หน้าที่ของคลังสินค้า (WAREHOUSE) หมายถึง หน้าที่ในการรับสินค้า (Receiving) โดยการตรวจสอบจำนวน คุณลักษณะในการที่จะแยกแยะ จัดเก็บให้เป็นหมวดหมู่ โดยการจัดการที่มีระบบการตรวจสอบและตรวจนับความถูกต้องที่เกี่ยวข้องกับปริมาณ ,จำนวน ,สภาพ และคุณภาพ คลังสินค้าทุกประเภทจะทำหน้าที่ในฐานะผู้ทรงสิทธิในความเป็นเจ้าของสินค้าชั่วคราว ซึ่งหมายถึง ความรับผิดชอบที่จะมีต่อตัวสินค้า
หน้าที่ของคลังสินค้าในการควบคุมและรับผิดชอบต่อสินค้าที่จัดเก็บอยู่ในคลัง ซึ่งต้องอาศัยการบริหารจัดการ ทั้งการใช้เทคนิค เทคโนโลยีในการเก็บเพื่อความคุมคุณภาพของสินค้า รวมถึงการจัดเตรียม , เครื่องมือและเครื่องทุ่นแรงประเภทต่างๆ เช่น รถยก , ชั้นหรือหิ้งสำหรับวางสินค้า , การควบคุมบรรยากาศ อุณหภูมิ และสภาพแวดล้อม
ในคลังให้เหมาะสมกับสินค้าแต่ละประเภทรวมถึงอาศัยระบบและการจัดการเทคโนโลยีสารสนเทศ ไม่ว่าจะเป็นระบบ Automated Robot System (ระบบหุ่นยนต์) ,ระบบ Bar Code หรือ RFID รวมถึงระบบการสื่อสารอิเล็กโทรนิกส์
โดยกิจกรรมในการควบคุมสินค้านี้จะเกี่ยวข้องกับการคัดแยกสินค้า , การบรรจุ , การแบ่งบรรจุ , การคัดเลือก , การติดป้าย และที่สำคัญและเป็นหัวใจของคลังสินค้า คือ การควบคุมทางด้านเอกสาร ทั้งที่เกี่ยวกับรายงาน (Status) การเคลื่อนไหว การรับและการเบิก-จ่าย ที่เรียกว่า Inventory Report และการควบคุมทางบัญชี
หน้าที่ของคลังสินค้าในการส่งมอบจ่ายแจกสินค้า เป็นการส่งมอบสินค้าให้กับฝ่ายผลิตหรือลูกค้า หรือผู้ที่มาเบิกหรือตามคำสั่งของผู้ฝากสินค้าซึ่งจะต้องส่งมอบสินค้าให้ตรงกับความต้องการของผู้รับ ทั้งจำนวน , สภาพ , สถานที่และเวลา (The right thing at the right place in the right time) ซึ่งจะต้องมีกระบวนการคัดเลือกสินค้าและระบบการจัดส่งให้กับลูกค้า ด้วยหน้าที่นี้ทำให้คลังสินค้าสามารถแยกออกตามลักษณะของภารกิจ ได้แก่ คลังสินค้าเพื่อการจัดเก็บ (Storage Warehouse) ,คลังสินค้าสำหรับจำหน่าย , ศูนย์ขนส่งสินค้า , คลังสินค้าทัณฑ์บน (Bonded) , ศูนย์เปลี่ยนถ่ายสินค้า (Cross Dock Warehouse) และศูนย์กระจายสินค้า (Distribution Center) ฯลฯ
วิธีจัดการคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพ
1. แยกประเภทสินค้าด้วยรหัสสินค้า
ทำการแยกประเภทสินค้าด้วยรหัสสินค้าและติดป้าย Label หรือ Barcode (ถ้ามี)ให้กับสินค้าทุกชิ้น และทำการอ้างอิงให้ตรงกับรายการสินค้าที่ลงขายในร้านค้าออนไลน์
2. แยกประเภทสินค้าด้วยความเร็วในการขาย
แยกประเภทสินค้าที่ขายเร็ว-ช้าออกจากกัน และจัดให้สินค้าขายเร็ว อยู่ในพื้นที่ที่เข้าถึงได้ง่าย เพื่อให้สะดวกในการนำสินค้ามาบรรจุหีบห่อ
3. จัดการ Stock Keeping Unit (SKU)
กำหนด Stock Keeping Unit (SKU) ให้กับสินค้าที่ขายให้มีความแตกต่างกันชัดเจน เพื่อความสะดวกสำหรับคนจัดสินค้าให้สามารถจัดสินค้าที่ผู้ซื้อสั่งได้ถูกต้องตรงตามรายการสั่งซื้อ และช่วยให้การจัดการสต๊อคในระบบหลังร้านมีประสิทธิภาพมากขึ้น
4. กำหนดจำนวนสินค้าในคลัง
ระบุจำนวนสินค้าแต่ละประเภทที่มีในคลังสินค้าจริง โดยส่วนใหญ่ร้านค้าจะสามารถจัดส่งสินค้าที่มีในคลังได้รวดเร็ว จึงทำให้ร้านสามารถกำหนดระยะเวลาเตรียมสินค้าเพื่อจัดส่งในระบบได้เร็วขึ้น ซึ่งเป็นตัวเลือกที่ดีให้กับผู้ซื้อที่ต้องการสินค้าเร็ว
5. รู้ระยะเวลาจัดส่งสินค้าจากผู้ผลิต
กำหนดระยะเวลาในการสั่งสินค้าแต่ละตัว ในกรณีมีรายการสั่งซื้อเข้ามาเกินจำนวนสินค้าในคลังจริง และยังมีความต้องการของลูกค้าอย่างต่อเนื่อง ร้านค้าสามารถปรับเพิ่มจำนวนสินค้าในคลังที่ระบบหลังร้าน เพื่อให้ลูกค้ายังสามารถสั่งซื้อได้ แต่ควรปรับเพิ่มระยะเวลาเตรียมสินค้าเพื่อจัดส่งให้สอดคล้องกับวันที่สินค้าจากผู้ผลิตจะมาส่งที่ร้านค้า เพื่อไม่ให้การจัดส่งสินค้าไปยังผู้ซื้อเกิดความล่าช้ากว่ากำหนด ซึ่งอาจทำให้ผู้ซื้อขอคืนเงินหรือให้คะแนนความพึงพอใจในระดับต่ำได้
6. จัดระเบียบให้กับสถานที่เก็บสินค้า
6.1 ทำรายการสถานที่เก็บสินค้าทุกชิ้น เช่น สถานที่ตั้งคลังสินค้า เลขที่ชั้นวางสินค้า
6.2 ทำป้ายกำกับชั้นวางสินค้า โดยมีเลขที่ชั้นวางสินค้ากำกับในทุกชั้น
6.3 ทำรายการสินค้าทั้งหมดที่วางอยู่ในชั้นวางสินค้าแต่ละชั้นพร้อมบอกจำนวนชิ้นทั้งหมด
6.4 หากมีการนำสินค้าออกจากชั้นวาง ให้ทำการหักจำนวนสินค้าออกจากรายการที่หน้าชั้นวางและหักจากรายการสินค้าที่บันทึกไว้ด้วย เพื่อการตรวจสอบสต๊อกสินค้าในภายหลัง
7.ตรวจสอบคลังสินค้าประจำ
ร้านค้าควรกำหนดวันที่ต้องเช็คสต๊อก เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ หรือทุกเดือน เพื่อเป็นการตรวจสอบจำนวนสินค้าคงคลัง เปรียบเทียบกับจำนวนสินค้าที่ขายได้ และนำมาคำนวณยอดรายได้ กำไร และวางแผนการสั่งซื้อสินค้าต่อไป
ที่มา www.logisticafe.com และ portal.weloveshopping.com
