การสื่อสารมีความสำคัญอย่างไร การสื่อสารมีความสำคัญตรงที่มันเป็นกระบวนการสำหรับแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร ระหว่างคนตั้งแต่ 2 คน ขึ้นไป โดยการสื่อสารแต่ละครั้งก็มีความมุ่งหวังอยู่เบื้องหลัง ในขณะที่โลกปัจจุบัน การสื่อสารที่ไม่ดีกลับกลายเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น ซึ่งระหว่างกระบวนการสื่อสารที่ไม่ดีนี่เองที่อาจเกิดผลเสียบางอย่างขึ้น เพราะการสื่อสารที่ผิดพลาดหรือไม่สัมฤทธิ์ผลนั่นเอง
การสื่อสารที่ดีจะช่วยสร้างความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างกัน สามารถเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างบุคลากรในองค์กร และที่สำคัญ คือเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลต่อองค์กรในทางบวก พนักงานทุกคนดำเนินงานให้บรรลุเป้าหมายที่วางไว้ การสื่อสารที่ดีและมีประสิทธิภาพ จึงจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับกิจกรรมและการดำเนินงานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในองค์กร เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน เกิดความร่วมมือและการประสานงานที่ดี เพื่อให้งานขององค์กรสามารถบรรลุเป้าหมาย และประสบผลสำเร็จ หากคุณต้องการฝึกและพัฒนาทักษะด้านการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
1. เป็นผู้ฟังที่เจตนาจะเข้าใจ
“คนส่วนใหญ่ไม่ได้ฟังด้วยเจตนาเพื่อที่จะเข้าใจ แต่พวกเขาฟังด้วยเจตนาที่จะตอบ”
หากคุณต้องการพัฒนาทักษะด้านการสื่อสาร คุณจะต้องเริ่มจากการปรับวิธีการฟังของคุณ แสดงออกถึงความกระตือรือร้นที่จะฟัง ด้วยเจตนาเพื่อที่จะรู้และเข้าใจสารมากกว่าฟังเพื่อตอบกลับให้จบ ๆ ไป นอกจากฟังในสิ่งที่ผู้พูดพูดแล้ว อย่าลืมสังเกตภาษากายหรืออวัจนภาษาของอีกฝ่ายด้วย จะทำให้คุณเข้าใจสารที่ผู้พูดต้องการสื่อมากกว่าเดิม
2. ถามคำถามที่มีประสิทธิภาพ
หลายต่อหลายคนอายที่จะถามคำถาม แต่คุณต้องคิดไว้เสมอว่าถ้าคุณไม่ถามทั้งที่คุณเองยังไม่เคลียร์หรือยังสงสัยอะไรบางอย่างอยู่ คุณไม่มีทางเข้าถึงแก่นแท้ของสถานการณ์ได้ และหลายครั้ง คุณอาจจะตีความความหมายของสถานการณ์ผิดไปเองได้ อย่าคิดไปเองแล้วรีบตัดสินใจลงมือทำเองโดยไม่ถามให้ชัวร์
3. รู้จักและเข้าใจผู้ฟัง
ในกรณีที่คุณเป็นผู้พูด ก่อนจะพูดอะไรให้ใครฟัง ต้องวิเคราะห์ผู้ฟังก่อน ทำความรู้จักกับผู้ที่คุณจะกล่าวด้วยเป็นสิ่งสำคัญ เพราะผู้ฟังมีหลากหลายแบบแตกต่างกันไป การที่คุณประเมินก่อนว่าเขาเป็นใคร จะช่วยให้คุณพยายามเลือกวิธีที่เหมาะสมในการส่งสาร เพื่อการมีส่วนร่วมของพวกเขากับคุณเป็นไปอย่างเต็มที่ ต้องใช้คำยากง่ายแค่ไหน จะถามคำถามพวกเขาอย่างไร และจะปรับแต่งข้อความที่สำคัญที่สุดในบทสนทนาอย่างไร ให้พวกเขาจะได้เข้าใจง่ายขึ้น
4. ฟังอวัจนภาษา
อวัจนภาษาคือภาษากาย ท่าทาง หรือสัญลักษณ์ สัญญาณต่าง ๆ อวัจนภาษาก็เป็นสิ่งสำคัญที่จำเป็นต้องฟัง น้ำเสียง ท่าทาง สีหน้า และการตอบสนองทางร่างกายนั้นให้ข้อมูลที่สำคัญกับผู้ฟังมากเลยทีเดียว
5. รับมือการสื่อสารที่มากเกินไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ในหนึ่งวัน คุณอาจต้องเข้าไปร่วมอยู่ในวงสนทนามากกว่า 1 วง เพื่อสื่อสารเรื่องต่าง ๆ ยกตัวอย่างง่าย ๆ บางครั้งคุณต้องเข้าประชุมงานกับทีมและหัวหน้าทีมมากกว่า 1 ครั้ง และครั้งหนึ่ง ๆ ก็ใช้เวลาพอสมควร ทำให้คุณต้องเผชิญหน้ากับการสื่อสารที่มากเกินไป นำมาซึ่งความวิตกกังวลได้ อย่างไรก็ดี คุณต้องพยายามควบคุมให้การสื่อสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ พยายามทำให้เรียบง่ายที่สุด แม้ว่าหลายสิ่งหลายอย่างจะรวดเร็วเกินไป เปิดโอกาสให้คนอื่นได้ถามบ่อย ๆ เพื่อความเข้าใจที่ดีขึ้น
6. เริ่มต้นอย่างทรงพลังและจบให้น่าประทับใจ
ผู้คนมักจะจดจำเรื่องต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในตอนต้นและตอนจบเท่านั้น ส่วนช่วงตรงกลางมักจะลืม นั่นแปลว่าคุณจะเป็นที่จดจำหรือไม่ ก็อยู่ที่ 2 ช่วงนี้นั่นเอง
7. เวลาคือทุกสิ่ง
นักสื่อสารที่ยอดเยี่ยมและมีประสิทธิภาพ จะรู้ดีว่าการสื่อสารที่สัมฤทธิ์ผล ไม่ได้แปลว่าต้องใช้เวลานาน เพราะหลาย ๆ ครั้ง คู่สนทนาไม่ได้มีเวลาว่างมากพอจะฟังคุณพูดยาว ๆ หลายนาที และที่สำคัญ ความสนใจของคนเราไม่สามารถโฟกัสอยู่กับบางสิ่งบางอย่างได้ยาวนานขนาดนั้น จะมีเพียงช่วงเวลาทองช่วงสั้น ๆ เท่านั้นที่คู่สนทนาจะสนใจคุณอย่างเต็มที่
8. ฝึกอยู่ในสถานการณ์ที่ไม่สบายใจ
บ่อยครั้งที่การสนทนามีปัญหาและเกิดเป็นความอึดอัดน่ารำคาญใจ ซึ่งการที่คุณรู้สึกไม่สบายใจ คุณต้องอยู่นิ่ง ๆ เก็บอาการ อย่าแสดงออกถึงความไม่พอใจ และความไม่เป็นมืออาชีพ
9. ทำให้สนุก
ไม่ว่าจะทำอะไรก็ตาม อย่าทำให้มันน่าเบื่อ เพราะมันจะหมดความน่าสนใจและหมดแรงจูงใจที่จะมีส่วนร่วมในทันที ทำให้อารมณ์สดชื่นแจ่มใส คลายความวิตกกังวล ที่สำคัญคือ ทำให้ประสบการณ์ในการสื่อสารครั้งนี้น่าพึงพอใจมากยิ่งขึ้น หากคุณเป็นคนที่ควบคุมการสื่อสาร คุณต้องตระหนักถึงสิ่งนี้ บางครั้งเสียงหัวเราะและอารมณ์ขันเล็กน้อยก็ช่วยได้มากเลยทีเดียว
ที่มา Sanook.com
