ลูกค้าเหนียวหนี้ไม่ใช่ปัญหาใหม่ของเจ้าของกิจการที่ขายสินค้าแบบเงินเชื่อ แต่ถ้าอยากติดตามลูกค้าเหนียวหนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และโฟกัสให้ตรงจุดกับลูกค้าที่มีปัญหา เราลองมาจัดเกรดลูกค้าด้วยวิธีการทำ AR Aging กัน AR Aging คือ การจัดอายุลูกหนี้ โดยที่จะช่วยให้เรารู้ว่าลูกหนี้คนไหนค้างชำระนานๆ และต้องเริ่มติดตามทวงถามเป็นลำดับแรกๆ จะทำ AR Aging ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง และจะจัดเกรดลูกค้าจาก AR Aging ยังไง เรามาทำความเข้าใจกัน
3 วันที่ต้องรู้จัก
1. วันที่ขายสินค้า
ข้อมูลที่ต้องมีตัวแรกคือ วันที่ขายสินค้า ส่วนใหญ่มักจะยึดข้อมูลตาม “วันที่ในใบแจ้งหนี้” เพราะเป็นวันที่เราส่งมอบสินค้าแล้วและลูกค้ามีภาระที่จะต้องจ่ายหนี้เกิดขึ้น
ยกตัวอย่างเช่น
นาย A ขายสินค้าให้ B ในวันที่ 1 กย. 64 และออกใบแจ้งหนี้ในวันนั้น เราจะยึดวันที่ 1 กย. 64 เป็นวันที่ขายสินค้า
2. วันที่ครบกำหนดชำระ
วันที่ครบกำหนดชำระ เช็คง่ายๆ จากเครดิตเทอมที่ใครลูกค้า ซึ่งโดยปกติแล้วในใบแจ้งหนี้จะระบุไว้ชัดเจน
ยกตัวอย่างเช่น
จากเคสนาย A ขายสินค้าให้ B ในวันที่ 1 กย. 64 และให้เครดิตเทอมแก่ B จำนวน 30 วัน ฉะนั้น วันที่ครบกำหนดชำระจึงเป็น 30 กย. 64
3. วันที่จัดเกรด
โดยส่วนใหญ่จะเป็นวันที่สิ้นเดือน หรือวันที่ปัจจุบันที่เรากำลังคำนวณเพื่อจัดเกรดลูกหนี้การค้าอยู่นั่นเอง
เมื่อรู้จัก 3 วันนี้ดีแล้ว เรามาลองคำนวณเปรียบเทียบและจัดเกรดลูกค้ากันดู
คำนวณ-เปรียบเทียบ-จัดเกรด
1. คำนวณวันที่ค้างชำระ
ถัดมาเรามาคำนวณวันที่ค้างชำระจากสูตรนี้เพื่อช่วยจัดเกรดลูกค้าในขั้นตอนถัดไปกัน
จำนวนวันที่ค้างชำระ = วันนี้ - วันที่ขายสินค้า
จากตัวอย่างเดิม
สมมติวันนี้เป็นวันที่ 30 พย. 64
จำนวนวันที่ค้างชำระ = วันนี้(30 พย.64) – วันที่ขายสินค้า(1 กย. 64) = 90 วัน
นั่นหมายถึง ตั้งแต่วันที่ขายสินค้าจนถึงปัจจุบัน เป็นจำนวนกว่า 90 วันแล้วที่ นาย A ยังไม่ได้รับชำระหนี้
2. เปรียบเทียบกับเครดิตเทอม
พอคำนวณวันที่ค้างชำระเรียบร้อยแล้ว เราต้องเปรียบเทียบกับเครดิตเทอมที่ให้กับลูกค้า
จากตัวอย่างนาย A ขายสินค้าให้ B รายการนี้ค้างชำระ 90 วัน แต่เครดิตเทอมที่ให้ลูกค้า = 30 วัน หมายความว่าตอนนี้นาย B นั้นเกินกำหนดชำระมา 90-30 = 60 วันแล้ว
และถ้าเรามีการขายหลายๆ ครั้งหรือเปิดใบแจ้งหนี้หลายๆ ใบเราก็สามารถใช้วิธีเดียวกันนี้กับลูกค้าทุกเจ้าได้เช่นกันโดยใช้สูตร Excel ง่ายๆ
3. จัดเกรดลูกค้า
วิธีการจัดเกรดลูกค้าที่ค้างชำระนานสามารถทำได้โดยแบ่งเป็นหมวดหมู่ตามนี้
- กลุ่ม A = ยังไม่ถึงกำหนดชำระ
- กลุ่ม B = เกินกำหนดภายใน 30 วัน
- กลุ่ม C = เกินกำหนด 31-60 วัน
- กลุ่ม D = เกินกำหนด 61-90 วัน
- กลุ่ม E = เกินกำหนด 91 วันขึ้นไป
ยกตัวอย่างจากข้อมูลเดิม
นาย B ค้างชำระนาน 90 วัน แต่คิดเป็นค้างเกินกำหนด 60 วัน จะถูกจัดหมวดอยู่ในกลุ่ม C
และถ้าเรามีลูกค้าหลายราย และมีการขายหลายครั้ง สูตรนี้ก็ช่วยให้คำนวณและจัดเกรดลูกค้าแต่ละเจ้าได้ง่ายขึ้น
ทั้งหมดนี้เป็นวิธีการทำ AR Aging เพื่อจัดเกรดลูกค้า แบ่งเป็นกลุ่มยังไม่ถึงกำหนดและค้างชำระนานไล่ตามระดับ เจ้าของกิจการสามารถทำเองได้ง่ายๆ และไม่ต้องใช้สูตรซับซ้อน
ที่มา เพจ Zero to Profit
