ในทุกองค์กร ต่างก็มีพนักงานที่ดีปฏิบัติตามกฎระเบียบ และมีพนักงานบางกลุ่มที่ไม่ปฏิบัติตามตามกฎระเบียบเลย ทั้งที่องค์กรนั้นๆ ได้มีการแจ้งกฏระเบียบไว้แล้วก็ตาม และถ้าพนักงานไม่ปฏิบัติตามกฎบ่อยๆ ทางฝ่าย HR หรือหัวหน้างานมีการเรียกตักเตือนด้วยวาจา แต่ถ้ามีการตักเตือนด้วยวาจาแล้วยังไม่ดีขึ้น และส่งผลกระทบกับการทำงาน ทางฝ่าย HR ที่เป็นตัวแทนของนายจ้าง อาจจะต้องใช้ตัวช่วย คือ การออกใบตักเตือนการทำงานของพนักงานแทน โดยการออกใบตักเตือนให้พนักงานก็จะมีหลายเหตุผล เช่น
- การมาทำงานสาย เกินจำนวนที่องค์กรกำหนดไว้
- การขาดงานโดยไม่แจ้ง เกิน 3 ครั้ง
- การทำผิดวินัยขององค์
- การใช้ความรุนแรงกับเพิ่มรวมงาน ไม่ว่าจะทางวาจา หรือการทำร้ายร่างกาย
สำหรับการออกใบตักเตือนให้พนักงานนั้น เพื่อให้ทราบถึงข้อผิดพลาดของตนเอง และนำไปปรับปรุง แก้ไข ให้การทำงานดีขึ้นกว่าเดิม และจะทำให้พนักงานได้ทราบความผิดของตนเอง เพื่อให้พนักงานปรับปรุงตนเองได้ทันที ซึ่งช่วงเวลาที่เหมาะสมในการออกใบเตือนพนักงานที่จะมีประสิทธิภาพ คือ การออกใบเตือนให้เร็วที่สุดหลังเกิดเหตุการณ์แล้ว เพื่อให้พนักงานรับทราบทันที ซึ่งถ้าหากมีเครื่องมือที่นำมาช่วย HR ในการส่งข้อมูลให้พนักงานรับทราบได้เร็วมากขึ้น ก็จะช่วยลดระยะเวลาให้กับทาง HR ได้
โดยโปรแกรมเงินเดือน Bplus HRM มีเครื่องมือที่ช่วยในการสื่อสาร ระหว่าง HR และ พนักงานได้หลากหลายช่องทาง ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกเก็บข้อมูลแล้วพิมพ์เป็นรายงาน หรือ ส่งผ่าน Application HRM Connect เพื่อให้พนักงานตรวจสอบผ่านทางมือถือได้ทันที ซึ่งจะมีขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้
1.การบันทึกข้อมูลความผิดและการลงโทษพนักงานในโปรแกรมเงินเดือน
1.1 การบันทึกข้อมูลในประวัติพนักงาน
เข้าหน้าจอการตั้งค่า ➜ คลิกระบบเงินเดือน ➜ เลือก ชื่อพนักงานที่ต้องการ ➜ เลือกแถบ ความผิดและโทษ ➜ ระบุรายละเอียด ดังนี้
คำอธิบาย
- ลำดับ : ระบุลำดับของรายการ โดยสามารถบันทึกได้ไม่จำกัด
- วันที่ : ระบุวันที่ของการตักเตือนหรือวันที่ทำความผิด
- ความผิด : ระบุรายละเอียดการตักเตือนหรือการกระทำผิดของพนักงาน
- โทษที่ได้รับ : ระบุบทลงโทษที่พนักงานได้รับ
- หมายเหตุ : ระบุรายละเอียดอื่นๆที่นอกเหนือจากหัวข้อที่มีอยู่ได้
1.2 พิมพ์หนังสือใบตักเตือนให้พนักงาน
เข้าหน้าจอการตั้งค่า ➜ คลิก ระบบเงินเดือน ➜ คลิกเมนู รายงาน ➜ คลิก หนังสือต่างๆ ➜ เลือก หนังสือการแจ้งการทำผิดและลงโทษทางวินัย
จะแสดงรายงาน ดังนี้
2.การส่งข้อมูลใบตักเตือนแจ้งพนักงานผ่านทาง Application Bplus HRM Connect
สำหรับองค์กรที่ใช้งาน Application Bplus Hrm Connect ทางฝ่าย HR สามารถส่งใบตักเตือนให้กับพนักงาน ไปที่ Application Bplus Hrm Connect โดยพนักงานเปิดอ่านรายละเอียดจากใน App ผ่านมือถือได้ทันที โดยขั้นตอน ดังนี้
2.1 เปิดโปรแกรมเงินเดือนเพื่อทำการระบุข้อมูลส่งไปให้พนักงาน
ไปที่หน้าจอ การตั้งค่า ➜ เลือกระบบเงินเดือน ➜ เลือกไอคอน แจ้งข่าว ➜ เลือก แจ้งข่าวอื่นๆ
2.2 ระบุรายละเอียดการแจ้งข่าว
ระบุรายละเอียดการแจ้งข่าว ระบุหัวเรื่อง พร้อมกับ แนบแฟ้ม PDF ➜ คลิกไอคอนแจ้งข่าว
2.3 เมื่อส่งเรียบร้อยแล้ว พนักงานสามารถเปิดอ่านประกาศใน Application Hrm Connect ได้ทันที โดยข้อความจะอยู่ที่เมนูประกาศ ด้านล่าง จะปรากฏข้อมูลจากฝ่ายพัฒนาบุคลากร กดแตะเพื่อดูประกาศ พนักงานทุกคนจะได้รับข้อความประกาศผ่าน Application
ประโยชน์ที่ HR ได้รับในการนำเครื่องมือมาช่วยในเรื่องการตักเตือนพนักงาน
การตักเตือนพนักงาน เป็นสิ่งที่บริษัทพึงกระทำในเวลาที่พนักงานได้ทำความผิดหรือพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม ซึ่งทาง HR สามารถเลือกวิธีการตักเตือนที่เหมาะสมกับบริษัทได้ สำหรับท่านที่ใช้งานโปรแกรม Bplus HRM ซึ่งเป็นเครื่องมือสำคัญทาง HR สามารถนำมาใช้งานได้ เพราะจะช่วยอำนวยความสะดวกได้มากมาย รวมถึง เป็นการส่งข้อมูลให้พนักงานได้ทันที โดยมีประโยชน์ที่จะได้รับ ดังนี้
- ช่วยในเรื่องของความสะดวกรวดเร็วให้กับ HR และ พนักงาน
- ช่วยในเรื่องของสภาพจิตใจของพนักงานและลดสภาวะที่กดดันหรืออึดอัดใจให้กับพนักงานได้
- ช่วยให้ตรวจสอบรายละเอียดในจดหมายเตือนผ่าน Application ได้อย่างง่ายดาย
- สามารถนำไปเป็นหลักฐานเกี่ยวกับการตักเตือนและบทลงโทษของพนักงานได้
ดังนั้น การส่งจดหมายเตือนพนักงานผ่านโปรแกรม BplusHRM ซึ่งจะเป็นเครื่องมือสำคัญทำให้บริษัท และ HR สามารถบริหารงานบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างต่อเนื่อง
