การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ มีกี่วิธี บันทึกอย่างไร

ในปัจจุบันผู้ประกอบการ หรือ เจ้าของธุรกิจรุ่นใหม่ ต่างก็หันมาประกอบธุรกิจบนช่องทางออนไลน์กันมากขึ้น ด้วย trend ของโลกที่เปลี่ยนไป และ e-commerce กลายเป็นที่นิยม สิ่งที่ปฏิเสธไม่ได้เลยก็คือ การจัดการสต๊อก หรือ สินค้าคงเหลือ ที่กลายมาเป็นอีกหนึ่งเรื่องสำคัญ เพราะเมื่อธุรกิจขายดี คำสั่งซื้อย่อมเข้ามามาก ก็ยิ่งส่งผลต่อระบบบัญชีสินค้าคงเหลือที่วางไว้ตั้งแต่เริ่มธุรกิจ ดังนั้นหากตัดสินใจใช้วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือที่ไม่เหมาะสม กับประเภทธุรกิจของตัวเอง หรือไม่เหมาะสมกับสินค้า/บริการที่ขาย ก็จะยิ่งสร้างความปวดใจให้กับนักบัญชี รวมถึงผู้ประกอบการเป็นแน่

การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ สำหรับธุรกิจที่ต้องมีการจัดการสต๊อกสินค้า ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจซื้อมา-ขายไป ธุรกิจผลิต หรือธุรกิจที่ให้บริการ อย่างที่ได้เกริ่นไปข้างต้น เชื่อว่าปัญหาสำหรับเจ้าของธุรกิจ และ นักบัญชีหลายๆท่านคือ ไม่ทราบว่าการบันทึกบัญชี มีกี่วิธี บันทึกยังไงบ้าง รวมถึงกิจการนั้นๆ ควรจะใช้วิธีการไหนในการบันทึกบัญชี และแบบใด จึงจะเรียกว่าเหมาะสมกับธุรกิจของเรามากที่สุด

หากเพื่อนๆ นักบัญชีทุกๆท่าน สามารถเข้าใจความต่างของแต่ละวิธี และสามารถอธิบาย หรือให้คำแนะนำต่อเจ้าของธุรกิจได้ ก็จะยิ่งเพิ่มคุณค่า ให้กับตัวของนักบัญชีเอง รวมถึงสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าหรือผู้ประกอบการแน่นอน

บทความนี้เลยจะพาเพื่อนๆนักบัญชี ไปทบทวนกันอีกครั้งว่า สินค้าคงเหลือ บันทึกได้กี่วิธี และแต่ละวิธีมีความแตกต่าง ข้อดี ข้อเสีย รวมไปถึงคำแนะนำ ว่าเพื่อนๆนักบัญชีควรจะพิจารณา และเลือกปฏิบัติอย่างไร

สินค้าคงเหลือสามารถบันทึกได้กี่วิธี ?

สินค้าคงเหลือ สามารถบันทึกได้ 2 แบบ คือ วิธีต่อเนื่อง (Perpetual) และ วิธีสิ้นงวด (Periodic) ซึ่งทั้งสองวิธีนี้ จะมีความแตกต่างที่สำคัญในเรื่องของการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ บัญชีซื้อ และบัญชีต้นทุนสินค้าขาย

เพื่อให้เพื่อนๆเห็นภาพกันง่ายขึ้น และเข้าใจความแตกต่างของการลงรายการบัญชี เราได้ทำสรุปไว้ตามตารางดังต่อไปนี้

การบันทึกบัญชีตามวิธี Perpetual และ Periodic

ข้อแตกต่างระหว่าง  Periodic VS Perpetual

จากวิธีการบันทึกบัญชี ตามตารางด้านบน ที่เปรียบเทียบให้เพื่อนๆเห็นว่า Periodic และ Perpetual มีการลงรายการในแต่ละขั้นตอน เหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร แต่เพื่อนๆหลายคนอาจจะรู้สึกว่า ดูแค่การลงรายการเดบิต และเครดิต ยังไม่สามารถทำให้เพื่อนๆ บอกความแตกต่างของทั้งสองวิธีได้อย่างชัดเจน ดังนั้นในหัวข้อนี้ เราจะมาสรุปเป็นภาษาง่ายๆ ให้เพื่อนเข้าใจกันค่ะ

การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือตามวิธีต่อเนื่อง (Perpetual)

จะมีการบันทึกบัญชีทุกครั้ง ที่มีการรับจ่ายสินค้า โดยจะลงรายการบัญชีสินค้าคงเหลือ ซึ่งมีบัญชีสินค้าคงเหลือ เป็นบัญชีคุมยอด และจะใช้บัญชีสินค้าคงเหลือ เป็นบัญชีในการบันทึกรายการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวกับสินค้าคงเหลือทุกครั้ง

การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือตามวิธีสิ้นงวด (Periodic)

จะใช้ บัญชีซื้อ เป็นบัญชีคุมยอด และจะไม่ลงบัญชีต้นทุนสินค้าขาย ในทุกครั้งที่มีการขายเกิดขึ้น ดังนั้นบัญชีสินค้าคงเหลือที่ยกมาต้นงวด จะยังไม่เปลี่ยนแปลงไป จนกว่าจะสิ้นรอบระยะเวลารายงาน ที่กิจการมีการบันทึกปิดโอนบัญชีซื้อ และคำนวณต้นทุนขาย

ธุรกิจแบบไหน ควรเลือกยังไง?

จากที่เพื่อนๆได้ทราบถึงความแตกต่างที่เห็นได้ชัดระหว่าง Perpetual และ Periodic แล้ว ก็จะเห็นได้ว่า เพื่อการควบคุมภายในที่ดี กิจการควรบันทึกบัญชีแบบ Perpetual มากกว่าการบันทึกบัญชีแบบ Periodic เนื่องจากทำให้สามารถทราบการเคลื่อนไหวของต้นทุนขาย และสินค้าคงเหลือ ได้อย่างเป็นปัจจุบัน โดยที่ไม่ต้องตรวจนับ

แต่เดี๋ยวก่อน !! ใช่ว่าทุกธุรกิจจะเหมาะกับการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual  ยกตัวอย่างเช่น ธุรกิจค้าปลีก เช่น ร้านขายยา อุปกรณ์เครื่องเขียน หรือร้านขายของชำ ที่มีสินค้าเป็นจำนวนมาก และสินค้ามีความหลากหลาย เคลื่อนไหวเร็ว แต่ราคาขายต่อหน่วยไม่สูง และที่ไม่สะดวกที่จะคำนวณต้นทุนขาย ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า เนื่องจากต้องใช้ทรัพยากรเป็นจำนวนมาก เพื่อให้ได้มาซึ่งข้อมูลนั้นๆ

พูดง่ายๆก็คือ หากกิจการต้องเสียเงินเป็นจำนวนมากในการจ้างพนักงานบัญชี เพื่อมาบันทึกรายการเคลื่อนไหวของสินค้าทั้งหมด อาจจะไม่คุ้มกับประโยชน์ที่กิจการได้รับ ซึ่งกิจการประเภทนี้จะเหมาะกับการใช้วิธีบันทึกบัญชีแบบ Periodic และใช้วิธีการนับสต๊อกสิ้นงวด เพื่อหาสินค้าปลายงวดที่เหลืออยู่ รวมถึงคำนวณต้นทุนสินค้าขายที่เกิดขึ้นตลอดทั้งปี

ส่วนวิธี Perpetual นั้น จะเหมาะสำหรับธุรกิจขายส่ง หรือธุรกิจที่ขายสินค้าที่มีราคาต่อหน่วยสูง  ซึ่งสามารถคำนวณต้นทุนต่อหน่วยได้ง่าย เช่น โชว์รูมรถยนต์, โครงการหมู่บ้านจัดสรร หรือ ร้านขายเครื่องใช้ไฟฟ้า ฯลฯ

ที่มา blog.cpdacademy.co