เรามักจะถูกปลูกฝังกันมาด้วยความคิดที่ว่า หากอยากได้ผลลัพธ์ที่มากก็ต้องทำให้มาก ซึ่งก็จะเห็นได้ว่า ไม่ใช่ทุกครั้งที่ทำมากแล้วผลลัพธ์จะมากตามไปด้วย ซึ่งในวันนี้มีกฎของ Pareto กฎการลำดับความสำคัญของงานด้วยการทำงานแบบ 20% แต่ได้งาน 80% มาแนะนำกัน
กฎของ Pareto หรือที่หลายคนอาจรู้จักในชื่อ กฎ 80/20 นั้น ถูกค้นพบโดย Vilfredo Pareto นักเศรษฐศาสตร์ชาวอิตาลี เขาสังเกตว่า ผู้คนในอิตาลี 20% เป็นเจ้าของทรัพย์สินและที่ดินมากถึง 80% และเขาก็เห็นความสัมพันธ์แบบนี้กับเรื่องอื่น ๆ ด้วยเช่นกัน ตัวอย่างกฎ Pareto ที่เห็นได้ในชีวิตประจำวัน เช่น ในด้านธุรกิจ 80% ของยอดขายมักมาจากลูกค้า 20% ที่เป็นลูกค้าประจำ หรือด้านความสัมพันธ์พบว่า 80% ของคุณค่าที่เราได้รับจากความสัมพันธ์มาจาก 20% ของคนที่เรารู้จัก ซึ่งมักจะเป็นเพื่อนสนิท คนรัก หรือครอบครัว
ซึ่งความหมายของกฎ 80/20 นั้น Pareto แบ่งงานเป็น 2 ประเภท ได้แก่ งานที่มีคุณค่ามาก คือ งานปริมาณ 20% ที่ให้ผลลัพธ์ได้ถึง 80% และอีกประเภท คือ งานที่มีคุณค่าน้อยคือ งานปริมาณ 80% แต่ให้ผลลัพธ์เพียง 20%
ดูจากการแบ่งประเภทงานแบบนี้แล้วคงเดาได้ไม่ยากเลยว่า งานที่เราต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกคือ งาน 20% ที่มีคุณค่ามาก Pareto ไม่ได้กำลังบอกให้เราทำงานจำนวนน้อยเพราะความขี้เกียจ แต่ให้ทำงานที่สำคัญ โดยโฟกัสทั้งพลังและเวลาที่มีค่าของเราไปกับงานที่สำคัญจริง ๆ เพียง 2-3 งาน และเป็น 2-3 งานที่คุณคิดว่ามันจะสร้างผลกระทบและความเปลี่ยนแปลงได้อย่างมหาศาล และอีกอย่างที่คนมักเข้าใจผิดเกี่ยวกับกฎนี้คือ กฎ 80/20 ไม่ได้หมายความว่า ให้คุณกำจัดงานที่ไม่สำคัญทิ้ง เพียงแค่ให้คุณลงแรงและเวลาไปกับสิ่งที่สำคัญก่อน และต่อจากนั้นจึงใช้เวลาส่วนน้อยที่เหลือไปทำงานที่ให้คุณค่าน้อยกว่า
เราสามารถนำกฎ 80/20 ไปใช้กับงานและเป้าหมายได้ โดยมีขั้นตอนอยู่ 3 ขั้นตอน ดังนี้
ขั้นตอนที่ 1 ระบุว่าอะไรคืองาน 20%
เริ่มจากการรวบรวมเป้าหมายทั้งหมดของคุณ และลำดับความสำคัญว่า งานไหนบ้างคือ งาน 20% ที่มีคุณค่ามากและจะให้ผลลัพธ์มากที่สุดกับคุณ ข้อสังเกตคือ งานที่คุณเลือกนั้นจะต้องเป็นงานที่ส่งผลกระทบต่อเป้าหมายโดยรวมมากที่สุด ให้เลือกหยิบงานเหล่านั้นขึ้นมาทำก่อน
ขั้นตอนที่ 2 กำหนดเส้นทางหรือวิธีการในการไปสู่เป้าหมาย
ทางเลือกที่จะเป็นไปได้ในการทำงานนั้น มีอยู่ 4 รูปแบบ โดยเราจะอธิบายพร้อมกับยกตัวอย่างเป้าหมายเรื่องการเรียนประกอบไปด้วย เพื่อให้คุณเห็นภาพได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
- รูปแบบที่ 1 ลงแรงน้อย ได้ผลตอบแทนน้อย เช่น การใช้เวลากับการเรียนหรือการอ่านหนังสือเพียงน้อยนิด
- รูปแบบที่ 2 ลงแรงมาก ได้ผลตอบแทนน้อย เช่น การเข้าเรียนในทุกคาบเรียน แต่ระหว่างการเรียนไม่ได้มีสมาธิจดจ่อ หรือให้ความสนใจในการเรียน
- รูปแบบที่ 3 ลงแรงมาก ได้ผลตอบแทนมาก เช่น การเข้าเรียนทุกคาบ จดทุกสิ่งที่ผู้สอนพูด อ่านหนังสือทุกเล่ม และใช้เวลากับการถ่องจำเนื้อหาทั้งหมด
- รูปแบบที่ 4 ลงแรงน้อย ได้ผลตอบแทนมาก เช่น การเข้าเรียนหรือเลือกเรียนเฉพาะคาบที่สำคัญและจำเป็น ทำความเข้าใจหลักการสำคัญของแต่ละหัวข้อ และใช้เทคนิคต่าง ๆ มาช่วยในการจำ
หลังจากที่เรารู้จักเส้นทางทั้ง 4 รูปแบบนี้แล้ว ขั้นตอนต่อจากนี้ ให้คุณลองลิสต์เส้นทางหรือวิธีการที่จะนำคุณไปสู่เป้าหมายออกมา และนำวิธีการเหล่านั้นมาจำแนกว่า แต่ละวิธีเป็นไปตามรูปแบบไหน ใน 4 รูปแบบนี้ และให้เลือกใช้เส้นทางที่เป็นไปตามรูปแบบที่ 4 คือการลงแรงน้อย แต่ได้ผลลัพธ์มาก
ขั้นตอนที่ 3 ลงมือทำ
เมื่อได้คำตอบแล้วว่า งานไหนคืองานสำคัญที่จะสร้างการเปลี่ยนแปลงได้จริง ๆ ขั้นตอนต่อมาก่อนจะลงมือทำจริง ให้ศึกษาก่อนว่า คนที่สำเร็จในเป้าหมายเดียวกันหรือเป้าหมายที่คล้ายกับเรา เขาทำอย่างไรให้ประสบความสำเร็จ การเรียนรู้จากแบบอย่างก็เป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยให้คุณไม่ต้องเสียแรงและเวลามากมายไปกับอะไรที่เปล่าประโยชน์ ต่อมาก็ลงมือทำได้เลย ให้เริ่มทำแม้ในครั้งแรกอาจจะดูมีความเสี่ยงอยู่บ้าง แต่ถ้านั่นเป็นงานที่คุณพิจารณาไต่ตรองดีแล้วว่าคุ้มค่า และงานนั้นจะให้ผลลัพธ์ที่มากพอ อย่ากลัวที่จะลองทำ เปิดใจให้กว้างและพร้อมเรียนรู้อยู่เสมอ
สุดท้ายนี้ขอย้ำอีกครั้งว่า กฎของ Pareto ไม่ได้บอกคุณว่าให้ทำงานน้อยลงเท่านั้น แต่กฎนี้เน้นให้เราจดจ่อกับงานชิ้นที่สำคัญ ใส่ความตั้งใจ ใส่พลังงานของคุณลงไปเพื่อให้งานที่คุณเลือกแล้วว่าสำคัญนั้นเกิดประสิทธิผลมากที่สุด
ที่มา เพจ FUTURE TRENDS และ กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม - DIProm
