ซื้อของไม่มีบิล ร้านค้า หรือผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จให้ได้ ทำให้ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงินเพื่อลงบันทึกบัญชีเพื่อนำมาหักรายจ่ายทางภาษี แต่ทราบหรือไม่ว่า ปัญหานี้มีทางแก้ได้ถึง 6 วิธี
ปกติการประกอบธุรกิจทุกประเภท จะต้องมีการจ่ายเงินซื้อสินค้าหรือบริการ เพื่อใช้ในการดำเนินงานของกิจการ และเมื่อมีรายจ่ายก็จะต้องนำมาลงบัญชีรายจ่ายของกิจการ โดยใช้หลักฐานการชำระเงิน หรือใบเสร็จรับเงินเป็นเอกสารเพื่อแสดงค่าใช้จ่ายต่างๆ และนำไปใช้หักรายจ่ายทางภาษี จะช่วยทำให้เสียภาษีน้อยลง
แต่เอกสารการซื้อที่สามารถนำไปใช้หักรายจ่ายทางภาษีได้ จะต้องสมบูรณ์ ถูกต้อง มีหลักฐานผู้รับเงินเสมอ เป็นไปตามที่กฎหมายกำหนดและสรรพากรยอมรับ
โดยในเอกสารรายจ่ายควรจะมีข้อความดังนี้
- ชื่อที่อยู่ของผู้รับเงิน (ผู้ขาย)
- มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือเลขบัตรประจำตัวประชาชนสำหรับบุคคลธรรมดา
- มีชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อ (ผู้จ่ายเงิน)
- มีรายละเอียดสินค้าและบริการ จำนวนเงิน
- เป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการประกอบธุรกิจ
ทั้งนี้ ในการซื้อของหรือจ่ายเงินกับบางร้าน แต่ผู้รับเงินไม่ออกหลักฐานการจ่ายเงินให้ อย่างเช่นการซื้อของเบ็ดเตล็ดจากร้านค้าบางแห่ง อาจไม่มีบิลหรือใบเสร็จ ทำให้นำมาลงบันทึกบัญชีไม่ได้ หรือรายละเอียดในเอกสารไม่ครบถ้วน ถูกต้องตามที่สรรพากรกำหนด ก็ไม่สามารถนำมาหักรายจ่ายทางภาษีได้ ซึ่งผู้ประกอบการอาจไม่ทราบว่า คุณสามารถแก้ปัญหาได้ ตามแนวทางดังต่อไปนี้
- ทำใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)
ในกรณีที่กิจการใบเสร็จรับเงิน ระบุชื่อเป็นบุคคลอื่นที่ไม่ใช่กิจการ แต่กิจการมีหลักฐานอื่นที่พิสูจน์ได้ว่าได้จ่ายเงินไปเพื่อกิจการจริง ผู้ซื้อสินค้าสามารถจัดทำ “ใบสำคัญการจ่าย” (Payment Voucher) โดยข้อมูลในใบสำคัญจ่ายประกอบด้วย
- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับ วันเดือนปีที่จ่าย รายการที่จ่ายเงิน (จ่ายเป็นค่าอะไร) จำนวนเงิน และลายเซ็นผู้รับเงิน
- สำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน
- หลักฐานการจ่ายชำระอื่นๆ ประกอบ เช่น สลิปการโอนเงิน สำเนาเช็ค สำเนาใบ pay-in slip
- กรณีที่ต้องมีการภาษีหัก ณ ที่จ่าย ต้องแนบสำเนาการหักภาษี ณ ที่จ่ายประกอบด้วย
จากนั้นให้ผู้ขายเซ็นลงนาม พร้อมถ่ายสำเนาบัตรประชาชนของผู้ขายเก็บไว้ด้วย
- ทำใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
หากเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่มีบิลหรือใบเสร็จรับเงิน และผู้ขายไม่ยินยอมหรือไม่มีสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน อย่างเช่นสินค้าตามตลาดทั่วไป เป็นสินค้าเบ็ดเตล็ด ร้านโชห่วย หรือการนั่งวินมอเตอร์ไซค์ซึ่งผู้รับเงินหรือผู้ขายมักจะไม่มีหลักฐานในการรับเงิน หรือเป็นบิลเงินสดเขียนมือ
ดังนั้น กิจการสามารถจัดทำเป็น “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” ได้ แต่ต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนไม่สูง ออกโดยผู้ซื้อซึ่งสามารถนำเอกสารดังกล่าวไปให้ผู้ขาย หรือผู้รับเงินลงลายมือชื่อ หรือให้พนักงานผู้รับเงินเป็นคนลงชื่อรับรองการจ่ายเงินในใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่าค่าใช้จ่ายนี้ เป็นการจ่ายเงินซื้อสินค้าหรือบริการที่เกิดขึ้นจริง
“ใบรับเงิน” ที่สามารถใช้แทนใบเสร็จรับเงิน เพื่อนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีนั้น ผู้รับเงินต้องยินยอมออกใบรับเงิน (ตามมาตรา 105 ทวิ) ในใบรับเงินและสำเนาใบรับเงิน โดยมีรายละเอียดตัวเลขไทยหรือเลขอารบิก และอักษรภาษาไทย หากทำเป็นภาษาต่างประเทศต้องให้มีภาษาไทยกับด้วย และมีรายละเอียดให้ครบถ้วยดังนี้
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับเงิน
- ชื่อของผู้ออกใบรับเงิน
- เลขที่เอกสารของใบรับเงิน
- วันเดือนปีที่ออกใบรับเงิน
- จำนวนเงินที่ได้รับ
- ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
- ถ้าเป็นการขายสินค้าให้กับผู้ซื้อซึ่งขายสินค้าประเภทเดียวกัน ต้องแสดงชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับเงินด้วยทุกครั้งที่มีการรับเงิน
“ใบสำคัญรับเงิน” ใช้กรณีผู้ที่รับเงินยินยอมให้เอกสารสำเนาบัตรประชาชน และยินยอมลงนามเป็นผู้รับเงินในใบสำคัญรับเงิน เราสามารถทำใบสำคัญรับเงินเพื่อใช้ลงบันทึกบัญชีและหักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้
พร้อมแนบกับสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงินประกอบด้วย สิ่งที่สำคัญคือต้องเป็นผู้ประกอบอาชีพขายสินค้า/บริการอย่างแท้จริง
- สั่งจ่ายเช็คคร่อม (A/C PAYEE ONLY) เมื่อซื้อสินค้าและบริการผ่านเช็ค
หากกิจการซื้อสินค้าและทำการจ่ายด้วยเช็ค ให้สั่งจ่ายเป็นเช็คคร่อม (A/C PAYEE ONLY) พร้อมกับระบุชื่อผู้รับเงินหรือผู้ขายไว้ด้วย สามารถใช้เป็นหลักฐานประกอบการลงบัญชี และใช้หักรายจ่ายในการคำนวณภาษีได้
- จ่ายเงินโดยโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร
การใช้จ่ายและทำธุรกรรมผ่านการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร ไม่ว่าจะรูปแบบใดก็ตาม ทั้งในประเทศและต่างประเทศ กิจการควรโอนเงินพร้อมทำการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ถ้ามี) ให้เสร็จสรรพ
หรือจ่ายเงินผ่านระบบตัดบัตรหรือตัดบัญชีเงินฝากธนาคารของบริษัทให้ผู้รับเงิน (ผู้ขาย) ก็สามารถใช้เอกสารแสดงการตัดบัญชีของบริษัทที่ได้รับจากธนาคาร เป็นหลักฐานในการลงบัญชี และนำไปหักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้เหมือนกัน
- ระวัง! ต้องไม่เป็นค่าใช้จ่ายต้องห้าม
และไม่ว่าวิธีต่างๆ ที่กิจการสามารถนำค่าใช้จ่าย มาใช้คำนวณกำไรสุทธิได้ แต่ถ้าหากเป็นค่าใช้จ่ายที่เข้าข่ายเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามแม้ว่าจะมีเอกสารการจ่ายเงินที่ถูกต้องครบถ้วนก็ไม่สามารถนำมาใช้หักค่าใช้จ่ายทางภาษีได้ ดังนี้
- เป็นรายจ่ายส่วนตัว และการให้โดยเสน่หา
- รายจ่ายที่ไม่ใช่เพื่อกิจการหรือเพื่อหากำไร
- รายจ่ายที่กำหนดขึ้นเอง ซึ่งไม่มีการจ่ายจริง
- รายจ่ายที่ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ
สรุป
เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่จะตามมาภายหลัง หรือกิจการต้องเสียภาษีมากกว่าความเป็นจริง กิจการจำเป็นต้องเลือกซื้อสินค้าจากผู้ประกอบการที่ออกบิล ใบเสร็จรับเงินถูกต้องสมบูรณ์ หรือทำตามหลักเกณฑ์ของสรรพากร ก็จะทำให้เสียภาษีน้อยลง ข้อมูลการลงบัญชีตรงกับความเป็นจริง เอกสารถูกต้อง ครบถ้วน ไม่ถูกตรวจสอบย้อนหลัง
ที่มา www.bangkokbiznews.com
