ความผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้จากหลายปัจจัย หากรู้ต้นเหตุของปัญหาเร็วก็สามารถควบคุมและลดความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้เร็ว การทำงานผิดพลาด ก็ไม่ได้แปลว่าจะเป็นเรื่องที่ผิดเสมอไป เพราะทุกความผิดพลาดล้วนก่อให้เกิดการเรียนรู้และแนวทางการป้องกันและแนวทางการแก้ไขใหม่ ๆ เสมอ
ความผิดพลาดที่สามารถเกิดขึ้นกับงานเป็น 3 ข้อหลัก ๆ
- ความผิดพลาดที่เกิดจากระบบ
- ความผิดพลาดที่เกิดจากหัวหน้า
- ความผิดพลาดที่เกิดจากลูกทีม
1.ความผิดพลาดที่เกิดจากระบบ
ระบบถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการทำงานร่วมกัน หากบริษัทไม่ใส่ใจกับระบบตั้งแต่แรก อาจทำให้การทำงานออกมาไม่ราบรื่นและเป็นไปตามที่คาดหวังได้ยาก อาจเกิดความผิดพลาดในเรื่องของการใช้ระบบขั้นตอนในการทำงานร่วมกับทีมได้
สามารถป้องกันความผิดพลาดนี้ได้ด้วยการจัดทำคู่มือการทำงานร่วมกับระบบ สิ่งสำคัญคือต้องทำออกมาให้ครบถ้วนสมบูรณ์และชัดเจนตามลำดับขั้นตอน โดยต้องระบุสิ่งที่ผู้ใช้ต้องระวัง หรือเฝ้าดูแลเป็นพิเศษในระหว่างการทำงานไว้ และต้องใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อนสำหรับพนักงาน เพื่อลดโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดจากความไม่เข้าใจของแต่ละบุคคล
2.ความผิดพลาดที่เกิดจากหัวหน้า
- ไม่กำหนดเป้าหมายหรือความคาดหวังให้ชัดเจน
- ไม่สื่อสารกับพนักงานในทีม การสื่อสารถือเป็นการถ่ายทอดข้อมูลระหว่างกันเพื่อให้เข้าใจตรงกัน นั่นคือ ข้อมูลจากหัวหน้าสู่ทีม และข้อมูลจากทีมสู่หัวหน้า ถือเป็นการสื่อสารแบบสองทางทำให้เข้าใจการทำงานร่วมกัน
- ตำหนิเรื่อยเปื่อย ไม่ควรตำหนิลูกทีมเรื่อยเปื่อย เพราะจะทำให้ลูกทีมรู้สึกไม่มั่นใจจนไม่กล้าแสดงศักยภาพในการทำงาน การตำหนิด้วยวิธีการที่ดีมีเหตุผล จะช่วยป้องกันไม่ให้ลูกทีมตัดสินใจผิดพลาดซ้ำสองอีก
สิ่งที่หัวหน้าควรทำคือ
- กำหนดเป้าหมายหรือความคาดหวังให้ชัดเจน ทั้งในเรื่องผลงาน วิธีการทำงานร่วมกัน มารยาทในการทำงาน
- ชมต่อหน้าเมื่อต้องชม ชมในที่สาธารณะ จะช่วยให้เขาเกิดกำลังใจ เกิดความเชื่อมั่นที่จะทำงานให้ดีต่อไป นอกจากนี้ยังเป็นวิธีการช่วยกระตุ้นลูกทีมคนอื่นๆ
- ตำหนิเมื่อต้องตำหนิ จะทำให้ลูกน้องทำงานด้วยความรู้สึกกังวล เพราะไม่สามารถรู้ได้เลยว่าตัวเองทำผิดพลาดในจุดไหน ทำอะไรได้ดีและไม่ดีในผลงานที่ออกมา
- ควรแบ่งหน้าที่การทำงานออกให้เท่ากัน แบ่งงานให้ลูกทีมแต่ละคนอย่างเหมาะสม
- ติดตามผลงานเป็นระยะ เพื่อจะได้ประเมินผลงานของลูกทีมว่าเป็นไปตามที่คาดหวังไหม หากเป็นไปตามที่หวัง ลูกทีมจะได้ลุยต่อได้อย่างเต็มที่ แต่หากยังมีทิศทางที่ไม่ใช่ จะได้ช่วยกันแก้ไขให้ดีก่อนส่งผลงานนั้นออกสู่ภายนอก
- ประเมินผลงานของลูกทีมตามผลงาน หัวหน้าควรสร้างเกณฑ์มาตรฐานที่ใช้ตัดสินและประเมินว่า ผลงานของลูกทีมประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว ผลการทำงานของแต่ละคนน่าพอใจมากน้อยเพียงใด หรือใช้ KPI (Key Performance Indicator) เข้ามาช่วยในการวัดผล วิเคราะห์ และหาหนทางปรับปรุงแก้ไขข้อผิดพลาดต่อไป
3.ความผิดพลาดที่เกิดจากลูกทีม
- มีแรงจูงใจในการทำงานต่ำ อาจเกิดขึ้นได้จากหลายปัจจัยไม่ว่าจะเป็น บรรยากาศในการทำงานไม่เอื้ออำนวย ทำให้ไม่อยากมาทำงานหรือมีสมาธิในการทํางานน้อยลง ส่งผลให้ประสิทธิภาพงานลดลง
- ปกปิดความผิดพลาดที่เกิดขึ้น พยายามหลีกเลี่ยงที่จะเผชิญกับปัญหาด้วยการไม่แจ้งให้หัวหน้าทราบ ทำให้ขาดโอกาสในการวิเคราะห์ความผิดพลาด และใช้ประโยชน์จากความผิดพลาดนั้นเพื่อจัดการกับปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในครั้งต่อ ๆ ไป
ควรหมั่นสร้างความรู้และฝึกอบรมความสามารถของลูกทีมให้เพียงพอ การฝึกอบรมคือ การลงทุน ไม่ใช่เพียงค่าใช้จ่ายที่เสียเปล่าแน่นอน และการสร้างแรงจูงใจให้ลูกทีม ควรสร้างสภาพแวดล้อมในการทำงานร่วมกันให้ดี เมื่อแรงจูงใจในการทำงานของพนักงานเพิ่มขึ้น ความตั้งใจในทำงานก็เพิ่มขึ้นด้วย เมื่อมีความตั้งใจที่จะทำงานนั้น ๆ ลูกทีมจะมีสมาธิจดจ่ออยู่กับงานมากขึ้น ความผิดพลาดก็น้อยลง
ที่มา JobsDB
