อธุรกิจเติบโตและมีความซับซ้อนมากขึ้น การใช้ Excel อาจไม่สามารถตอบโจทย์ทั้งหมดได้อย่างเต็มที่ การเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมทำเงินเดือนเฉพาะทางจึงเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่าในการบริหารจัดการเงินเดือนและทำให้การคำนวณเงินเดือนเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด

ตัวอย่างปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจากการใช้ Excel ในการทำเงินเดือน

1. ข้อผิดพลาดในการคำนวณอัตโนมัติ : การคำนวณใน Excel ต้องการสูตรที่ถูกต้องและการดูแลอย่างใกล้ชิด หากมีการแก้ไขสูตรหรือคีย์ข้อมูลผิด อาจทำให้ผลลัพธ์ที่ได้ไม่ถูกต้อง

ตัวอย่าง: ฝ่าย HR ของบริษัท D ใช้ Excel ในการคำนวณเงินเดือน แต่เมื่อมีการเพิ่มพนักงานใหม่ สูตรไม่ได้ถูกปรับตาม ทำให้การคำนวณค่าล่วงเวลาผิดพลาด พนักงานบางคนจึงไม่ได้รับค่าตอบแทนที่ถูกต้อง

2. การจัดการข้อมูลที่ซับซ้อน : การจัดการข้อมูลจำนวนมากใน Excel อาจทำให้เกิดความซับซ้อนและมีความเสี่ยงต่อการคีย์ข้อมูลผิด

ตัวอย่าง: บริษัท E มีพนักงานกว่า 150 คนและใช้ Excel ในการคำนวณเงินเดือน แต่ต้องจัดการไฟล์หลายไฟล์ ทำให้การตรวจสอบความถูกต้องใช้เวลานานและมีความเสี่ยงสูง

3. การจัดทำไฟล์ภาษียุ่งยาก : การใช้ Excel ในการจัดทำไฟล์สำหรับส่งข้อมูลภาษี เช่น ภงด.1 อาจต้องใช้การจัดการด้วยตนเอง ทำให้กระบวนการซับซ้อนและใช้เวลามาก

ตัวอย่าง: บริษัท F ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจัดทำไฟล์ส่งข้อมูลภาษีให้กับกรมสรรพากรทุกเดือน ซึ่งเพิ่มภาระงานและความเสี่ยงในการคีย์ข้อมูลผิด

4. ความปลอดภัยของข้อมูล : Excel ไม่มีระบบป้องกันข้อมูลที่เพียงพอ หากไฟล์ถูกแชร์หรือจัดเก็บในที่ที่ไม่ปลอดภัย อาจเสี่ยงต่อการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต

ตัวอย่าง: บริษัท G ใช้ Excel ในการจัดการเงินเดือน และมีความเสี่ยงจากการส่งไฟล์ผ่านอีเมลโดยไม่ได้เข้ารหัส ทำให้ข้อมูลอาจถูกเปิดเผยได้ง่าย

สรุป

แม้ว่า Excel จะเป็นเครื่องมือที่สะดวกและมีประโยชน์ในหลายๆ ด้าน แต่เมื่อธุรกิจเติบโตและมีความซับซ้อนมากขึ้น การใช้โปรแกรมทำเงินเดือนเฉพาะทางจะช่วยลดความเสี่ยง เพิ่มความแม่นยำ และประหยัดเวลาในการจัดการเงินเดือน นอกจากนี้ยังช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาธุรกิจได้อย่างเต็มที่โดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับปัญหาที่อาจเกิดจากการใช้ Excel

Bplus e-HRM โปรแกรมเงินเดือนออนไลน์ที่ออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการข้อมูลพนักงานและการจัดทำรายงาน โดยสามารถพิมพ์และ Export รายงานต่างๆ เป็นไฟล์ Excel และ PDF ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งรวมถึงรายงานที่สำคัญและจำเป็นสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร:

• รายงานสรุปยอดเงินเดือนพนักงานตามแผนกสังกัด: มอบข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการวิเคราะห์งบประมาณและการบริหารจัดการเงินเดือนของพนักงานในแต่ละแผนก
• รายงานโอนเงินเดือนเข้าธนาคารพร้อมชื่อย่อธนาคารและแผนก: เพิ่มความคล่องตัวในการจัดการการโอนเงินเดือนพนักงาน พร้อมแสดงรายละเอียดที่ชัดเจนเกี่ยวกับธนาคารและแผนก
• รายงานตรวจสอบรายละเอียดการทำงาน: ครอบคลุมค่าล่วงเวลา การมาสาย/กลับก่อน การไม่สแกนนิ้ว ขาดงาน ลาต่างๆ รวมถึงรายงานเงินได้อื่นๆ ที่สามารถใช้ในการวิเคราะห์พฤติกรรมและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
• รายงานแสดงจำนวนสิทธิวันลาคงเหลือ: ช่วยในการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ โดยให้ข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิทธิวันลาที่พนักงานเหลืออยู่
• เอกสารภาษีและใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ): ช่วยลดภาระในการจัดทำและยื่นภาษี พร้อมรองรับการส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานภายนอกได้อย่างครบถ้วนและแม่นยำ

การจัดการการโอนเงินเดือนและข้อมูลทางการเงินอย่างมืออาชีพ

Bplus e-HRM รองรับการโอนเงินเดือนผ่านธนาคารในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถใช้งานได้กับธนาคารชั้นนำในประเทศไทย เช่น ธนาคารกรุงเทพ, กสิกรไทย, ไทยพาณิชย์, ทหารไทยธนชาต, กรุงไทย และกรุงศรีอยุธยา นอกจากนี้ยังสามารถแยกโอนเงินในวันที่ต่างกันตามประเภทพนักงาน ช่วยลดข้อผิดพลาดและเพิ่มความสะดวกในการจัดการเงินเดือน

การเตรียมข้อมูลที่รวดเร็วและแม่นยำสำหรับประกันสังคมและสรรพากร

ระบบสามารถเตรียมข้อมูลเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์สำหรับส่งประกันสังคมและสรรพากร รวมถึงการโอนย้ายข้อมูลเข้าโปรแกรม RD Prep ของสรรพากรได้ทันที ช่วยลดความผิดพลาดและประหยัดเวลาของผู้บริหาร

ประโยชน์ที่สำคัญสำหรับผู้บริหาร

• ลดความเสี่ยงและเพิ่มความแม่นยำ: ลดความผิดพลาดในการกรอกข้อมูลและการจัดทำเอกสารภาษีและเงินเดือน
• เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: ระบบจัดการข้อมูลแบบครบวงจร ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรขององค์กร
• การตัดสินใจที่รวดเร็วและมั่นใจ: ข้อมูลที่ครบถ้วนและเป็นปัจจุบัน ช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างมั่นใจ

Bplus e-HRM เป็นเครื่องมือที่ช่วยเสริมสร้างความแข็งแกร่งให้กับการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคล และนำองค์กรไปสู่ความสำเร็จอย่างยั่งยืน