สำหรับชาวออฟฟิศแล้ว เวลา เป็นสิ่งที่สำคัญเป็นอย่างมาก วันนี้น้องบีพลัสมี 4 เทคนิค ต่อสู้พลังเดดไลน์ จัดการงานให้ทันเวลา ได้อย่างอยู่หมัด และมีประสิทธิภาพ มากฝากกัน
เทคนิค ที่ 1
Time Blocking วางแผนงานแบบตีกรอบด้วยเวลา
คือการกั้นเวลาไว้เลยตั้งแต่ต้นวันว่าวันวันหนึ่งจะทำอะไรบ้าง และที่สำคัญคือ ทำตอนไหน เมื่อตัดสินใจไว้แล้วว่าจะทำอะไรตอนไหน นานเท่าไร ก็ให้ใส่ไว้เลยในปฏิทินหรือในตารางของตัวเอง จัดเวลาให้เป็นล็อกๆ บล็อกๆ
โดยมี 2 แบบ คือ Proactive Block กับ Reactive Block
Proactive Block คือ บล็อกเวลาสำหรับงานที่ถูกวางแผนไว้แล้ว เป็นงานที่จะต้องทำให้เสร็จ หรืองานสำคัญที่จำเป็นต้องทำ และต้องใช้ความตั้งใจในการทำมาก อาจเป็นงานที่มีกำหนดเวลาส่ง มีสำคัญกระทบต่อความคืบหน้า เช่น การร่างสัญญา และเอกสารสำคัญ เป็นต้น
Reactive Block คือ บล็อกเวลาสำหรับงานกะทันหันจากคนอื่น ๆ และสิ่งอื่น ๆ ที่จะเข้ามารบกวนโดยที่คุณไม่รู้มาก่อน เช่น การตอบอีเมล การต้องเข้าประชุมงานอย่างเร่งด่วน หรืออาจจะเป็นช่วงเวลาว่างหรือเวลาส่วนตัวของคุณเองก็ได้
บทความที่เกี่ยวข้อง จัดการ Deadline ด้วย Time Blocking
เทคนิคที่ 2
Most Important Task (MIT) จัดลำดับงานที่สำคัญ
To-do list ที่ทำไม่สำเร็จ อาจเป็นเพราะงานที่ต้องทำมากเกินไป ในแต่ละวัน การจัดลำดับความสำคัญของงาน และจำกัดจำนวน To-do list ในแต่ละวัน จะทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพ และสำเร็จมากขึ้น อาจไม่สำเร็จทั้งหมด แต่ก็ยังดีกว่าไม่มีงานไหนสำเร็จเลย
เทคนิคที่ 3
Pomodoro แบ่งเวลาทำงาน และเวลาพัก ออกจากกัน
Pomodoro Technique เป็นภาษาอิตาลี แปลว่ามะเขือเทศ เทคนิคนี้คิดค้นขึ้นโดยฟรานเชสโก ซิริลโล (Francesco Cirillo) ในทศวรรษที่ 1980s โดยมีที่มาจากนาฬิกาจับเวลารูปมะเขือเทศ โดยการมีช่วงการพักเบรคจะทำให้ กลับมาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เทคนิคมะเขือเทศ “ช่วงเวลาทำงาน (25 นาที) + ช่วงเวลาพักเบรก (5 นาที) = 1 Pomodoro”
บทความที่เกี่ยวข้อง เทคนิคมะเขือเทศ ใช้เวลาทำงานอย่างชาญฉลาด
เทคนิคที่ 4
90 Minutes Focus แบ่งเวลาทำงาน นาน 90-120 นาที
คล้ายๆ Pomodoro แต่ว่าช่วงเวลายาวกว่า คือให้ทำงาน 90 นาทีติด แล้วพัก 20-30 นาทีติด ซึ่งบังคับว่า ‘ต้องพัก’ เพราะว่ามันจะช่วยให้สมองได้พักผ่อน และกลับมาทำงานได้มีมากขึ้นเรื่อยๆ
ที่มา the matter
