แจ้งยอดจากธนาคาร (Statement) และยอดเงินฝากธนาคารตามสมุดบัญชีของกิจการ โดยมีจุดประสงค์เพื่อหาสาเหตุที่ทำให้ตัวเลขแตกต่างกันและหาคำอธิบายถึงความแตกต่างระหว่างข้อมูลภายในกิจการ (สมุดบัญชีธนาคาร) และข้อมูลภายนอก (Bank Statement)
สาเหตุที่ทำให้เกิดความแตกต่างระหว่างใบแจ้งยอดจากธนาคารกับยอดเงินฝากธนาคารตามสมุดบัญชีของกิจการมีดังนี้:
1. รายการที่เกิดขึ้นกับฝ่ายกิจการ หรือ ฝ่ายธนาคาร แต่อีกฝ่ายยังไม่รับรู้รายการ เช่น
- ผู้รับเช็คยังไม่มีการขึ้นเงิน ทางบัญชีตัดเงินฝากธนาคารแล้ว แต่ธนาคารยังไม่ตัดเงิน
- ค่าธรรมเนียมธนาคาร ที่ธนาคารตัดเงินแล้ว แต่ทางกิจการยังไม่ทราบรายการ
- ดอกเบี้ยรับ จากเงินฝากธนาคาร
2. ความผิดพลาดต่างๆ ของการบันทึกข้อมูล ทั้งฝั่งกิจการ หรือ ฝั่งธนาคาร ที่อาจเกิดขึ้น ปรับปรุงข้อความเป็นคำพูดใหม่แต่ความหมายยังเหมือนเดิมห้ามเปลี่ยนแปลง
ในการดำเนินธุรกิจของเรา จะมีรายการเงินสดหรือรายการเทียบเท่าเงินสด ซึ่งมีสภาพคล่องสูงในการใช้งาน จึงจำเป็นต้องมีกระบวนการควบคุมอย่างดี เนื่องจากเงินฝากในบัญชีของบริษัทนั้นเป็นรายการเทียบเท่าเงินสด จึงต้องมีการควบคุมอย่างเหมาะสมโดยจะต้องมีการสอบยอดเงินฝากธนาคาร ซึ่งจะทำให้สามารถพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคารได้
งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation)
งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation) คือรายงานทางการเงินที่บริษัทจัดทำขึ้นเพื่ออธิบายหรือพิสูจน์ความถูกต้องของยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝากธนาคารประเภทต่างๆ ของบริษัท โดยเปรียบเทียบระหว่างยอดที่กิจการบันทึกบัญชีและใบแจ้งยอดเงินฝากที่ธนาคารส่งมาให้ เพื่อตรวจสอบว่ามีความแตกต่างหรือไม่ และเพื่อหาสาเหตุที่ทำให้ยอดคงเหลือที่กิจการบันทึกบัญชีและยอดคงเหลือตามใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคารแตกต่างกัน
สาเหตุทที่ให้เกิดข้อแตกต่างมีหลายกรณีด้วยกัน เช่น
- การบันทึกบัญชีผิดพลาด
- เงินฝากระหว่างทางธนาคาร(Deposit in Transit)
- เช็คที่สั่งจ่ายแล้วแต่ผู้รับเงินยังไม่ได้นำ ไปขอขึ้นเงิน (Out Standing Check)
- ค่าธรรมเนียมธนาคาร(Bank Service Charge) ฯลฯ
ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Statement)
ใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Statement) หมายถึง เอกสารรายงานของธนาคารที่จัดส่งมาให้กิจการ ซึ่งแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับบัญชีเงินฝากกระแสรายวันของกิจการในแต่ละเดือน เช่น ยอดคงเหลือยกมาต้นเดือน การนำฝากและการถอนเงินระหว่างเดือน เช็คคืน ค่าธรรมเนียมธนาคาร และยอดคงเหลือในวันสิ้นเดือน
ขั้นตอนการพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร หรือกระทบยอดธนาคาร
งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารทำได้ 2 วิธี คือ
- วิธีหายอดเงินฝากธนาคารที่ถูกต้อง
- วิธีพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารคงเหลือฝ่ายหนึ่งไปยังอีกฝ่ายหนึ่ง
1. งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารตามวิธีหายอดเงินฝากธนาคารที่ถูกต้อง
การนำเงินไปฝากธนาคารนั้นถือว่าเป็นการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดอย่างหนึ่งซึ่งในการนำเงินฝากธนาคารประเภทกระแสรายวันนั้น ทุกวันสิ้นเดือนธนาคารจะส่งรายงานเกี่ยวกับการฝากเงินและการถอนเงินมาให้กิจการทราบเมื่อกิจการได้รับใบแจ้งยอดจากธนาคารแล้ว หากใบแจ้งยอดไม่ตรงกับยอดเงินฝากธนาคารตามสมุดบัญชีของกิจการ กิจการก็สามารถตรวจสอบความถูกต้อง
ของยอดเงินฝากธนาคารด้วยวิธีทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร
2. วิธีหายอดเงินฝากธนาคารที่ถูกต้อง
การทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคาร ตามวิธีหายอดเงินฝากที่ถูกต้อง คือ การหายอดเงินฝากธนาคารคงเหลือตามใบแจ้งยอดธนาคารให้เท่ากับยอดเงินฝากธนาคารคงเหลือตามสมุดบัญชีของกิจการ
ที่มา เพจ Moneynaroo และ www.accconsultingservice.com
