การ เลิกจ้างพนักงาน หรือการ ไล่ออก เป็นกระบวนการที่สร้างความตึงเครียดให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ทั้งตัวพนักงานที่ตกงาน หัวหน้าที่ต้องตัดสินใจ หรือกระทั่ง HR ที่ต้องดำเนินการ
ในฐานะหัวหน้าหรือ HR ที่ต้องสื่อสารเรื่องสำคัญกับพนักงาน โดยเฉพาะการแจ้งเรื่องเลิกจ้างพนักงานที่เต็มไปด้วยบรรยากาศกระอักกระอ่วนใจ หลายครั้งการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพก็สร้างความเข้าใจผิดเกิดขึ้นได้ 9 สิ่งที่ HR ไม่ควรทำ เมื่อต้องเลิกจ้างพนักงาน เพื่อที่ว่าการสื่อสารครั้งนี้จะเกิดประสิทธิภาพสูงสุด
1. ไม่แจ้งการเลิกจ้างแบบตัวต่อตัว
การไล่ออกเป็นกระบวนการที่สำคัญต่อองค์กร แต่กระทบกระเทือนจิตใจพนักงานมาก การเลิกงานไม่ควรกระทำผ่านเทคโนโลยีดิจิทัลเด็ดขาด ทั้งข้อความ อีเมล โทรศัพท์หรือแม้กระทั่งการสื่อสารแบบวิชวล เช่น Zoom, Google Meet หนทางที่ดีที่สุดคือการแจ้งให้ทราบผ่านการประชุมเจอหน้ากันตัวต่อตัว ซึ่งเป็นการให้เกียรติพนักงาน และเป็นมารยาทที่ดีในการทำงาน เพราะในกรณีที่พนักงานเข้าใจสถานการณ์ก็จะจากลากันด้วยความยินดี แต่หากไม่เป็นเช่นนั้น เราก็สามารถประเมินสถานการณ์ได้ว่า พนักงานรู้สึกอย่างไร
2. ไล่ออกโดยปราศจากการเตือน
การไล่ออกทันทีเป็นสิ่งที่ทำได้หากพนักงานกระทำความผิดร้ายแรง ทว่าการเลิกจ้างแบบทันทีในกรณีไม่ร้ายแรง อาจสร้างความไม่พอใจให้กับพนักงานได้ ทางที่ดีองค์กรควรมีแผนอื่นก่อน หากประสิทธิภาพการทำงานยังไม่มีการเปลี่ยนแปลง การตัดสินใจเลิกจ้างก็อาจเป็นทางออกสุดท้ายในการแก้ปัญหา ถือเป็นการให้โอกาสพนักงานในการปรับปรุงตัวเอง พัฒนาประสิทธิภาพในการทำงานไป และเป็นการปกป้องผลประโยชน์ในการถูกฟ้องร้องกลับกรณีถูกเลิกจ้างทันที
3. สนทนาโดยไม่มีพยาน
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือมีพยานในการประชุมเลิกจ้างด้วย โดยปกติแล้วพยานมักจะเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล หรือเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่มีประสบการณ์มากกว่าในการไล่คนออก ซึ่งจะช่วยอภิปรายกระบวนการต่าง ๆ ผลประโยชน์ หรือสิ่งที่พนักงานควรทำต่อไปหลังเลิกจ้างได้อย่างครบถ้วน สามารถมั่นใจได้ว่า พนักงานจะได้รับการปฏิบัติอย่างเป็นธรรม เพื่อป้องกันการฟ้องร้องทางคดีความที่อาจตามมาภายหลังได้
4. สนทนานานเกินความจำเป็น
แน่นอนว่าพนักงานทุกคนจะถามคุณว่า “ทำไม” ควรเตรียมคำตอบที่ตรงไปตรงมาและสรุปสถานการณ์ได้อย่างถูกต้องโดยไม่มีรายละเอียดหรือตำหนิพนักงาน สิ่งสำคัญอย่าลืมสอบถามรายละเอียดงานที่พนักงานทำค้างไว้ เพื่อให้พนักงานใหม่มาสานต่อการทำงานได้อย่างราบรื่นต่อไป
5. สร้างบรรยากาศกำกวม ไม่ชัดเจน
การแจ้งเรื่องการเลิกจ้างพนักงานควรแจ้งอย่างตรงไปตรงมา ชัดเจน เพราะหลายครั้งที่พนักงานมักไม่เชื่อว่าตัวเองจะถูกไล่ออก และไม่คิดว่าตัวเองสมควรถูกไล่ออก ฉะนั้นอย่าสร้างบรรยายกาศกำกวมเหล่านี้ให้เกิดขึ้น ก่อนยุติการประชุม บทสนทนาต้องครบถ้วนและหนักแน่น มีการพูดเรื่องการเลิกจ้างอย่างชัดเจนและมีเหตุผล ซึ่งต้องดำเนินการด้วยความเมตตาและเคารพพนักงาน แต่ต้องตรงไปตรงมา ว่าคุณได้ตัดสินใจยุติการจ้างงานเป็นที่เรียบร้อย
6. ปล่อยให้เข้าถึงการใช้ทรัพย์สินของบริษัท
เมื่อแจ้งการเลิกจ้างพนักงานเป็นที่เรียบร้อย ควรให้พนักงานส่งมอบทรัพย์สินของบริษัททันที
7. ปล่อยให้เข้าถึงพื้นที่ทำงานหรือเพื่อนร่วมงานของเขา
พนักงานหลายคนอารมณ์จะเปลี่ยนไปอย่างเห็นได้ชัดหลังถูกไล่ออก เพื่อเป็นการป้องกันไม่ให้พนักงานคนอื่นไม่พอใจหรือตกใจ หากพนักงานจะหยิบสิ่งของส่วนตัวกลับบ้านทั้งหมดทันที ให้รอจนถึงช่วงพัก ถ้าเป็นไปได้ควรเดินไปยังพื้นที่ทำงานพร้อมพนักงาน เพื่อมั่นใจได้ว่าพวกเขาจะไม่ลบหรือทำลายเอกสารสำคัญของบริษัทที่มีผลต่อการทำงานของพนักงานคนใหม่ พยายามให้พนักงานที่ลาออกลดการติดต่อกับเพื่อนพนักงานคนอื่น ๆ ในที่ทำงาน อย่าลืมว่าการรักษาศักดิ์ศรีของพนักงานควรมีความสำคัญสูงสุด
8. ยังอนุญาตให้พนักงานเข้าถึงระบบข้อมูลของบริษัท
ควรรีบการประสานงานกับฝ่าย IT เพื่อจำกัดการเข้าถึงข้อมูลสำคัญทางดิจิทัลของบริษัทด้วย ยุติการเข้าถึงระบบอิเล็กทรอนิกส์ของคุณของพนักงาน เพื่อป้องกันการก่อวินาศกรรมในระบบคอมพิวเตอร์
9. จบการประชุมเลิกจ้างด้วยบรรยากาศเชิงลบ
พยายามสิ้นสุดการประชุมด้วยความรู้สึกเชิงบวก ไม่ว่าพฤติกรรมของพวกเขาจะร้ายแรงขนาดไหน เราก็ควรส่งเสริมให้พวกเขาคาดหวังบทต่อไปในชีวิตที่ดีกว่าเดิม ไม่ใช่ช่วงเวลาการให้คำปรึกษา แต่เป็นการแสดงความเห็นอกเห็นใจและกำลังใจที่เราสามารถมอบให้ได้
ที่มา hrnote.asia
