พื้นฐานและแนวทางการบริหารสินค้าคงคลังที่มีประสิทธิภาพ

ความหมายและการจัดการสินค้าคงคลัง

• สินค้าคงคลัง (Inventory) หมายถึง วัสดุหรือสินค้าต่างๆ ที่เก็บไว้เพื่อใช้ประโยชน์ในการดำเนินงาน ไม่ว่าจะเป็นการผลิต การขาย หรือการดำเนินงานอื่นๆ โดยสินค้าคงคลังแบ่งได้เป็น 4 กลุ่มใหญ่ ได้แก่ วัตถุดิบ งานระหว่างผลิตหรืองานระหว่างปฏิบัติการ วัสดุ อุปกรณ์ เครื่องมือที่ใช้ในการบำรุงรักษาและผลิต และสินค้าสำเร็จรูป
• การจัดการสินค้าคงคลัง (Inventory Management) คือการเก็บทรัพยากรไว้ใช้ในปัจจุบันหรือในอนาคต เพื่อให้การดำเนินงานของกิจการดำเนินไปอย่างราบรื่น ผ่านการวางแผนกำหนดปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสม โดยทั่วไป ฝ่ายขายจะค่อนข้างพอใจหากมีสินค้าคงคลังจำนวนมาก เพราะให้ความรู้สึกราบรื่นในการทำงาน

ความสำคัญของการจัดการสินค้าคงคลัง

เมื่อสินค้าผลิตเสร็จแล้ว จำเป็นต้องมีการจัดการเพื่อกระจายสินค้าให้ถึงมือผู้บริโภคคนสุดท้าย โดยคลังสินค้าจะทำหน้าที่เป็นหน่วยกลางระหว่างการผลิตและการบริโภค ในอดีต สินค้าที่เก็บในคลังมักเป็นผลิตผลทางการเกษตรที่ต้องรอจนกว่าฤดูเก็บเกี่ยวครั้งถัดไป ทำให้สินค้าไม่มีการเคลื่อนไหว (Dead Stock) ซึ่งไม่เป็นที่นิยมในหลักการจัดเก็บสินค้าคงคลังยุคปัจจุบัน

ปัจจุบัน การจัดการสินค้าคงคลังเน้นการหมุนเวียนสินค้าตลอดเวลาเพื่อรักษาความสดใหม่และลดการสูญเสียจากการเก็บรักษานานเกินไป ความสำคัญของการจัดการสินค้าคงคลังสามารถสรุปได้ดังนี้:

1. ลดต้นทุนการจัดเก็บ: การเก็บสินค้าคงคลังในปริมาณที่เหมาะสมช่วยลดต้นทุนและพื้นที่ในการจัดเก็บ
2. เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน: สินค้าคงคลังที่เหมาะสมช่วยให้กระบวนการผลิตและการจัดจำหน่ายเป็นไปอย่างราบรื่น ลดความล่าช้าในการส่งสินค้า
3. ตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้า: การจัดการสินค้าคงคลังที่ดีช่วยให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

การหมุนเวียนสินค้าคงคลังแบบ FIFO (First In First Out)

การจัดการสินค้าคงคลังมักใช้หลักการ FIFO (First In First Out) ซึ่งหมายความว่าสินค้าที่เข้ามาในคลังก่อนจะถูกหมุนเวียนออกไปก่อน เพื่อป้องกันการเสื่อมสภาพจากการจัดเก็บเป็นเวลานาน การจัดเก็บสินค้าภายในซัพพลายเชนเป็นส่วนหนึ่งที่สร้างต้นทุน ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บสินค้าจากซัพพลายเออร์, โรงงานผู้ผลิต, ผู้ค้าปลีก, ผู้ค้าส่ง รวมถึงการจัดเก็บและการกระจายสินค้า ดังนั้นการจัดการสินค้าคงคลังจึงเป็นส่วนสำคัญในสาขาโลจิสติกส์

สินค้าคงคลังที่เก็บตามรอบ (Cycle Stock)

สินค้าคงคลังที่เก็บตามรอบ (Cycle Stock) หมายถึง วัสดุหรือสินค้าที่เก็บไว้เพื่อทดแทนวัสดุหรือสินค้าที่ขายหรือใช้ไปในการผลิต วัสดุหรือสินค้าประเภทนี้จะเก็บไว้เพื่อตอบสนองความต้องการภายใต้เงื่อนไขที่คาดการณ์ได้ล่วงหน้า โดยสมมติว่าความต้องการและเวลานำในการสั่งซื้อคงที่และทราบล่วงหน้า การกำหนดวันให้สินค้าคงคลังในแต่ละรอบมาถึงจะตรงกับเวลาที่วัตถุดิบหรือสินค้าชิ้นสุดท้ายนั้นหมดพอดี

ประโยชน์ของสินค้าคงคลัง (Inventory)

1. ตอบสนองความต้องการของลูกค้า: การเก็บสินค้าคงคลังช่วยให้ธุรกิจสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทั้งในและนอกฤดูกาล
2. รักษาอัตราการผลิต: ช่วยให้การผลิตมีอัตราคงที่สม่ำเสมอ รักษาระดับการจ้างแรงงานและการเดินเครื่องจักรให้ต่อเนื่อง
3. จัดการช่วงเวลาขาย: เก็บสินค้าที่ขายไม่หมดในช่วงขายไม่ดีไว้ขายในช่วงขายดี ทำให้ธุรกิจสามารถรับส่วนลดปริมาณจากการจัดซื้อจำนวนมากต่อครั้ง
4. ป้องกันการเปลี่ยนแปลงราคา: การมีสินค้าคงคลังช่วยป้องกันผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงราคาและเงินเฟ้อเมื่อราคาสินค้าในท้องตลาดสูงขึ้น
5. ป้องกันการขาดแคลน: มีสินค้าคงคลังเพื่อเผื่อกรณีสินค้าขาดมือจากความล่าช้าในการจัดส่งหรือการสั่งซื้อที่เพิ่มขึ้นกระทันหัน
6. รักษาความต่อเนื่องของการผลิต: ช่วยให้กระบวนการผลิตดำเนินไปอย่างราบรื่น ไม่มีการหยุดชะงักเนื่องจากการขาดวัตถุดิบ ลดความเสี่ยงจากการว่างงานของคนงานและการหยุดเดินเครื่องจักร

การจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพช่วยให้ธุรกิจสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรักษากระบวนการผลิตให้เป็นไปอย่างราบรื่น

ประเภทสินค้าคงคลัง (Inventory) ของ ABC (Activity Based Costing)

การจัดการสินค้าคงคลังแบบ ABC (Activity Based Costing) หมายถึง การจัดแบ่งประเภทของสินค้าคงคลังตามมูลค่าของสินค้าชนิดนั้นๆ โดยสินค้าคงคลังถูกแบ่งออกเป็นสามประเภทตามมูลค่าและปริมาณ ดังนี้:

• ประเภท A: สินค้าคงคลังที่มีมูลค่าสูง โดยมักจะมีปริมาณไม่เกิน 10% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด แต่มีมูลค่าประมาณ 80% ของมูลค่าทั้งหมด
• ประเภท B: สินค้าคงคลังที่มีมูลค่าปานกลาง โดยมักจะมีปริมาณประมาณ 20% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด และมีมูลค่าประมาณ 20% ของมูลค่าทั้งหมด
• ประเภท C: สินค้าคงคลังที่มีมูลค่าต่ำ โดยมักจะมีปริมาณกว่า 80% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด แต่มีมูลค่าไม่ถึง 10% ของมูลค่าทั้งหมด

การจัดการสินค้าคงคลังตามระดับชั้น ABC

• ประเภท A: ต้องมีการควบคุมอย่างเข้มงวด ใช้ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง และเก็บสินค้าไว้ในที่ปลอดภัย ควรมีผู้ขายหลายรายเพื่อลดความเสี่ยงจากการขาดแคลนสินค้าและเพื่อสามารถเจรจาต่อรองราคาได้
• ประเภท B: มีการควบคุมในระดับปานกลาง การตรวจนับสินค้าทำเช่นเดียวกับประเภท A แต่มีความถี่น้อยกว่า เช่น ตรวจนับทุกสิ้นเดือน ใช้ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องเช่นเดียวกับประเภท A
• ประเภท C: ไม่ต้องมีการจดบันทึกหรือมีการบันทึกเพียงเล็กน้อย สินค้าคงคลังประเภทนี้จะวางให้หยิบใช้ได้ตามสะดวก เนื่องจากเป็นสินค้าราคาถูกและมีปริมาณมาก

การใช้วิธี ABC ในการจัดการคลังสินค้าช่วยให้มองเห็นถึงต้นทุนที่อาจสูญเปล่า และเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการคลังสินค้า ปัจจุบัน โปรแกรมบริหารจัดการคลังสินค้า (WMS) มักมีฟังก์ชั่น ABC เพื่ออำนวยความสะดวก โดยสามารถจัดการหมายเลขชิ้นส่วน ราคาต่อหน่วย และการใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบการควบคุมสินค้าคงคลัง (Inventory Control System)

ระบบการควบคุมสินค้าคงคลังหมายถึงภาระงานสำคัญในการบริหารสินค้าคงคลัง ซึ่งรวมถึงการลงบัญชีและการตรวจนับสินค้าคงคลัง โดยแต่ละธุรกิจมักมีสินค้าคงคลังหลากหลายชนิด และแต่ละชนิดอาจมีความหลากหลายในเรื่องขนาด รูปแบบ สี หรือวัสดุ ทำให้การตรวจนับสินค้าคงคลังต้องใช้พนักงานจำนวนมากเพื่อให้ได้จำนวนที่ถูกต้องภายในระยะเวลาที่กำหนด

การควบคุมสินค้าคงคลังที่ดีช่วยให้ธุรกิจสามารถทราบได้ว่าสินค้าคงคลังชนิดใดเริ่มขาดมือ ต้องซื้อมาเพิ่ม และปริมาณการซื้อที่เหมาะสม มีวิธีการควบคุมสินค้าคงคลังหลักๆ อยู่ 3 วิธี ดังนี้

1.ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง (Continuous Inventory System Perpetual System)

ระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องหมายถึงการลงบัญชีทุกครั้งที่มีการรับและจ่ายสินค้า ทำให้บัญชีคุมยอดแสดงยอดคงเหลือที่แท้จริงของสินค้าคงคลังอยู่เสมอ ซึ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการควบคุมสินค้าคงคลังที่มีความสำคัญและไม่สามารถปล่อยให้ขาดมือได้ อย่างไรก็ตาม ระบบนี้มีค่าใช้จ่ายด้านงานเอกสารสูงและต้องใช้พนักงานจำนวนมากในการดูแลการรับจ่ายสินค้า

ในปัจจุบัน การนำคอมพิวเตอร์มาประยุกต์ใช้ในงานสำนักงานและบัญชีสามารถช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้ โดยการใช้บาร์โค้ด (Bar Code) หรือรหัสสากลสำหรับผลิตภัณฑ์ (EAN13) ติดบนสินค้าแล้วใช้เครื่องอ่านรหัสแห่ง (Laser Scan) ซึ่งนอกจากจะมีความถูกต้อง แม่นยำ และเที่ยงตรงแล้ว ยังสามารถใช้เป็นฐานข้อมูลสำหรับการบริหารสินค้าคงคลังในซัพพลายเชนได้อีกด้วย

ข้อดีของระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง

• มีสินค้าคงคลังเผื่อขาดมือน้อยลง โดยจะเผื่อสินค้าไว้เฉพาะช่วงเวลารอคอยเท่านั้น
• ใช้จำนวนการสั่งซื้อคงที่ ทำให้ได้ส่วนลดปริมาณได้ง่ายขึ้น
• สามารถตรวจสินค้าคงคลังแต่ละรายการได้อย่างอิสระ และเจาะจงเข้มงวดเฉพาะรายการที่มีมูลค่าสูง

2.ระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด (Periodic Inventory System)

ระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวดหมายถึงการลงบัญชีเฉพาะในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น การตรวจนับและลงบัญชีทุกปลายสัปดาห์หรือปลายเดือน เมื่อของถูกเบิกไปจะมีการสั่งซื้อเข้ามาเติมให้เต็มระดับที่ตั้งไว้ ระบบนี้เหมาะสำหรับสินค้าที่มีการสั่งซื้อและเบิกใช้ในช่วงเวลาที่แน่นอน เช่น ร้านขายหนังสือของซีเอ็ดจะมีการสำรวจยอดหนังสือในแต่ละวันและสรุปยอดตอนสิ้นเดือน เพื่อดูปริมาณหนังสือคงเหลือในร้านและคลังสินค้า รวมถึงยอดหนังสือที่ต้องเตรียมจัดส่งให้แก่ร้านตามที่ต้องการสั่งซื้อ

โดยทั่วไป ระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวดมักจะมีระดับสินค้าคงคลังเหลือสูงกว่าระบบสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากมีการเผื่อสำรองการขาดมือไว้ล่วงหน้า และระบบนี้ยังช่วยให้มีการปรับปริมาณการสั่งซื้อใหม่เมื่อความต้องการเปลี่ยนแปลงไป

ข้อดีของระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวด

• ใช้เวลาน้อยกว่าและเสียค่าใช้จ่ายในการควบคุมน้อยกว่าระบบต่อเนื่อง
• เหมาะสำหรับการสั่งซื้อสินค้าหลายชนิดจากผู้ขายรายเดียวกัน เนื่องจากลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับเอกสาร การสั่งซื้อ และสะดวกต่อการตรวจนับ
• ค่าใช้จ่ายในการเก็บข้อมูลสินค้าคงคลังต่ำกว่า

การเลือกใช้ระบบสินค้าคงคลังแบบต่อเนื่องหรือระบบสินค้าคงคลังเมื่อสิ้นงวดมีข้อดีแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับลักษณะและความต้องการของธุรกิจ

3.ระบบการจำแนกสินค้าคงคลังเป็นหมวดเอบีซี (ABC)

ระบบการจำแนกสินค้าคงคลังเป็นหมวดเอบีซี (ABC) เป็นวิธีการแบ่งสินค้าคงคลังออกเป็นประเภทต่าง ๆ โดยพิจารณาจากปริมาณและมูลค่าของสินค้าคงคลังแต่ละรายการ เพื่อช่วยลดภาระในการดูแล ตรวจนับ และควบคุมสินค้าคงคลัง การควบคุมสินค้าทุกรายการอย่างเข้มงวดเท่าเทียมกันจะเสียเวลาและค่าใช้จ่ายมากเกินความจำเป็น ดังนั้นการใช้ระบบ ABC จะช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยพิจารณาจากเกณฑ์ดังต่อไปนี้:

• ประเภท A: สินค้าคงคลังที่มีปริมาณน้อย (5-15% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด) แต่มีมูลค่ารวมค่อนข้างสูง (70-80% ของมูลค่าทั้งหมด)
• ประเภท B: สินค้าคงคลังที่มีปริมาณปานกลาง (ประมาณ 30% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด) และมีมูลค่ารวมปานกลาง (ประมาณ 15% ของมูลค่าทั้งหมด)
• ประเภท C: สินค้าคงคลังที่มีปริมาณมาก (50-60% ของสินค้าคงคลังทั้งหมด) แต่มีมูลค่ารวมค่อนข้างต่ำ (5-10% ของมูลค่าทั้งหมด)

การใช้ระบบ ABC ช่วยให้ธุรกิจสามารถมุ่งเน้นการควบคุมและจัดการสินค้าคงคลังที่มีมูลค่าสูงได้อย่างเข้มงวด ลดการใช้เวลาและทรัพยากรในการควบคุมสินค้าที่มีมูลค่าต่ำ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการสินค้าคงคลังของธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ที่มา www.thaiprint.org