ขั้นตอนที่ 1 การเตรียมตัวของผู้สัมภาษณ์ (Interviewer preparation)
การสัมภาษณ์ประกอบด้วยผู้สัมภาษณ์และผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ ซึ่งในที่นี้หมายถึงผู้สมัคร เพื่อให้การสัมภาษณ์ดำเนินไปได้ด้วยดีบรรลุวัตถุประสงค์ ผู้สัมภาษณ์จึงจำเป็นต้องเตรียมการดังนี้
1. ศึกษารายละเอียดของใบพรรณนาลักษณะงาน และข้อกำหนดคุณสมบัติเฉพาะของงานที่ได้จากการวิเคราะห์งาน เพื่อใช้ประกอบการเตรียมคำถามที่จะตัดสินความเหมาะสมของผู้สมัคร
2. กำหนดเรื่องที่ต้องการข้อมูลจากผู้สมัคร โดยเน้นเฉพาะด้านความรู้ ทักษะความสามรถและคุณลักษณะที่จำเป็นสำหรับงาน
3. ศึกษารายละเอียดและทบทวนข้อมูลในใบสมัครและชีวประวัติย่อ โดยมุ่งเน้นเรื่องต่อไปนี้
3.1. คำหลักที่สัมพันธ์กับข้อกำหนดคุณสมบัติเฉพาะของงาน
3.2. พิจารณาเบื้องต้นว่าผู้สมัครมีคุณสมบัติสอดคล้องกับข้อกำหนดคุณสมบัติเฉพาะของงานหรือไม่
3.3. ค้นหาทักษะที่อาจถ่านโยงจากงานเดิมที่ระบุไว้ในใบสมัครไปสู่งานใหม่
4. เตรียมคำถามที่คาดว่าผู้สมัครต้องการตอบคำถาม ทั้งนี้เนื่องจากผู้สัมภาษณ์จะต้องชักชวนหรือจูงใจผู้สมัครที่มีคุณสมบัติที่ดีที่สุดให้ทำงานในองค์กรจึงอาจจำเป็นต้องอธิบายเรื่องต่างๆ เช่น หน้าที่ความรับผิดชอบมาตรฐานการปฏิบัติงาน เงินเดือน ผลประโยชน์เกื้อกูลและสวัสดิการ เป็นต้น
5. กำหนดวิธีการสัมภาษณ์
6. พิจารณาสถานที่สัมภาษณ์ที่มีสิ่งแวดล้อมเหมาะสม มีความเป็นเอกเทศ
7. แจ้งให้ผู้สมัครทราบล่วงหน้าเรื่องเวลา และสถานที่สัมภาษณ์
8. เตรียมคำถามเพื่อให้ได้ข้อมูลต่างๆ ตามที่ต้องการ ให้มีรายละเอียดสอดคล้องกับความมุ่งหมายของการสัมภาษณ์เพื่อการจ้างงานแต่ละตำแหน่ง
ขั้นตอนที่ 2 การสร้างสัมพันธภาพที่ดี (Creation of rapport)
การสร้างสัมพันธภาพที่ดีระหว่างผู้สัมภาษณ์และผู้สมัครในระยะเวลาอันสั้นเป็นสิ่งจำเป็น ภาระการสร้างสัมพันธภาพตกเป็นของผู้สัมภาษณ์ ต้องทำหน้าที่เสมือนเจ้าของบ้านต้อนรับแขกผู้มาเยือนผู้สัมภาษณ์ควรระลึกเสมอว่าหัวใจสำคัญของกระบวนการสัมภาษณ์อยู่ที่การสร้างสัมพันธภาพที่ดี อันจะนำไปสู่ความไว้วางใจในการแลกเปลี่ยนข่าวสารข้อมูล อาจกล่าวได้ว่าการสร้างสัมพันธภาพที่ดีเป็นองค์ประกอยหลลักประการหนึ่งที่มีผลต่อความสำเร็จในการสัมภาษณ์
สัมพันธภาพที่ดีเริ่มต้นด้วยการสัมภาษณ์ตรงต่อเวลา ใช้คำถามที่เป็นมิตรเพื่อสร้างไมตรีต่อกัน เช่น หาที่จอดรถยากไหม หรือ เดินทางรถติดมากไหม เป็นการสร้างบรรยากาศที่เป็นกับเอง ช่วยผ่อนคลายความเครียดด้านจิตใจของผู้สมัคร นอกจากนี้ผู้สัมภาษณ์ยังต้องใช้การสื่อสารแบบไม่ใช้วาจาวัจนภาษา(Nonverbal communication) ประกอบด้วย เช่น การพยักหน้า กิริยาท่าทางที่เป็นกันเอง และตั้งใจฟังผู้สมัครพูด ช่วยรักษาสัมพันธภาพที่ดีตลอดการสัมภาษณ์ เดอมิส เอ็ม โควาล (Demis M. Kowal) ยืนยันว่าถึงแม้ว่าการสัมภาษณ์เพื่อการจ้างงานจะมุ่งเน้นการสื่อสารด้วยคำพูดเป็นหลัก แต่การแสดงออกทางสีหน้า สายตา และการเคลื่อนไหวทางกาย จะสื่อความหมายด้วย กล่าวคือ การสื่อสารแบบไม่ใช้วาจาจะสื่อความหมายประมาณร้อยละ 80 ของกระบวนการรวบรวมข้อมูลผู้สัมภาษณ์จึงต้องระมัดระวังในพฤติกรรมการแสดงออกซึ่งอาจสื่อความหมายทางลบโดยไม่ตั้งใจจากการตีความหมายของผู้สมัคร
แผนภาพ แสดงรายละเอียดพฤติกรรมการสื่อสารแบบไม่ใช้วาจากับการตีความหมายของผู้สมัครซึ่งอาจพบกันเสมอในระหว่างการสัมภาษณ์
แผนภาพ การสื่อสารแบบไม่ใช้วาจาของผู้สัมภาษณ์และการตีความหมายของผู้สมัครซึ่งอาจพบกันเสมอในระหว่างการสัมภาษณ์
| พฤติกรรมที่แสดงออ |
การตีความที่เป็นไปได้ |
| นั่งตัวตรงหลังพิงพนักเก้าอี้ควรเปิดเผยตนเองมาก |
- เป็นการพูดที่เป็นทางการฉันไม่ |
| นั่งอ่านใบสมัคร |
- ผู้สมัครยังไม่รู้จักว่าฉันคือใคร |
| พยักหน้า |
- ผู้สัมภาษณ์เข้าใจสิ่งที่ฉันพูด |
| มองออกนอกหน้าต่างบ่อย |
- ผู้สัมภาษณ์มีใจหมกมุ่นกับเรื่องอื่น |
| รับโทรศัพท์ |
- ผู้สัมภาษณ์มีธุระยุ่งเกินไปที่จะมานั่งสัมภาษณ์ฉัน |
| หน้าบึ้ง |
- คำตอบของฉันไม่เป็นที่สบอารมณ์ |
| ชำเลืองดูนาฬิกา |
- การสัมภาษณ์กำลังจะสิ้นสุด |
ขั้นตอนที่ 3 การแลกเปลี่ยนข้อมูล (Information exchange)
การแลกเปลี่ยนข้อมูลเป็นขั้นตอนที่จะนำไปสู่การได้ข้อมูลจากผู้สมัครตามที่ต้องการโดยผู้สมัครมีจุประสงค์ที่จะให้ผู้สมัครเปิดเผยข้อเท็จจริงต่างๆ เกี่ยวกับตนเอง หลักการต่างๆ ที่ควรปฏิบัติในขั้นตอน มีดังนี้
1. สร้างบรรยากาศข้อมูลเป็นกันเอง เพื่อผ่อนคลายความกระวนกระวายใจของผู้สมัครมีการแสดงออกที่เป็นมิตร และให้เกียรติผู้ถูกกสัมภาษณ์
2. ควรตั้งคำถามที่มีลักษณะเป็นการกระตุ้นผู้สมัครให้แสดงความคิดเห็น ไม่ควรใช้คำถามที่ต้องตอบ ใช่ หรือ ไม่ใช่
3. ควรหลีกเลี่ยงคำถามนำ หรือคำถามที่แสดงความลำเอียงของผู้สัมภาษณ์ แม้ว่าจะเป็นการสัมภาษณ์ที่กำหนดโครงสร้างคำถามไว้ล่วงหน้าก็ตาม
4. ถามคำถามทีละหนึ่งคำถาม
5. ต้องให้ผู้สมัครเข้าใจคำถามอย่างแจ่มแจ้ง โดยไม่ต้องแสดงให้ผู้สมัครคาดการณ์ได้ว่าคำตอบที่ถูกต้องควรจะเป็นอย่างไร
6. ควรใช้ภาษาและถ้อยคำที่มีความหมาย ง่ายต่อความเข้าใจ ไม่พูดเร็วจนเกินไป
7. ใช้คำถามที่ให้ความเป็นมิตร โดยมีแบบแผนของลักษณะคำถามที่ดี และใช้น้ำเสียงเหมาะสม
8.ไม่ควรถามเกี่ยวกับเรื่องการเมืองและศาสนา หรือลักธิความเชื่อ เพราะอาจเกิดการโต้แย้งขึ้นได้
9. เปิดโอกาสให้ผู้สมัครได้พูดอย่างเต็มที่ ถึงแม้ว่าผู้สมัครจะหยุดพูดไปชั่วระยะหนึ่ง ผู้สัมภาษณ์ควรจะหยุดนิ่งอยู่ก่อน เพื่อให้โอกาสผู้สมัครพูดหรืออธิบายเพิ่มเติมอีก
10. ไม่ควรแสดงความคิดเห็นใดๆ ในขณะที่ผู้สมัครพูด เว้นแต่สิ่งนั้นจะมีความสำคัญต่อผู้สมัครหรือคอยจนกว่าผู้สมัครได้อธิบายจบแล้ว
11. กระตุ้นให้ผู้สมัครพูดเกี่ยวกับตัวเองให้มากที่สุด ผู้สัมภาษณ์ไม่ควรผูกขาดการสนทนา
12. ต้องฟังผู้สมัครอย่างตั้งใจและมีเหตุผล
13. ต้องสังเกตปฎิกริยาต่างๆ ของผู้สมัครประกอบด้วย เพื่อได้ทราบความเหมาะสมจากท่าทีและวิธีการพูดด้วย
14. ควรให้ผู้สมัครมีโอกาสซักถามเกี่ยวกับองค์การหรืองานบ้าง
15. บันทึกข้อมูลต่างๆ อย่างสมบูรณ์และระมัดระวัง
ขั้นตอนการแลกเปลี่ยนข้อมูลเป็นขั้นตอนการดำเนินการสัมภาษณ์ นอกเหนือจากการปฏิบัติตามข้อเสนอแนะข้างต้นแล้ว ผู้สัมภาษณ์จะต้องเตรียมโครงเรื่องในรูปของคำถามให้ครอบครุมประเด็นต่างๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องราวของผู้สมัครโดยเฉพาะในแง่ของการจ้างงาน คำถามมักถามเกี่ยวกับเรื่องงาน การศึกษา ประสบการณ์ บุคลิกภาพ เป้าหมายในอาชีพ และความสน เป็นต้น วิคเตอร์ อาร์ ลินควิสท์ (vicyor R. Linqust) ได้รวบรวมคำถาม 50ข้อ ที่ผู้สัมภาษณ์มืออาชีพใช้ถามบ่อยในการสัมภาษณ์เพื่อการจ้างงาน ดังปรากฏในแผนภาพ
คำถาม 50 คำถามที่ผู้สัมภาษณ์มืออาชีพใช้ถามบ่อยในการสัมภาษณ์ มีดังนี้
- เป้าหมายในการทำงานของคุณคืออะไร คุณจะว่างแผนให้บรรลุเป้าหมายเหล่านั้นอย่างไร
- ใคร/อะไร ที่มีอิทธิพลต่อการพัฒนาความสนใจด้านอาชีพของคุณ
- องค์ประกอบอะไรบางที่คุณใช้ประกอบการตัดสินใจเลือกวิชาเอกในการเรียนของคุณ
- ทำไมคุณจึงสนใจที่จะทำงานกับบริษัทเรา
- เล่าประวัติส่วนตัวของคุณให้เรารู้จักคุณ
- สิ่งสำคัญ2-3ประการเกี่ยวกับตำแหน่งงานของคุณ
- คุณชอบทำงานประเภทใด
- โครงการที่คุณริเริ่มมีอะไรบ้าง
- คุณมีความคาดหวังเกี่ยวกับงานหัวหน้าในอนาคตอย่างไรบ้าง
- คะแนนเฉลี่ยสะสมของคุณเท่าไร คุณรู้สึกอย่างไรกับคะแนนเฉลี่ยที่ได้
- คุณแก้ไขความขัดแย้งที่คุณประสบอย่างไร
- จุดดีและจุดบกพร่องของคุณมีอะไรบ้าง
- ประสบการณ์ในการทำงานที่มีคุณค่าที่สุดของคุณมีอะไรบ้าง และทำไม
- ข้อวิจารณ์ที่มีประโยชน์ที่คุณได้รับเกี่ยวกับเรื่องอะไร
- ยกตัวอย่างปัญหาที่คุณแก้ไข และกระบวนการที่คุณแก้ปัญหา
- อธิบายโครงการหรือสถานการที่คุณได้แสดงทักษะเชิงวิเคราะห์ได้ดีที่สุด
- สิ่งที่ท้าท้ายที่สุดสำหรับคุณคืออะไร
- อธิบายสถานการณ์ที่คุณมีข้อขัดแย้งกับบุคคลอื่น และคุณแก้ไขข้อขัดแย้งเหล่านั้นอย่างไร
- ปัญหาใหญ่ที่สุดที่คุณเคยประสบในขณะเรียนในมหาวิทยาลัยคืออะไร
- คุณสมบัติในการทำงานเป็นทีมของคุณมีอะไรบ้าง ยกตัวอย่างประกอบ
- ความเป็นผู้นำของคุณมีอะไรบ้าง และอย่างไร
- อะไรที่ทำให้คุณสนใจและกังวลใจเกี่ยวกับตำแหน่งในบริษัท
- บทบาทความเป็นผู้นำด้านใดเฉพาะที่คุณมี และท้าท้ายคุณมากที่สุด
- ความคิดเชิงสรรค์ของคุณอะไรบ้างที่คุณริเริ่มขึ้น
- คุณสมบัติอะไรบ้างที่คุณคิดว่าสำคัญสำหรับตำแหน่งงานนี้
- ประสบงานด้านการศึกษาและการทำงานของคุณช่วยเตรียมคุณสำหรับตำแหน่งนี้
- โครงการที่คุณทำไปแล้วมีอะไรบ้าง ระบุทักษะต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับโครงการด้วย
- คุณคิดว่าตั้งแต่คุณเริ่มศึกษาในมหาวิทยาลัย คุณมีการเปลี่ยนแปลงในด้านใดบ้าง
- เล่าให้ฟังเกี่ยวกับโครงการที่คุณทำเป็นทีมซึ่งคุณภาคภูมิใจมาก
- คุณมีวิธีจูงใจให้คนอื่นทำงานได้อย่างไร
- ทำไมคุณเลือก.................เป็นกิจกรรมเสริมหลักสูตร คุณได้ทำอย่างไรบ้าง และได้เรียนรู้อะไรบ้าง
- สถานการณ์ใดบ้างที่ทำให้คุณตกอยู่ในความเครียด และคุณจัดการกับความเครียดเหล่านั้นอย่างไร
- การตัดสินใจที่ยากที่สุดเท่าที่คุณเคยตัดสินใจมาเรื่องอะไรบ้าง
- ยกตัวอย่างสถานการณ์ที่คุณประสบความล้มเหลว และคุณดำเนินการอย่างไร
- เล่าให้ฟังเกี่ยวกับสถานการณ์ที่คุณต้องจูงใจโน้นน้าวให้เชื่อตามความคิดของคุณ
- อะไรที่ทำให้คุณกังวลใจมากที่สุด
- เราได้รับรู้เกี่ยวกับประสบการณ์ในมหาวิทยาลัยของคุณ ถ้าให้คุณมีโอกาสตัดสินใจอีกครั้ง คุณจะตัดสินใจเหมือนเดิม
- คุณสามารถทำอะไรให้กับบริษัทได้บ้าง
- คุณรู้สึกอย่างไรกับข้อสงสัยที่มีต่อความน่าเชื่อถือของคุณ
- คุณลักษณะที่สำคัญของผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพมีอะไรบ้าง คุณจะแสดงคุณลักษณะที่ดีสักประการหนึ่งได้อย่างไร
- สิ่งที่ท้าท้ายคุณในการทำงานคืออะไร
- คุณยินดีที่จะเดินทางหรือย้ายที่ทำงานหรือไม่
- ยกตัวอย่างความสำเร็จสักสองสามเรื่องที่คุณพอใจ
- อธิบายบทบาทความเป็นผู้นำของคุณ และชี้แจงด้วยว่าทำไมคุณจึงให้เวลามากกับ บทบาทเหล่านั้น
- คุณมีวิธีการหางานอย่างไร และคุณตัดสินใจอย่างไร
- บทเรียนที่มีคุณค่าที่สุดที่คุณ ได้เรียนรู้ทั้งในและนอกห้องเรียนมีอะไรบ้าง
- อธิบายสถานการณ์ที่คุณต้องทำงานร่วมกับบุคคลที่ยากที่จะทำงานด้วย หรือบอกว่าคุณเหล่านั้นยากที่จะทำงานด้วยอย่างไร และคุณจัดการกับปัญหานั้นอย่างไร
- เรากำลังจับตาต้นหาผู้สมัครที่มีคุณภาพ ทำไมคุณคิดว่า “ดีที่สุด” สำหรับตำแหน่งนี้
- เพื่อนๆ คุณกล่าวถึงคุณว่าอย่างไร และอาจารย์มองว่าคุณเป็นคนอย่างไร
- มีอะไรอีกที่เราควรทราบเกี่ยวกับคุณ
ขั้นตอนที่ 4 การยุติการสัมภาษณ์ (Termination of interview)
เมื่อการสัมภาษณ์ได้ข้อมูลครบตามเป้าหมายแล้ว การสนทนาแลกเปลี่ยนข้อมูลกันก็ควรสิ้นสุด การยุติการสัมภาษณ์ควรให้ทุกฝ่ายพอใจ กล่าวคือ ไม่ควรใช้เวลาในการสัมภาษณ์นานเกินไป หรือในทางตรงกันข้ามพยามยามรวบรัดการสัมภาษณ์จนแทบไม่ได้ข้อมูลตามที่ต้องการ การยุติการสัมภาษณ์จึงควรทำให้เป็นไปตามธรรมชาติของกระบวนการมากว่าที่จะยุติโดยกระทันหัน
ข้อแนะนำในการปฏิบัติเพื่อยุติการสัมภาษณ์ มีดังนี้
1. ผู้สัมภาษณ์ควรแสดงให้ชัดเจนว่าสิ้นสุดการสัมภาษณ์แล้ว เมื่อก่อนใกล้จะสิ้นสุดการสัมภาษณ์ผู้สัมภาษณ์บางคนอาจใช้วิธีการสื่อสารแบบไม่ใช้วาจา เช่น หันไปมองที่ประตู หรือชำเลืองดูนาฬิกา เป็นการส่งสัญญาณว่าการสัมภาษณ์ใกล้จะยุติแล้ว บางท่านอาจใช้คำถามชี้นำ เช่น “คุณมีคำถามสุดท้ายที่จะถามบ้างหรือไม่” เป็นต้น
2. ผู้สัมภาษณ์ควรขอบคุณผู้สมัครที่สละเวลามาและให้ความสำคัญกับองค์การ
3. ผู้สัมภาษณ์ควรแจ้งให้ผู้สมัครทราบล่วงหน้าหรือถ้ามีขั้นตอนต่อไปในการคัดเลือกอย่างไรก็ควรแจ้งให้ผู้สมัครทราบด้วยเช่นกัน
4. ผู้สัมภาษณ์ไม่ควรยกย่องชมเชยผู้สมัครหรือพูดในลักษณะให้ความหวังกับ ผู้สมัครเกินความจริงและไม่ให้คำมั่นสัญญาหรือข้อผูกมัดใดๆ กับผู้สมัคร ทั้งนี้เนื่องจากผลการพิจารณายังไม่เป็นที่เรียบร้อย
ขั้นตอนที่ 5 การประเมินการสัมภาษณ์ (Evaluation of interview)
ทันทีที่การสัมภาษณ์ได้สิ้นสุดลง ผู้สัมภาษณ์จะต้องดำเนินการประเมินผลผู้สมัครทันที เพราะรายละเอียดที่สำคัญได้ถูกบันทึกไว้ และความรู้สึกเกี่ยวกับผู้สมัครยังอยู่ในความทรงจำ ถ้าหากทิ้งไว้นานไปอาจทำให้ลืมรายละเอียดบางอย่างไปได้ ถ้าผู้สัมภาษณ์ใช้แบบประเมินผลการสัมภาษณ์ก็ควรจะได้มีการตรวจสอบและกรอกข้อมูลทุกอย่างให้เรียบร้อย การตัดสินใจบางอย่างจะต้องทำทันทีเกี่ยวกับผู้สมัครว่าจะปฏิเสธหรือยอมรับในขณะที่ยุติการสัมภาษณ์
