เคล็ดลับ จัดการ e-mail ให้อยู่หมัด บริหารเวลางานอย่างมีประสิทธิภาพ

          การทำงานในปัจจุบัน มีการทำงานแบบ hybrid working และ work from home  มากขึ้น การสื่อสารทางออนไลน์เป็นสิ่งสำคัญ โดยช่องทางที่เป็นที่นิยมกันอย่างแพร่หลาย คือ อีเมล 

แต่ก็มีหลายคน ที่เสียสมาธิที่จะโฟกัสกับงาน เพราะมีแจ้งเตือนอีเมลเข้ามา บางคนก็ติดนิสัย “Inbox Zero” ที่ไม่ต้องการให้มีอีเมล unread ค้างใน inbox เลย วันนี้น้องบีพลัส มีเคล็ดลับจัดการ e-mail ให้อยู่หมัด บริหารเวลางานอย่างมีประสิทธิภาพ มาฝากกัน

• แบ่งเวลาสำหรับจัดการอีเมลเป็นรอบๆ  เพื่อไม่ให้อีเมลค้างอ่าน และจะช่วยให้โฟกัสกับงานได้มากขึ้น เช่น ทุกๆ 1 – 2 ชั่วโมง คุณอาจใช้เวลา 5-10 นาทีเข้ามาเช็คและตอบอีเมลโดยเฉพาะ 

• แบ่งกลุ่มอีเมลด้วยกฎ 2 นาที  อาจลองใช้เกณฑ์ 2 นาที ตามแนวคิดจากหนังสือ “Getting Things Done” ในการแบ่งอีเมลออกเป็น 2 กลุ่ม คือ กลุ่มที่ตอบได้ทันที และกลุ่มที่ต้องใช้เวลาตอบมากกว่า 2 นาที 

• ใช้วิธีโทรศัพท์แทนบ้าง ในบางครั้งการตอบกลับทางอีเมลด้วยตัวหนังสือ อาจะจะอธิบายไม่หมด หรือทำให้ความเข้าใจใเนื้อหาคาดเคลื่อนได้ อีกทั้งการใช้โทรศัพท์ยังสามารถให้ผู้รับสาร ได้รับรู้ความรู้สึกที่ต้องการสื่อ ผ่านน้ำเสียงอีกด้วย

• ปิด notification เมื่อต้องโฟกัสกับงาน หากมีงานด่วน หรืองานสำคัญ อาจจะต้องปิดอีเมล หรือปิดแจ้งเตือนอีเมล เพื่อโฟกัสกับงานนั้น ระยะเวลารอตอบกลับอีเมล โดยทั่วไปแล้ว 20-30 นาที ยังรับได้

ที่มา Adecco Thailand