ปัญหาคลาสสิคที่มีกันแทบทุกองค์กร และเป็นสาเหตุของปัญหาอื่น ๆ ที่ตามมามากมาย ปัญหานั้นคือ ‘การสื่อสาร’ ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในการทำงาน ล้วนมี Key point สำคัญคือ การสื่อสาร ทั้งนั้น ไม่ว่าจะเป็น
- หัวหน้างานสื่อสารกับลูกน้องไม่เป็น
- ลูกน้องไม่รู้จักการสื่อสารกับหัวหน้าให้ฉับไว
- HR สื่อสารกับพนักงานไม่ชัดเจน
- องค์กรสื่อสารกับพนักงานไม่ทั่วถึง
นี่คือแค่ส่วนหนึ่งของประเด็นปัญหาจากการสื่อสารที่ยังไม่รวมการสื่อสารเชิงลบที่พนักงานในองค์กรมีระหว่างกันและสื่อสารไปถึงคนภายนอกจนทำให้เกิดภาพลักษณ์เสียหาย ในฐานะที่เป็น HR นักบริหารคนจะทำอย่างไรให้องค์มีการสื่อสารที่ดีที่เรียกว่าเชิงบวก เพื่อสร้างพลังฮึดให้กับคนทำงาน องเป็น Role Model ที่การสื่อสารให้เป็น ทำให้เกิดพลังบวกได้เพื่อที่จะเกิดผลลัพธ์เชิงบวกในการทำงานตามมา ซึ่งเป็นการสื่อสารเชิงบวกที่จะทำให้ได้ผลลัพธ์แบบ Win-Win ระหว่างกันทั้งผู้สื่อสารและผู้รับสาร ไม่ว่าผู้สื่อสารและผู้รับสารนั้นจะอยู่ในสถานะใดในองค์กรก็ตาม
P – People Oriented ใส่ใจกับคน สื่อสารเมื่อใดให้มี Mindset เสมอว่าคุณกำลังพูดกับ ‘คน’ ผู้มีเลือดเนื้อ ชีวิต จิตใจ มีอารมณ์ ความรู้สึก และสัมผัสถึงคำพูด การส่งสารจากคุณไม่ว่าจะเป็นการมองเห็น การได้ยิน การรับสัมผัส ทั้งหมดที่คุณส่งออกหรือแสดงออกไปนั้น
E – Empathy สื่อสารแบบเห็นใจ เข้าอกเข้าใจ คำว่า ‘เอาใจเขามาใส่ใจเรา’ เข้าใจในมุมมองหรือสถานการณ์ผู้ที่เราสื่อสารด้วยเป็นอยู่ ประสบอยู่ เข้าใจอารมณ์ ความคิดและสิ่งที่อยู่ในแววตา พฤติกรรม สิ่งที่คน ๆ นั้น ไม่ได้เอ่ยออกมา อย่าลืมว่าการสื่อสารนั้น มีทั้งจากวัจนะภาษา ( ภาษาพูด ) และอวัจนะภาษา ( สิ่งที่ไม่ใช่ภาษาพูด) สังเกตผู้อื่น เพื่อเข้าใจผู้อื่นเพื่อจัดการการสื่อสารเข้าใจคนฟังและรู้กาลเทศะ
O – Open Mind เปิดใจให้กว้าง ฟังโดยไม่ตัดสิน ไม่มีอคติ ไม่มีทิฐิและลดอัตตา เบรคความรู้เยอะ ความเข้าใจไปก่อนให้ได้ การเปิดใจฟัง ทำสมองให้ว่างเปล่า เพื่อพร้อมรับสาร สิ่งที่ผู้สื่อต้องการส่งสารจริง ๆ จะทำให้คุณเข้าใจจริง ๆ ว่า ผู้สื่อสารนั้นต้องการอะไร
P – Positive การสื่อสารเชิงบวก คือสิ่งที่ผู้สื่อสารปรับรูปแบบคำพูดหรือข้อความให้เกิดความหมายเชิงบวก โดยมีวัตถุประสงค์ให้ผู้รับนั้นเกิดความรู้สึกเป็นบวก อยากปรับปรุง อยากพัฒนา อยากดำเนินการตามที่ขอ มีความหวังและนำไปสู่ความคิดใหม่ ๆ และสร้างความรู้สึกบวกต่อไป
L – Listen Actively การฟังเชิงลึก การฟังมีอยู่ 5 ระดับ คือ
การฟังระดับที่ 1: ไม่สนใจ นั่นคือคนพูดก็พูดไปเถอะ ส่วนคนฟังไม่ได้รับสารเข้ามาในโสตประสาทเลย ประมาณว่าฟังหูซ้ายทะลุหูขวา
การฟังระดับที่ 2: แกล้งฟัง แบบนี้คือพฤติกรรมที่เหมือนกับฟัง แต่จริง ๆ ไม่รับรู้เอาสารเข้ามาในหัว
การฟังระดับที่ 3: เลือกฟัง การเลือกฟังนี้คือเฉพาะสิ่งที่ตนเองสนใจ ประสาททางการได้ยินเลือกจับเฉพาะหัวข้อนั้น
การฟังระดับที่ 4: ตั้งใจฟัง การฟังในระดับนี้ อยู่ในขั้นที่ผู้ฟังพยายามฟังสิ่งที่ผู้พูดต้องการเล่า สื่อสารหรือบอกกล่าว แต่อาจจะมีความคิดในใจผุดขึ้นระหว่างการฟัง หรือมีความเข้าใจบางอย่างอยู่ ทำให้การฟังยังอยู่ในระดับที่ตั้งใจ
การฟังระดับที่ 5: ฟังเชิงลึก หรือ ฟังด้วยใจ การฟังระดับที่ผู้ฟังใส่ใจ สนใจสิ่งที่ สิ่งที่ผู้พูดกำลังสื่อสาร มีสติและอยู่กับผู้พูดทุกขณะ รับรู้การสื่อสารจากทั้งคำพูด สายตา สีหน้า การแสดงออกทางกาย และไม่เอาความคิดตนเองไปตัดสินหรือมีอคติกับสิ่งที่ฟัง ผู้ส่งสารรู้สึกได้ว่า ผู้รับสารกำลังรับฟังเขา และอยู่กับเขาทุกขณะที่เขาเล่าหรือสื่อสาร
E – Engage การสร้างความผูกพันกับสิ่งที่ผู้สื่อสารต้องการบอก ดำเนินการตามที่สื่อสาร ไม่ว่าจะเป็นรับทราบตามที่สื่อสารจนนำไปดำเนินการให้เกิดขึ้นจริง หรือส่งต่อการสื่อสารไปยังผู้อื่นตามความต้องการของผู้ส่งสารต้องการส่ง ซึ่งการจะสร้าง Engage ให้เกิดขึ้นได้ต้องมีการสื่อสารที่กระชับ, ชัดเจนและถูกต้อง
ที่มา hrnote
