ซื้อเครื่องบันทึกเงินสด (POS) ต้องจดทะเบียนกับสรรพากรหรือเปล่า?

สำหรับผู้ประกอบการร้านค้าหลายๆ ท่านที่เปิดร้านค้า ร้านอาหาร หรือร้านขายปลีกต่างๆ ทั้งที่ทำอยู่และที่กำลังจะเปิดกิจการ เครื่องบันทึกเงินสดคงเป็นอีกหนึ่งอุปกรณ์หรือเครื่องมือที่กำลังมองหาใช่มั้ยคะ แต่ก่อนที่เราจะซื้อเครื่องบันทึกเงินสดไปใช้ ลองมาทำความเข้าใจหลักเกณฑ์ในการใช้งานกันดีกว่า เพราะหลายคนมักจะสงสัยว่า ถ้าเราจะซื้อเครื่องบันทึกเงินสด (POS) หรือเครื่องคิดเงินมาใช้ จะต้องแจ้งต่อกรมสรรพากรก่อน จริงรึป่าว?

ฟังก์ชั่นเครื่องบันทึกเงินสด

ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจก่อนว่าเครื่องบันทึกเงินสดสามารถทำอะไรได้ เครื่องบันทึกเงินสดเป็นอุปกรณ์เครื่องมือชนิดหนึ่งที่มีประโยชน์ต่อการทำกิจการร้านค้าทั้งหลาย ไม่ว่าจะเป็นร้านอาหาร ร้านขายของชำ ขายเสื้อผ้าและอื่นๆ โดยเฉพาะธุรกิจค้าปลีก หรือมองภาพง่ายๆ คือการขายสินค้าให้กับผู้บริโภคโดยตรง เครื่องบันทึกเงินสดจึงมีหน้าที่เป็นผู้ช่วยในการเก็บเงิน คิดเงินตามรายการสินค้าที่ขายไป นอกจากนี้เครื่องบันทึกเงินสดยังมีประโยชน์ต่อกิจการของเราอีกหลายด้าน

ข้อดีในการใช้เครื่องบันทึกเงินสด

• เป็นตัวช่วยในการดูรายรับต่อวัน ทำให้เราสามารถเห็นผลประกอบการได้อย่างชัดเจนและถูกต้อง

• ลดปัญหาการขโมยเงิน หรือเงินสูญหายซึ่งอาจจะเกิดจากข้อผิดพลาดของคนในร้าน

• มีข้อมูลด้านการเงินที่ไม่ซับซ้อน และอยู่ในรูปแบบไฟล์ข้อมูลที่นำไปใช้ต่อได้สะดวก

• สามารถออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ สะดวกต่อผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม

ใครบ้างที่ต้องยื่นคำขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกเงินสด

การใช้เครื่องบันทึกเงินสดจะต้องได้รับการอนุมัติจากอธิบดีกรมสรรพากรหรือไม่ ให้ดูที่การเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ Vat หากคุณไม่ได้เป็นผู้ประกอบการที่มีหน้าที่ยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือไม่ได้ไปจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มไว้ ก็ไม่จำเป็นต้องไปจดทะเบียนเครื่องบันทึกเงินสด

ในทางกลับกันหากคุณเป็นผู้ประกอบการที่ได้ทำการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเอาไว้ ทางกฎหมายแล้วผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม มีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีให้กับผู้ซื้อ และถ้าหากร้านค้าของคุณที่มีคนซื้อเป็นจำนวนมากต่อวัน จะต้องมานั่งเขียนนั่งพิมพ์เอกสารเพื่อออกใบกำกับภาษีแบบเต็มคงไม่สะดวก เครื่องบันทึกเงินสดจึงเป็นตัวช่วยในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ หากกิจการของคุณเป็นไปตามที่กล่าวมา ก่อนการใช้เครื่องบันทึกเงินสด จำเป็นต้องยื่นคำขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกเงินสดต่ออธิบดีกรมสรรพากรก่อนนั่นเอง

ขั้นตอนการยื่นคำร้องขอใช้เครื่องบันทึกเงินสด เพื่อออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ

สำหรับผู้ประกอบการคนไหน ที่เข้าข่ายต้องนำเครื่องบันทึกเงินสดไปขออนุมัติใช้งานจากกรมสรรพากร มาดูขั้นตอนต่างๆ ในการ “ขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกเก็บเงินสดในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ” มีอะไรบ้าง

1. ระบุตำแหน่งการวางเครื่องบันทึกเงินสดให้ตรงกับการใช้งานจริง

หลังจากซื้อเครื่องบันทึกเงินสดมาแล้ว ให้วางไว้ในตำแหน่งที่ต้องการใช้งานจริงๆ  เพราะการขออนุมัติใช้เครื่องบันทึกเงินสดในการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อจะต้องแสดงแผนผังการวางเครื่องบันทึกเงินสดและแผนผังการเชื่อมต่อเครื่องบันทึกเงินสดกับอุปกรณ์อื่นๆ ในร้านด้วย

2. เตรียมเอกสารต่างๆ ให้พร้อม เพื่อยื่นต่ออธิบดีกรมสรรพากร

เอกสารที่ต้องเตรียม

• เอกสารแบบภ.พ.06

• คุณสมบัติของเครื่องบันทึกเงินสด 

• แผนผังการเชื่อมต่อเครื่องบันทึกเงินสดกับอุปกรณ์อื่นๆ เช่น เครื่องปริ้นท์ เครื่องยิงบาร์โค้ด

• ตัวอย่างใบกำกับภาษี และรายงานต่างๆ ที่ออกโดยเครื่องบันทึกเงินสดนั้นๆ ในส่วนนี้ให้พิมพ์เอกสารออกจากเครื่องเพื่อเป็นตัวอย่าง และระหว่างรอการอนุมัติ แนะนำให้หยุดใช้เครื่องไปก่อน เนื่องจากเลขกำกับเอกสารที่ออกโดยเครื่องบันทึกเงินสดจะมีเรียงลำดับกันไป หากใช้เครื่องบันทึกเงินสดออกเอกสารก่อนการอนุมัติ ก็จะมีความผิดทางกฎหมาย

• แผนผังระบุตำแหน่งการวางเครื่องบันทึกเงินสดในร้าน (ตามที่ใช้จริง)

3. ยื่นเอกสารต่อกรมสรรพากรในท้องที่ที่กิจการตั้งอยู่

หากมีหลายสาขา ให้ยึดสาขาใหญ่เป็นหลัก และในกรณีที่ธุรกิจของคุณถูกกำกับโดยสำนักบริหารภาษีธุรกิจขนาดใหญ่ ก็ให้ยื่นที่นั่นได้เลย และอีกหนึ่งช่องทางที่สะดวกสบายมากขึ้นสำหรับผู้ประกอบการ คือการยื่นขออนุมัติผ่านช่องทางออนไลน์ได้ที่เว็บไซต์ กรมสรรพากร

4. รอผลการอนุมัติใช้เครื่องบันทึกเงินสด

เมื่อยื่นเอกสารไปแล้ว กรมสรรพากรจะพิจารณาเอกสารทั้งหมด และคุณสมบัติของเครื่องคิดเงิน หลังจากนั้นจะส่งผลและเลขรหัสประจำเครื่องคิดเงินมาให้ 1 เครื่อง 1 รหัส หากธุรกิจมีหลายสาขา หลายเครื่อง ก็ให้ยื่นขออนุมัติแยกไปตามจำนวนเครื่อง

5. ติดตั้งเลขรหัสประจำเครื่องบันทึกเงินสด

เมื่อได้เลขรหัสประจำเครื่องบันทึกเงินสดมาแล้ว ให้ระบุเลขรหัสไว้ในจุดต่างๆ ของเอกสารใบกำกับภาษีหรือรายงานอื่นๆ ตามที่กรมสรรพากรกำหนด

6. แจ้งสรรพากรเข้ามาตรวจสอบและติดแถบสติ๊กเกอร์ประจำเครื่องบันทึกเงินสด

เมื่อดำเนินการแล้ว ให้ผู้ประกอบการแจ้งไปที่กรมสรรพากรอีกครั้ง เพื่อให้เจ้าหน้าที่กรมสรรพากรเข้ามาติดแถบสติ๊กเกอร์ประจำเครื่องบันทึกเงินสด เท่านี้ก็เป็นอันเสร็จสิ้นแล้วค่ะ

ข้อกำหนดเกี่ยวกับการใช้เครื่องบันทึกเงินสด

อย่างที่ทราบว่าการออกใบกำกับภาษีอย่างย่อมีความเกี่ยวเนื่องกับกรมสรรพากร ดังนั้นเราจำเป็นจะต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ต่างๆ อย่างถูกต้อง เรามาดูข้อกำหนดหลักๆ ของการใช้เครื่องคิดเงินกันค่ะ

1. ทุกครั้งที่ออกใบกำกับภาษี จะต้องมีการออกสำเนาควบคู่เสมอ

2. ในใบกำกับภาษีอย่างย่อที่ออกให้ลูกค้า จะต้องมีการระบุคำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” หรือ “TAX INV(ABB)” หรือ “TAX INVOICE(ABB)”

3. จะต้องระบุรหัสเครื่องบันทึกเงินสดที่ได้จากกรมสรรพากรในใบกำกับภาษีอย่างย่อ สำเนาใบกำกับภาษี และในกระดาษต่อเนื่อง

4. เครื่องบันทึกเงินสดจะต้องสามารถออกรายงานสรุปประจำวันได้

5. สำหรับร้านที่มีรายการสินค้าจำนวนมาก และต้องการใช้ “รหัส” แทนสินค้าและบริการนั้นๆ ให้ทำรายการรหัสสินค้าและบริการพร้อมคำอธิบายให้เสร็จก่อนวันเริ่มใช้งานเครื่อง และเก็บข้อมูลนั้นไว้ที่ร้าน

6. ในกรณีที่แถบสติ๊กเกอร์รหัสประจำเครื่องบันทึกเงินสดเสียหาย ให้รีบแจ้งต่อกรมสรรพากรในทันที

7. จะต้องเก็บกระดาษต่อเนื่องที่ระบุรายงานการขายไว้เป็นระยะเวลา 5 ปี โดย 2 ปีแรกเก็บในรูปแบบกระดาษ และหลังจากนั่นสามารถเก็บในรูปแบบข้อมูลที่บันทึกในสื่ออื่นๆ ได้

8. ห้ามเคลื่อนย้าย ทำลาย ขายต่อ หรือใช้เครื่องบันทึกเงินสดที่ไม่เป็นไปตามที่ได้แจ้งไว้กับกรมสรรพากรตั้งแต่แรก หากจะเปลี่ยนแปลงใดๆ จะต้องยื่น ภ.พ.1 ให้กรมสรรพากรล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วันก่อนดำเนินการ

9. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ไม่สามารถนำไปคิดเป็นภาษีซื้อได้ ดังนั้นลูกค้าบางรายอาจต้องการใบกำกับภาษีฉบับเต็ม ผู้ประกอบการมีหน้าที่ในการออกใบกำกับภาษีฉบับเต็มเมื่อลูกค้าร้องขอทุกครั้ง

บทลงทางกฏหมาย หากไม่ปฏิบัติตามข้อบังคับ

สำหรับบทลงโทษในกรณีที่ผู้ประกอบการไม่ปฏิบัติตามข้อบังคับเกี่ยวกับการใช้เครื่องบันทึกเงินสด หรือใช้ไปในทางที่ไม่ตรงกับที่แจ้งไว้ จะต้องระวางโทษจำคุกไม่เกินหนึ่งเดือน หรือปรับไม่เกินห้าพันบาท หรือทั้งจำทั้งปรับ

ดังนั้นผู้ประกอบการที่อยู่ในระบบ Vat ท่านไหน ที่ประสงค์จะใช้เครื่องคิดเงิน ก็รีบดำเนินการให้ถูกต้องตามกฎหมาย จะได้ไม่ต้องกังวลเรื่องโทษทางกฎหมาย แถมเป็นการแสดงออกถึงความรับผิดชอบอีกด้วย

การใช้เครื่องบันทึกเงินสด เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยที่ดีสำหรับร้านค้า โดยเฉพาะร้านค้าที่มีสาขา ก็จะยิ่งสะดวก เพราะสามารถเชื่อมต่อข้อมูลไปที่ส่วนกลางได้เลย แถมการใช้เครื่องบันทึกเงินสด(ที่คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มได้) ยังช่วยเพิ่มโอกาสในการขาย เพราะสอดคล้องกับมาตรการส่งเสริมการใช้บัตรเดบิตรูดซื้อสินค้า ลูกค้าที่เข้าร่วมโครงการต้องซื้อสินค้าจากร้านค้าที่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นต้น

ที่มา www.ofm.co.th