หลักพิจารณาเลือกใช้ระบบ ERP ให้เหมาะสม
1. ต้นทุนการเป็นเจ้าของระบบ ERP
ระบบ ERP มีต้นทุนในการลงทุนที่ค่อนข้างสูง ไม่ว่าองค์กรเล็กหรือใหญ่จำเป็นต้องคำนึงถึงความเหมาะสมและพิจารณาผลที่จะได้รับในแต่ละส่วนงานเปรียบเทียบว่าคุ้มค่ากับการลงทุนหรือไม่ โดยเฉพาะต้นทุนทั้งระยะสั้นและระยะยาว ตั้งแต่ต้นทุนของระบบ ต้นทุนการนำระบบไปใช้ และต้นทุนการบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ รวมไปถึงเวลาที่ใช้อบรมและพัฒนาบุคลากร
หากองค์กรของคุณไม่ใหญ่มากนัก แต่เลือกระบบ ERP ที่มีฟังก์ชันมากมายเกินความจำเป็น อาจส่งผลต้นทุนการเป็นเจ้าของระบบ ERP นั้นอยู่ในสถานการณ์ที่สูงเกินจำเป็นและไม่คุ้มค่ากับต้นทุนที่เสียไป
2. เลือกใช้ระบบ ERP แบบสำเร็จรูปหรือแบบสร้างซอฟต์แวร์ขึ้นใหม่
ระบบ ERP แบบสำเร็จรูปหรือแบบสร้างซอฟต์แวร์ขึ้นมาเองก็มีข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกัน แต่องค์กรส่วนใหญ่เลือกใช้ระบบ ERP แบบสำเร็จรูปมากกว่า เพราะมีราคาที่จับต้องได้ ใช้เวลาในการติดตั้งไม่นาน ทำให้องค์กรประหยัดเวลาและงบประมาณ
หากองค์กรต้องการเลือกใช้ระบบ ERP แบบสร้างซอฟต์แวร์ขึ้นมาใหม่ อาจจะต้องมีบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญในการออกแบบระบบ และมีทักษะความรู้ด้านเทคโนโลยีที่มากพอ อีกหนึ่งข้อเสียของการเลือกพัฒนาซอฟต์แวร์ขึ้นเองนั้นคือใช้เวลานาน สิ้นเปลืองทั้งเวลาและบุคลากร ทำให้งบประมาณบานปลายอีกด้วย
ปัจจุบันระบบ ERP แบบสำเร็จรูปได้ถูกออกแบบและพัฒนาให้มีฟังก์ชันการทำงานที่ครบวงจรมากขึ้น ง่ายต่อการใช้งาน จึงเป็นทางเลือกที่ดีกว่าสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับองค์กรได้อย่างเหมาะสมและรวดเร็ว ซึ่งจะเหมาะสำหรับองค์กธุรกิจขนาดย่อมหรือ SME ไปจนถึงขนาดกลาง
3. ฟังก์ชันการทำงานครอบคลุมตรงตามวัตถุประสงค์ขององค์กร
การนำระบบ ERP มาปรับใช้ในองค์กรนั้นควรพิจารณาถึงวัตถุประสงค์หรือนโยบายขององค์กร เพราะการดำเนินงานในแต่ละองค์กรก็มีวิธีที่แตกต่างกันออกไป ตั้งแต่การวางแผนการทำงานหรือการควบคุมงานต่าง ๆ ในองค์กร
ดังนั้น ระบบ ERP ที่ดี ต้องมีฟังก์ชันที่่ครอบคลุมกระบวนการทำงานที่เราต้องการ ใช้งานง่าย ประหยัดเวลาในการทำงาน มีความสามารถในการแก้ปัญหาและสอดคล้องไปกับวัตถุประสงค์ขององค์กรด้วย เพื่อให้การทำงานภายในองค์กรมีประสิทธิภาพสูงสุด และบรรลุผลสำเร็จ
4. เทคโนโลยีของระบบ
องค์ประกอบด้านเทคโนโลยีของระบบหรือซอฟต์แวร์ ถือเป็นปัจจัยสำคัญในการพิจารณาตั้งแต่ระบบปฏิบัติการ ระบบฐานข้อมูล ภาษาที่ใช้พัฒนาระบบ การเชื่อมต่อกับระบบภายนอก เพราะในปัจจุบันหรืออนาคตอาจมีแนวโน้มทางการค้าแบบอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลคู่ค้า ระหว่างผู้ขายและลูกค้า ดังนั้นจึงต้องคำนึงถึงความเสถียรของระบบและความปลอดภัยที่จะมารองรับธุรกิจขององค์กรได้ด้วย
5. ความยืดหยุ่นและศักยภาพการทำงานของระบบ
รูปแบบการทำงานแต่ละองค์กรมีความแตกต่างกัน ในกระบวนการทำงานและงานเอกสารการดำเนินงานต่าง ๆเช่น เอกสารใบกำกับภาษี ใบคำสั่งซื้อหรือเอกสารอื่น ๆจำเป็นต้องเลือกระบบที่มีความสามารถในการปรับแต่งหรือแก้ไขปรับปรุงได้
ดังนั้น ระบบ ERP ต้องมีความยืดหยุ่นในการทำงานของระบบ สามารถที่จะปรับแต่งเพื่อให้เหมาะสมกับการใช้งานขององค์กร และการแก้ไขปรับปรุงสามารถทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ ต้องรองรับซอฟต์แวร์รุ่นใหม่ ๆได้เพื่อธุรกิจที่เติบโตขึ้นในอนาคต
เห็นแล้วใช่ไหมว่า การเลือกระบบ ERP สำคัญกับธุรกิจมากแค่ไหน ผู้ประกอบการหรือองค์กรควรเลือกระบบหรือเครื่องมือที่ช่วยในการทำงานให้เหมาะสมกับธุรกิจและตรงตามวัตถุประสงค์ขององค์กร เพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพและนำธุรกิจไปสู่ความสำเร็จในอนาคตได้
ที่มา ditc.co.th
