เรื่องสำคัญที่นายจ้างต้องรู้และจัดการทันทีเมื่อพนักงานลาออก เพื่อป้องกันปัญหาและรักษาความต่อเนื่องในองค์กร

เมื่อพนักงานลาออกจากองค์กร นายจ้างมีความรับผิดชอบที่จะต้องดำเนินการต่าง ๆ เพื่อให้กระบวนการเป็นไปอย่างราบรื่น และป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นภายหลัง นอกจากการปฏิบัติตามกฎหมายและขั้นตอนพื้นฐานแล้ว ยังมีแนวทางเพิ่มเติมที่นายจ้างควรทราบและนำมาปฏิบัติดังนี้

1. แจ้งออกจากระบบประกันสังคม

• นายจ้างต้องแจ้งสำนักงานประกันสังคมหลังจากพนักงานลาออก เพื่อยกเลิกสิทธิประโยชน์ของพนักงานกับบริษัทในระบบประกันสังคม และเพื่อป้องกันค่าปรับจากความล่าช้า
• • ต้องขึ้นทะเบียนแจ้งสำนักงานประกันสังคมทุกครั้ง เมื่อลูกจ้างลาออกจากงาน เลิกจ้าง นายจ้างต้องกรอกแบบ แจ้งสิ้นสุดการเป็นผู้ประกันตน สปส.6-09 ภายในวันที่ 15 ของ เดือนถัดไป

2. การจ่ายค่าชดเชย

2.1 กรณีเลิกจ้าง: หากพนักงานถูกเลิกจ้าง นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยตามกฎหมายแรงงาน โดยพิจารณาจากระยะเวลาการทำงาน

เงินค่าชดเชยที่นายจ้างจะต้องชดเชย สามารถแบ่งออกเป็น 2 ส่วนใหญ่ ๆ และตามกฎหมายลูกจ้างต้องได้รับค่าชดเชย ดังนี้

• ค่าชดเชยเมื่อเลิกจ้างกรณีทั่วไป
  • หากลูกจ้างทำงานมายังไม่ถึง 120 วัน นายจ้างจะไม่จ่ายค่าชดเชยก็ได้
  • หากลูกจ้างทำงานมาแล้ว 120 วัน - 1 ปี นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยเท่ากับค่าจ้างการทำงาน 30 วัน ในอัตราสุดท้าย
  • หากลูกจ้างทำงานมาแล้ว 1 - 3 ปี นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยเท่ากับค่าจ้างการทำงาน 90 วัน ในอัตราสุดท้าย
  • หากลูกจ้างทำงานมาแล้ว 3 - 6 ปี นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยเท่ากับค่าจ้างการทำงาน 180 วัน ในอัตราสุดท้าย
  • หากลูกจ้างทำงานมาแล้ว 6 - 10 ปี นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยเท่ากับค่าจ้างการทำงาน 240 วัน ในอัตราสุดท้าย
  • หากลูกจ้างทำงานมาแล้ว 10 - 20 ปี นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยเท่ากับค่าจ้างการทำงาน 300 วัน ในอัตราสุดท้าย
  • หากลูกจ้างทำงานมาแล้ว 20 ปีขึ้นไป นายจ้างต้องจ่ายค่าชดเชยเท่ากับค่าจ้างการทำงาน 400 วัน ในอัตราสุดท้าย
• การนับระยะเวลา 
  • การนับระยะเวลาทำงานให้นับวันหยุด วันลา วันที่นายจ้างให้หยุดเพื่อประโยชน์ของนายจ้าง หรือเพื่อประโยชน์ของลูกจ้างต้องนับเวลาเข้าร่วมเป็นเวลาทำงานด้วย การนับระยะเวลา กฎหมาย บัญญัติว่า "เพื่อประโยชน์ในการคำนวณระยะเวลาการทำงานของลูกจ้างตามพระราชบัญญัตินี้ ให้นับวันหยุด วันลา วันที่นายจ้างอนุญาตให้หยุดงานเพื่อประโยชน์ของลูกจ้าง และวันที่นายจ้างสั่งให้ลูกจ้างหยุดงานเพื่อประโยชน์ของนายจ้าง รวมเป็นระยะเวลาการทำงานของลูกจ้างด้วย"
• ข้อยกเว้นที่นายจ้างไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย : ลูกจ้างไม่มีสิทธิได้รับค่าชดเชยในกรณีใดกรณีหนึ่ง ดังนี้
  1. ลูกจ้างลาออกเอง
  2. ทุจริตต่อหน้าที่หรือกระทำความผิดอาญาโดยเจตนาแก่นายจ้าง
  3. จงใจทำให้นายจ้างได้รับความเสียหาย
  4. ประมาทเลินเล่อเป็นเหตุให้นายจ้างได้รับความเสียหายอย่างร้ายแรง
  5. ฝ่าฝืนข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงาน หรือระเบียบ หรือคำสั่งของนายจ้างอันชอบด้วยกฎหมายและเป็นธรรม และนายจ้างได้ตักเตือนเป็นหนังสือแล้ว เว้นแต่กรณีที่ร้ายแรง นายจ้างไม่จำเป็นต้องตักเตือน ซึ่งหนังสือเตือนนั้นให้มีผลบังคับได้ไม่เกิน 1 ปี นับแต่วันที่ลูกจ้างได้กระทำผิด
  6. ละทิ้งหน้าที่เป็นเวลา 3 วันทำงานติดต่อกัน ไม่ว่าจะมีวันหยุดคั่นหรือไม่ก็ตาม โดยไม่มีเหตุอันสมควร
  7. ได้รับโทษจำคุกตามคำพิพากษาถึงที่สุดให้จำคุก
  8. กรณีการจ้างที่มีกำหนดระยะเวลาการจ้างไว้แน่นอน และนายจ้างเลิกจ้าง ตามกำหนดระยะเวลานั้น ได้แก่งานดังนี้
  • การจ้างงานในโครงการ เฉพาะที่มิใช่งานปกติของธุรกิจหรือ การค้าของนายจ้างซึ่งต้องมีระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของงานที่แน่นอน
  • งานอันมีลักษณะเป็นครั้งคราว ที่มีกำหนดงานสิ้นสุดหรือความสำเร็จของงาน
  • งานที่เป็นไปตามฤดูกาล และได้จ้างในช่วงเวลาของฤดูกาลนั้นซึ่งจะต้องแล้วเสร็จภายในเวลาไม่เกิน 2 ปี โดยนายจ้างได้ทำสัญญาเป็นหนังสือไว้ตั้งแต่เมื่อเริ่มจ้าง

2.2 กรณีลาออกเอง: ในกรณีที่พนักงานลาออกเองโดยไม่มีเหตุผลที่ทำให้นายจ้างต้องรับผิดชอบการชดเชย นายจ้างไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าชดเชยตามกฎหมาย แต่ควรเคลียร์การจ่ายเงินเดือน ค่าล่วงเวลา และโบนัสที่ค้างจ่ายทั้งหมดทันที

2.3 กรณีไม่บอกกล่าวล่วงหน้า

• ในกรณีนายจ้าง "ไล่ออก" ทันทีโดยไม่บอกล่วงหน้า ถือว่า นายจ้างทำผิดสัญญาจ้างแรงงาน นอกจากจะต้องจ่ายค่าชดเชยตามกรณีเลิกจ้างทั่วไป ตามข้อ 1 แล้ว (มาตรา 118) ยังต้องจ่ายค่าเสียหายจากการไม่บอกกล่าวล่วงหน้าด้วย ตามมาตรา 17/1 เป็นจำนวนเท่ากับค่าจ้างในอัตราที่ลูกจ้างได้รับอยู่อัตราสุดท้าย คิดเต็มจำนวนเสมือนหนึ่งว่านายจ้างได้บอกกล่าวล่วงหน้าให้เตรียมตัวก่อนออกจากงาน แต่ค่าเสียหายจำนวนนี้จะคิดอย่างมากที่สุด ไม่เกินค่าจ้างสามเดือน

3. การออกหนังสือรับรองการทำงาน

นายจ้างต้องออกหนังสือรับรองการทำงานให้พนักงานที่ลาออก ซึ่งหนังสือรับรองนี้จะต้องระบุรายละเอียดเกี่ยวกับระยะเวลาการทำงาน ตำแหน่งงาน และหน้าที่ที่ได้รับผิดชอบ เพื่อเป็นประโยชน์ต่อพนักงานในการสมัครงานในอนาคต

4. การออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)

นายจ้างต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้กับพนักงานสำหรับรายได้ที่ได้รับก่อนลาออก เพื่อให้พนักงานนำไปใช้ในการยื่นภาษีในปีนั้น การออกหนังสือรับรองนี้จะช่วยป้องกันความขัดแย้งในเรื่องการหักภาษีระหว่างนายจ้างและพนักงาน

5. การจัดการข้อมูลและทรัพย์สินของบริษัท

• นายจ้างต้องทำการรวบรวมข้อมูลและทรัพย์สินของบริษัทที่พนักงานเคยใช้หรือถือครอง เช่น คอมพิวเตอร์ เอกสาร บัตรผ่านเข้าออก หรืออุปกรณ์อื่น ๆ เพื่อป้องกันการสูญหายหรือการใช้ข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต
• ควรดำเนินการ ลบหรือระงับการเข้าถึงข้อมูลระบบ ของพนักงานที่ลาออก โดยเฉพาะข้อมูลที่สำคัญหรือเกี่ยวข้องกับความปลอดภัยขององค์กร เช่น อีเมล บัญชีผู้ใช้ระบบ ERP หรือข้อมูลที่อยู่ในคลาวด์

6. การยื่นเอกสารกับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (ถ้ามี)

• หากองค์กรมีการจัดตั้งกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ นายจ้างต้องดำเนินการยื่นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการยกเลิกสมาชิกภาพของพนักงาน และจ่ายเงินสมทบทั้งหมดที่สะสมไว้ให้กับพนักงานตามที่กำหนดในกองทุน

7. การส่งต่อความรับผิดชอบ (Handover)

• นายจ้างควรจัดให้พนักงานที่ลาออกมีการส่งต่องานและความรับผิดชอบไปยังพนักงานที่ยังคงอยู่หรือพนักงานใหม่ เพื่อให้การทำงานไม่ขาดตอนและสามารถดำเนินการได้อย่างต่อเนื่อง
• การทำ Exit Interview อาจช่วยให้นายจ้างได้รับข้อมูลที่มีประโยชน์เกี่ยวกับสาเหตุการลาออก และข้อเสนอแนะสำหรับการปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงานภายในองค์กร

8. การบอกกล่าวล่วงหน้า (Notice Period)

• พนักงานที่ลาออกควรบอกล่วงหน้าตามระยะเวลาที่ระบุในสัญญาจ้างงาน (โดยทั่วไปคือ 30 วัน) เพื่อให้นายจ้างมีเวลาเพียงพอในการหาพนักงานทดแทนและเตรียมการส่งต่องาน หากพนักงานไม่บอกกล่าวล่วงหน้า นายจ้างอาจพิจารณาหักค่าจ้างหรือค่าชดเชยตามที่ระบุในสัญญา

9. การดูแลความรู้สึกของทีมงานที่เหลืออยู่

• การลาออกของพนักงานอาจส่งผลกระทบต่อความรู้สึกและขวัญกำลังใจของทีมงานที่เหลืออยู่ นายจ้างควรชี้แจงถึงเหตุผลของการลาออกในกรณีที่จำเป็น และพยายามรักษาความรู้สึกที่ดีของทีมงาน เพื่อป้องกันการลาออกเพิ่มเติม

10. การป้องกัน Turnover

• นายจ้างควรใช้โอกาสนี้ในการประเมินสภาพแวดล้อมการทำงานและค้นหาสาเหตุที่อาจนำไปสู่การลาออกของพนักงาน การรับฟังความเห็นจากพนักงานที่ลาออกผ่านการ Exit Interview จะช่วยให้นายจ้างเห็นปัญหาที่อาจไม่ได้รับรู้มาก่อน เช่น ปัญหาเกี่ยวกับการทำงาน ความเครียด ความไม่สมดุลระหว่างชีวิตและงาน หรือปัญหาด้านการสื่อสารภายในองค์กร
• การวางกลยุทธ์เพื่อ ลดอัตราการลาออก (Turnover) โดยการให้รางวัล การให้โอกาสก้าวหน้า และสร้างสภาพแวดล้อมที่ส่งเสริมการพัฒนาและความสุขในการทำงาน จะช่วยรักษาพนักงานที่มีคุณภาพให้อยู่ในองค์กรนานขึ้น

การปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้จะช่วยให้นายจ้างสามารถจัดการกับการลาออกของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้น และส่งเสริมสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีภายในองค์กร