6 คำแนะนำ ติดตามการทำงานอย่างไร ให้ Win ทุกฝ่าย

                 รายงานของบริษัท Gartner เปิดเผยข้อมูลการสำรวจบริษัทจำนวน 239 องค์กรขนาดใหญ่ ในปี 2018 พบว่ามีถึง 50% ที่ทำการติดตามอีเมลล์ และโซเชียลมีเดียของพนักงาน เพื่อให้ทราบว่าพนักงานพบกับใคร หรือจัดการพื้นที่ และเวลาในการทำงานอย่างไรในแต่ละวัน… ? ในปีต่อมา บริษัท Accenture ทำการสำรวจไปยังผู้บริหารระดับสูง พบว่า 62% มีการนำเครื่องมือใหม่ ๆ เข้ามาใช้ในการเก็บข้อมูลพนักงาน ซึ่งตัวเลขดังกล่าวเป็นตัวเลขก่อนวิกฤติ Covid-19 จะเกิดขึ้น
                 และสืบเนื่องจากการแพร่ระบาดของไวรัส Covid-19 ยิ่งทำให้จำนวนพนักงานที่ต้องทำงานที่บ้านเพิ่มสูงขึ้นเป็นประวัติการณ์ ทำให้องค์กรต้องพยายามทุ่มเทในการติดตามการทำงานของพนักงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด หลายองค์กรเกรงว่าจะเสียประสิทธิภาพในการทำงาน และส่งผลต่อผลประกอบการขององค์กร จึงมีการใช้เครื่องมือ หรือเทคโนโลยีมากมายในการเก็บข้อมูลพนักงาน เช่น การระบุตัวตน การเก็บข้อมูลแป้นพิมพ์ หรือการเก็บข้อมูลตำแหน่งของพนักงานผ่าน GPS ตัวอย่างเช่น บริษัท Hubstaff ใช้การจับภาพหน้าจอพนักงานแบบสุ่มโดยพนักงานแต่ละคนถูกจับภาพ 1 2 หรือ 3 ครั้งใน 10 นาที แล้วแต่ผู้จัดการจะกำหนด หรือบริษัท Teramind ทำการบันทึกการใช้แป้นพิมทั้งหมดของพนักงาน เพื่อนำมาเป็นข้อมูลการวิเคราะห์พฤติกรรมของพนักงาน..

                 อย่างไรก็ตาม แม้จะสามารถเลือกใช้เทคโนโลยีในการติดตามการทำงานของพนักงานได้ง่าย ๆ แต่ก็มีความเสี่ยงที่องค์กรจะถูกฟ้องเรื่องการละเมิดสิทธิส่วนบุคคลของพนักงาน การติดตามเฝ้าระวังในลักษณะนี้เป็นการทำลายความไว้วางใจระหว่างองค์กรและพนักงาน ซึ่งบริษัท Accenture พบว่า พนักงาน 52% เชื่อว่าการจัดการข้อมูลที่ไม่ถูกต้องเป็นการทำลายความไว้วางใจของพนักงานที่มีต่อองค์กร และมีผู้บริหารระดับสูงเพียง 30% ที่มั่นใจว่าได้นำข้อมูลที่ได้ไปใช้อย่างมีความรับผิดชอบหรือคำนึงถึงสิทธิส่วนบุคคลของพนักงาน
                 ดังนั้น พนักงานที่ถูกจับตามมองหรือถูกตรวจสอบจะเกิดความกดดัน และมีความหวาดกลัวในการโต้แย้งในเรื่องนี้ แต่ก็มีหลายที่ที่พนักงานพยายามจะต่อสู้กับเรื่องนี้เช่นกัน ซึ่งในทางกลับกัน บางองค์กรหันหลังให้กับวิธีการนี้ โดยไปเน้นให้ความสำคัญกับประสบการณ์โดยรวมของพนักงาน เนื่องจากมีรายงานว่า 55% ของพนักงานกลุ่มมินเลเนียล วางแผนที่จะลาออกจากองค์กรที่ให้ความสำคัญกับผลกำไรขององค์กรมากกว่าเรื่องคน แต่ละองค์กรจึงมองว่าการรักษาพนักงานควรเป็นหัวใจหลักที่ควรให้ความสำคัญ เพราะการจ้างพนักงานใหม่หรือโปรแกรมการดูแลพนักงานใหม่ มีค่าใช่จ่ายสูง 

                 ดังนั้นการใช้เครื่องมือในการติดตามการทำงานของพนักงานควรเป็นไปในรูปแบบของการติดตามเพื่อให้การช่วยเหลือพนักงานและเคารพในสิทธิส่วนบุคคลของพนักงานด้วย และนี่คือ 6 คำแนะนำ เพื่อให้แต่ละองค์กรผ่านสถานการณ์นี้ไปได้ด้วยดี ดังนี้

1. ใช้ความระมัดระวังในการกำหนดตัวชี้วัด
โดยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนในการกำหนด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งที่วัดมีความเกี่ยวข้องและมีความจำเป็น เช่น การวัดปริมาณอีเมลล์ไม่สามารถบอกได้ว่างานที่ทำนั้นมีประสิทธิภาพ ซึ่งหากต้องการตัวชี้วัดที่ถูกต้องและมีประสิทธิภาพควรให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดของกระบวนการเข้ามามีส่วนในการกำหนดตัวชี้วัดตั้งแต่ผู้จัดการ หัวหน้างาน รวมถึงพนักงาน

2. สร้างความโปร่งใสในการตรวจสอบ
โดยสื่อสารเหตุผลและสิ่งที่ต้องการตรวจสอบ รวมถึงเปิดโอกาสให้พนักงานได้ให้ Feedback ถึงการติดตามเพื่อปรับปรุงกระบวนการติดตาม และการใช้ข้อมูลที่ได้จากการติดตาม ซึ่ง บริษัท Gartner พบว่ามีพนักงานเพียง 30% เท่านั้นที่รู้สึกสบายใจแม้ถูกติดตามอีเมลล์ที่รับส่ง แต่เมื่อมีการเปิดเผยข้อมูลในการติดตามและสื่อสารเหตุผล พนักงานรู้สึกสบายใจมากขึ้นถึง 50%

3. ชี้ให้เห็นประโยชน์ที่มีต่อพนักงาน
เพราะการเฝ้าติดตามการทำงานอยู่บนพื้นฐานการรับรู้ของพนักงานในด้านลบ องค์กรต้องพยายามสื่อสารให้พนักงานเห็นถึงประโยชน์ในการช่วยเหลือให้พนักงานสามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อสร้างแรงจูงใจให้แก่พนักงาน

4. ยอมรับถึงความไม่สมบูรณ์แบบของพนักงาน
แม้เป็นพนักงานที่เป็นคนเก่งก็อาจไม่สามารถทำงานที่สมบูรณ์แบบได้ตลอดเวลาในโดยเฉพาะในยามวิกฤติแบบนี้ เพราะอาจมีข้อจำกัดบางอย่างที่ทำให้ไม่สามารถปฏิบัติงานได้อย่างเต็มที่เช่น ต้องดูแลลูกไปด้วยในระหว่างการทำงานที่บ้าน เป็นต้น สิ่งที่หัวหน้างานจะทำได้คือการพูดคุยเพื่อทำความเข้าใจสถานการณ์ที่พนักงานเผชิญอยู่ เพื่อหาแนวทางในการช่วยเหลือที่สร้างสรรค์มากกว่าการคุมคามหรือตัดสินว่าเป็นพนักงานที่ผลงานแย่

5. ตรวจสอบระบบการติดตามให้มั่นใจว่าจะไม่มีกระทบหรือแบ่งแยกพนักงานกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง
องค์กรควรประกาศใช้นโยบายในการติดตามช่วยเหลือพนักงานในการทำงานอย่างเท่าเทียม ในทุกระดับ ไม่ควรแบ่งแยกการติดตามเนื่องด้วยเรื่องของสิทธิมนุษยชน เว้นแต่มีความจำเป็นเช่น พนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้ามาทำงานและต้องการความช่วยเหลือเป็นพิเศษ อาจจะถูกติดตามมากกว่าพนักงานทั่วไป และจะถูกสื่อสารให้มีความเข้าใจอย่างถูกต้อง

6. ลดการเฝ้าติดตามการทำงานของพนักงานลง
เมื่อเวลาผ่านไป สถานการณ์เริ่มคงที่ และทุกอย่างดูจะเป็นไปด้วยความราบรื่น สิ่งที่ควรทำเป็นอย่างยิ่งคือ การลดการเฝ้าติดตามการทำงาน เพื่อเป็นการสื่อสารให้พนักงานได้รับรู้ถึง “ความไว้วางใจ”ที่องค์กรมีให้ เพราะพนักงานถือเป็น Valued assets ที่องค์กรได้ลงทุนลงแรงในการพัฒนาจนมีประสบการณ์และความเชี่ยวชาญเป็นอย่างดี และจะต้องเสียงบประมาณไปอีกจำนวนมากหากจะต้องทำการรับและพัฒนาพนักงานใหม่ทดแทน
 

ที่มา www.brightsidepeople.com