แม้ว่าผู้ประกอบการจะมีไอเดียที่ยอดเยี่ยมในการทำธุรกิจ และกิจการกำลังเติบโตอย่างรวดเร็วตั้งแต่เปิดกิจการ แต่กว่า 80% ของธุรกิจไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ มักพบกับความล้มเหลวหรือปิดตัวลงเพราะไม่สามารถจัดการกระแสเงินสดได้ดีพอ อาจเพราะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักมีงานมากมายที่ต้องทำ และไม่มีเวลาสำหรับการจัดการกระแสเงินสด หรือเรื่องการเงินของกิจการ รวมถึงต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายแอบแฝงบางอย่างที่มีผลกระทบต่อกระแสเงินสดซึ่งอาจยากต่อการจัดการ เนื่องจากไม่สามารถรับรู้ได้ในทันที หากแต่เกิดการสะสมจนกลายเป็นปัญหาใหญ่ได้ในเวลาต่อมา บทความนี้จะชี้ให้เห็นถึง ข้อผิดพลาดในการจัดการกระแสเงินสด ที่อาจส่งผลกระทบต่อธุรกิจที่ร้ายแรง ลองค้นหาดูว่าคุณมีข้อผิดพลาดเหล่านี้หรือไม่
1. การกดดัน บังคับให้ธุรกิจเติบโต
การเติบโตที่ถูกบังคับคือการเติบโตที่มีการเรียกร้องการใช้เงินสดมากขึ้น โดยเฉพาะค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น โดยเข้าใจว่ามันสร้างการเติบโตได้ เช่น การทดลองใช้โฆษณาในช่วงแรกแล้วได้รับผลตอบแทนที่ดี จึงเพิ่มค่าใช้จ่ายโฆษณาขึ้นมาก โดยเข้าใจว่าเป็นการสร้างโอกาสในการขายมากขึ้น และคาดว่าจะเพิ่มยอดขายได้ในอัตราที่เท่ากัน ซึ่งต้องมีการจัดการอย่างรวดเร็ว หรือประเมินกระแสเงินสดที่ขาดหายไปภายในกรอบเวลาที่กำหนด เนื่องจากการสูญเสียเงินมากเกินไปจะส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่อการดำเนินงานประจำวันได้
2. ใช้จ่ายมากเกินไปในเรื่องการขาย
สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การจะหาลูกค้าใหม่เป็นเรื่องไม่ง่ายและอาจต้องมีค่าใช้จ่าย มีตัวชี้วัด 2 ตัวที่จะชี้ว่าลูกค้าคนนั้นนำผลกำไรมาให้คุณหรือไม่ นั่นก็คือ “ต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้า (Acquisition Cost)” ซึ่งเป็นจำนวนเงินที่ใช้เพื่อการได้ลูกค้ามาหนึ่งราย และ “มูลค่าตลอดช่วงชีวิต (Lifetime Value)” ของลูกค้า เป็นรายได้ที่จะได้จากลูกค้าแต่ละรายตลอดช่วงชีวิตของเขา หรือพูดง่าย ๆ ก็คือ ตลอด Lifetime Value เขาจะใช้สินค้าและบริการของคุณเป็นจำนวนเงินเท่าใด จะต้องมั่นใจว่ามูลค่าตลอดช่วงชีวิตจะต้องสูงกว่าต้นทุนการได้มาซึ่งลูกค้า ซึ่งจะมีผลดีต่อกระแสเงินสดของบริษัท เพราะการใช้จ่ายมากเกินไปกับ Acquisition Cost อาจนำไปสู่การได้ลูกค้ากลุ่มเล็กซึ่งสร้างผลตอบแทนได้ไม่มาก ธุรกิจจำนวนมากสะดุดในจุดนี้เนื่องจากพวกเขารับรู้เพียงว่า การมีลูกค้ามากขึ้นจะมีกำไรมากขึ้น ซึ่งไม่จริงเสมอไป
3. การคำนวณกำไรที่ไม่ถูกต้อง
ผู้ประกอบการส่วนมากมักเข้าใจว่าถ้าซื้อของมา 60 บาท และขายไปที่ 100 บาท เขาจะมีมาร์จิ้น 30-40% ของยอดขายทุกครั้งเมื่อพิจารณาค่าใช้จ่ายเล็กน้อย แต่หากพิจารณางบแสดงฐานะการเงินสิ้นปี จึงได้รู้ว่าขาดทุน เพราะไม่ได้คิดค่าใช้จ่ายในเรื่องการวางสินค้าขาย ค่าจัดส่งสินค้า ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บสินค้า ฯลฯ บริษัทที่จะบอกว่ามีความสามารถในการทำกำไรได้นั้น ก็ต่อเมื่อมีเงินมากพอคงเหลืออยู่ในบัญชีธนาคารหลังจากชำระค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว
4. ไม่ให้ความสนใจธรรมชาติตามฤดูกาลของธุรกิจ
กรณีนี้ใช้ได้กับบางธุรกิจที่ไม่มีการดำเนินงานตลอดทั้งปี ธุรกิจเหล่านี้จะพบว่ามีเงินสดมากในช่วงฤดูกาลของธุรกิจแต่ต้องเผชิญกับความยากลำบากในการจัดการกระแสเงินสดประจำวัน เมื่อฤดูกาลของธุรกิจมาถึงกระแสเงินสดก็เริ่มต้นขึ้นและนำไปสู่ภาระผูกพันค่าใช้จ่ายที่ต่อเนื่องไปถึงช่วงนอกฤดูกาลของธุรกิจ นอกจากนี้ในช่วงเวลาดังกล่าวมักจะมีส่วนลดเพื่อรักษายอดขายในระดับหนึ่ง แต่ก็จะทำให้อัตรากำไรลดลงด้วย ดังนั้นจะต้องมีการสำรองจำนวนเงินเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายคงที่ที่จะเกิดขึ้นด้วย
5. ละเลยการจ่ายเงินที่ล่าช้าและใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ
ถึงจะดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่ความจริงก็คือเมื่อลูกค้าชำระเงินล่าช้า ก็ยากที่บริษัทจะจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้หรือซัพพลายเออร์ได้ หากเจ้าหนี้ไม่รอหรือไม่ผ่อนผันการชำระเงิน นั่นหมายความว่าธุรกิจต้องจ่ายเงินออกไปเพื่อรักษาความน่าเชื่อถือในอนาคต เท่ากับธุรกิจสูญเสียเงินก้อนไปในเงินทุนหมุนเวียนนี้ และหากไม่สามารถติดตามหนี้ได้ตามที่กำหนด ก็จะกลายเป็นปัญหาใหญ่และทำลายกระแสเงินสดและธุรกิจในที่สุด
6. การจัดการภาษีที่ไม่เหมาะสม
ภาษีเป็นภาระหน้าที่ตามกฎหมายที่มีผลบังคับ และต้องชำระเมื่อถึงกำหนด หากมีการชำระภาษีไม่ตรงตามกำหนดหรือชำระไม่ถูกต้องหลายครั้ง กรมสรรพากรสามารถตรวจสอบและมีบทลงโทษ จึงต้องมีการคำนวณการคาดการณ์ ประมาณการจ่ายภาษีที่จะต้องชำระในปีถัดไป โดยควรระบุอยู่ในแผนทางการเงินของธุรกิจอย่างถูกต้อง นอกจากนี้ควรมีการเตรียมการหรือวางแผนล่วงหน้า หากมีการเปลี่ยนแปลงของอัตราภาษีที่อาจส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสด โดยการตั้งสำรองที่เพียงพอสำหรับปีที่จะมาถึง
7. ไม่ได้เตรียมตัวล่วงหน้าสำหรับเรื่องฉุกเฉิน
ภัยพิบัติทางธรรมชาติที่อาจทำให้เกิดความเสียหายทั่วประเทศ หรือในพื้นที่ที่บริษัทดำเนินการอยู่ หรือการที่ Presenter สินค้าที่ขายดีของบริษัท หรือสินค้าของบริษัทถูกแจ้งเตือน หรือมีข้อร้องเรียนเชิงลบจากลูกค้า ฯลฯ คือสิ่งที่ไม่สามารถควบคุมได้ เหล่านี้เป็นค่าใช้จ่ายที่คาดไม่ถึงซึ่งสามารถสร้างความเสียหายอย่างร้ายแรงต่อสถานะเงินสดของบริษัท แผนฉุกเฉินจึงเป็นสิ่งที่ต้องทำเพื่อให้บริษัทปลอดภัยจากเหตุต่าง ๆ เหล่านี้ อาจไม่มีวิธีที่จะหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้ได้ แต่ก็มีวิธีป้องกันคือการประกันภัย หรือเตรียมเงินกองทุนฉุกเฉินเพื่อจะรักษาธุรกิจไว้ในระยะเวลาหนึ่ง
8. ละเลยคะแนนเครดิต (Credit Score)
คะแนนเครดิต หมายถึง สิ่งที่ธนาคารใช้ประเมินความสามารถในการชำระหนี้ การมีคะแนนเครดิตที่ไม่ดีอาจทำขอกู้เงินได้ยากแม้จำนวนจะไม่มาก เพราะเจ้าหนี้มองว่ามีความเสี่ยงจึงหลีกเลี่ยงการให้สินเชื่อ โดยเฉพาะสินเชื่อระยะสั้นซึ่งส่วนมากไม่ต้องใช้หลักทรัพย์ค้ำประกัน และมีความจำเป็นที่ต้องใช้เป็นเงินหมุนเวียนของธุรกิจ ดังนั้นกิจการต้องให้ความสำคัญกับการชำระหนี้ให้เป็นไปตามเงื่อนไขที่สถาบันการเงินกำหนด
9. จ้างคนไม่ตรงกับงาน
การจ้างพนักงานที่คาดว่าจะสามารถเพิ่มยอดขาย เพิ่มรายได้ให้กับกิจการ แต่มาพบภายหลังว่าไม่สามารถทำงานได้ตามคาดหวัง ซึ่งส่วนมากจะพบหลังจากที่การจ้างงานผ่านไปมากกว่า 3 เดือน และในบางกรณีบริษัทได้จ่ายเงินค่าฝึกอบรมในช่วงแรกของการปฏิบัติงานด้วย ซึ่งทั้งหมดเป็นรายจ่ายที่ไม่น้อย โดยเฉพาะกับกิจการขนาดเล็ก จึงเป็นเรื่องที่ต้องพิจารณาให้รอบคอบ
10. ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดที่แอบแฝง
ค่าใช้จ่ายบางอย่างดูเหมือนไม่มีนัยสำคัญ แต่เมื่อสะสมเป็นเวลาหลายปีจะมีผลกระทบกับบริษัทในภาพรวม เช่น ค่าประกันภัยที่ครอบคลุมทุกอย่าง ค่าธรรมเนียมการค้าต่าง ๆ ค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้า การใช้ทรัพยากรหรืออุปกรณ์สิ้นเปลือง ค่าใบอนุญาตต่าง ๆ ค่าบริการกรณีมีการจ้างงานจากภายนอก เหล่านี้เป็นต้นทุนในการดำเนินการทั้งสิ้น ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ไม่สามารถคาดการณ์ล่วงหน้าได้ แต่อาจเกิดขึ้นเพราะขาดความรู้หรือความตระหนักของเจ้าของกิจการหรือผู้จัดการ
ค่าใช้จ่ายทั้งหลายเปรียบเสมือนน้ำที่ไหลออกไปตามรูรั่วเล็ก ๆ ถ้าปล่อยให้ดำเนินต่อไปโดยไม่ได้รับการแก้ไข จะกัดกร่อนผลกำไรของธุรกิจและส่งผลต่อการดำรงอยู่ของธุรกิจในระยะยาว กิจการที่สามารถเติบโตได้อย่างแข็งแรง ต้องอาศัยการดูแลเอาใจใส่ การวางแผนทางการเงินที่ดีพอ การประเมินหรือจัดทำค่าใช้จ่ายทุกประเภทไม่ว่าจะเป็นการเร่งด่วน หรือเป็นภาระผูกพัน ถ้ากิจการมีแผนทางการเงินที่เหมาะสมจะช่วยในการเตรียมพร้อมสำหรับการขยายกิจการ และเป็นประโยชน์ต่อบริษัทในที่สุด
ที่มา : เพจ ศูนย์นวัตกรรมทางเทคโนโลยี และ ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย (ตลท.)
