เอกสารรายการค้าต่างๆ ที่ใช้ประกอบการบันทึก ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญ! ยิ่งในทางภาษีแล้วถือว่าสำคัญเป็นที่สุด!! เพื่อที่จะทำให้สรรพากรยอมรับได้ ปกติแล้วรายการค้าที่เกิดขึ้นมักจะมีเอกสารหลักฐานการทางการเงิน เช่น บิลเงินสด ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบกำกับสินค้า ใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
แต่ก็มีรายการบางประเภท ที่มักจะสร้างปัญหาให้แก่ผู้ประกอบการ นั่นคือ ค่าเดินทาง ค่ายานพาหนะ เพราะมีทั้งประเภทมีหลักฐานการจ่ายเงินและไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ทำให้เกิดปัญหาในการส่งมอบเอกสารให้แก่ผู้ทำบัญชี เพื่อนำไปบันทึกบัญชี ค่าพาหนะเมื่อมีการจ่ายเงินมักจะมีหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
ค่าเดินทาง ค่ายานพาหนะ หลักฐานการจ่ายเงิน
- รถเมล์ ตั๋วรถเมล์
- เรือข้ามฟาก ตั๋วข้ามฟาก (แต่บางแห่งไม่มีหลักฐาน)
- รถไฟฟ้า ใบกำกับภาษี
- รถไฟ ตั๋วรถไฟ
- รถโดยสารขนส่งระหว่างจังหวัด ตั๋วรถโดยสาร
- เครื่องบิน ใบเสร็จรับเงิน
และบางประเภทก็ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
- ค่ารถแท็กซี่
- ค่ารถจักรยานยนต์รับจ้าง
- รถตู้โดยสาร
ในทางปฏิบัติ ผู้ประกอบการคงทราบแล้วว่า ค่าพาหนะดังกล่าวข้างต้นนั้นไม่มีหลักฐานการจ่ายเงิน ดังนั้นผู้ประกอบการจำเป็นต้องใช้เอกสารภายในที่จัดทำขึ้นเอง แทนหลักฐานการจ่ายเงิน เช่น
- ใบเบิกเงิน รายงานการเดินทาง
- ใบสำคัญจ่าย
- ใบขออนุมัติ
โดยเอกสารดังกล่าวจะต้องมีองค์ประกอบอย่างน้อย 3 ข้อดังนี้
- ระบุวัตถุประสงค์ในการเดินทาง เช่น นำสินค้าไปส่งให้ลูกค้า นำเงินไปฝากธนาคาร ไปเสียภาษีที่เขต ฯลฯ
- รายละเอียดการเดินทาง ระบุต้นทาง ปลายทาง เช่น
- ขาไป: บริษัทไปกรมสรรพากร พื้นที่ 9 200 บาท
- ขากลับ: จากกรมสรรพากร พื้นที่ 9 กลับบริษัท 200 บาท รวมเงิน 400 บาท
- ต้องได้รับการอนุมัติ (ลายเซ็น)จากผู้มีอำนาจอนุมัติหรือตัวแทนผู้รับมอบอำนาจ
สำหรับหลักฐานการจ่ายเงินที่จะทำให้สรรพากรยอมรับ ให้เป็นรายจ่ายได้คำนวณกำไรสุทธิ ผู้ประกอบการควรต้องให้ความร่วมมือ กับผู้จัดทำบัญชีเพื่อจัดทำรายละเอียดการจ่ายให้ครบถ้วน ในกรณีของค่าพาหนะที่ไม่มีหลักฐานการจ่ายเงินนี้ ผู้ประกอบการอาจเลือกวิธีการหนึ่งวิธีการใดดังต่อไปนี้ เพื่อใช้เป็นหลักฐานการจ่ายเงินได้อีกเช่นกัน
- ทำใบรับเงินให้ผู้รับเงินเซ็นรับเงินพร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชน
- จ่ายเช็คขีดคร่อม A/C Payee Only โดยทำสำเนาแนบใบสำคัญจ่าย
- โอนเงินเข้าบัญชีของผู้รับเงิน นำสำเนาใบโอนเงินเข้าบัญชีธนาคาร (Pay-in) เป็นหลักฐานพร้อมใบสำคัญจ่าย และหลักฐาน การ หัก ภาษี ณ ที่จ่าย (ในกรณีที่จ่าย 1,000บาทขึ้นไป)
ที่มา www.wayaccounting.com
