ใกล้สินปีแล้ว หลายๆบริษัทคงจะมี Auditor หรือ ผู้ตรวจสอบบัญชี ทำการนัดเพื่อเข้ามาทำการตรวจนับสินค้าคงเหลือประจำปี Ending Inventory มีหลายท่านได้สอบถามเข้าเหมือนกันว่าธุรกิจไหนบ้างที่ต้องทำการตรวจนับสินค้าคงเหลือประจำปี Ending Inventoryเพื่อเตรียมสำหรับปิดงบการเงิน และหลังจากนั้น Auditor เข้าทำการตรวจสอบงบการเงิน
ธุรกิจประเภทไหนบ้าง ที่ต้องทำการตรวจนับสินค้า หรือตรวจนับสต๊อกสินค้า (Ending Inventory) ?
ตามมาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 2 (ปรับปรุง 2552) (ฉบับที่ 31 เดิม) เรื่อง สินค้าคงเหลือ ของ “สมาคมนักบัญชีและ ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย” ได้ให้คำนิยามว่า “สินค้าคงเหลือ” หมายถึง สินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods), สินค้าระหว่างผลิต (Work in Process) และวัตถุดิบ (Raw Material) ดังนั้น จึงสรุปได้ว่า ธุรกิจใดก็ตามที่มีสินค้าหรือวัตถุดิบในครอบครองล้วนต้องทำการ ตรวจนับสินค้าปลายปีทั้งสิ้น อาทิเช่น การผลิตสินค้า รับเหมาก่อสร้าง ซื้อมาขายไป การนำเข้าและส่งออก เป็นต้น
วัตถุประสงค์ของ มาตรฐานการบัญชี ฉบับที่ 2 (ปรับปรุง 2552) (ฉบับที่ 31 เดิม) เรื่อง สินค้าคงเหลือ เพื่อกำหนดวิธีปฏิบัติทางบัญชีสำหรับสินค้าคงเหลือ ประเด็นหลักของการบัญชีสำหรับสินค้าคงเหลือ คือ จำนวนต้นทุนที่จะรับรู้เป็นสินทรัพย์และยกยอดไปจนกว่า จะมีการรับรู้รายได้ที่สัมพันธ์กัน มาตรฐานการบัญชีฉบับนี้กำหนดแนวปฏิบัติในการคำนวณหา ต้นทุนของสินค้าคงเหลือและการรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในภายหลัง รวมทั้งการปรับลดมูลค่าสินค้าคงเหลือ ให้เท่ากับมูลค่าสุทธิที่จะได้รับ นอกจากนี้มาตรฐานการบัญชีฉบับนี้ยังให้แนวทางเกี่ยวกับวิธีการคำนวณหาต้นทุนของสินค้าคงเหลืออีกด้วย
หากตรวจนับสินค้าแล้วไม่ตรง หรือตรวจนับสต๊อกสินค้าแล้วไม่ตรง (Ending Inventory) แล้วพบผลต่าง ต้องทำยังไง ?
ควรหาสาเหตุของผลต่างจากการตรวจนับสินค้าว่าเกิดผลต่างมาจากสาเหตุใด ซึ่งอาจจะเกิดจากการนับผิดพลาด หรือ คลาดเคลื่อน, การบันทึกบัญชีซื้อและขายไม่ถูกต้อง เมื่อหาสาเหตุได้แล้ว ควรแก้ไขให้ถูกต้องโดยการปรับปรุงรายการให้ถูกต้องตามที่ได้มีการนับสินค้าไป
กรณีสินค้าสำหรับกรณีสินค้าสูญหาย ไม่ทราบสาเหตุ ต้องทำการปรับทางบัญชียังไง ?
กรณีสินค้าสูญหายไม่ทราบสาเหตุ เข้าลักษณะเป็นสินค้าขาดจากรายงานสินค้าและวัตถุดิบตามมาตรา 87(3) หรือมาตรา 87 วรรคสอง แห่งประมวลรัษฎากร ถือเป็นการขายสินค้าตามมาตรา 77/1(8)(จ) แห่งประมวลรัษฎากร บริษัทฯ มีหน้าที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มจากมูลค่า (VAT) ของสินค้าตามราคาตลาดของสินค้าที่สูญหายไปดังกล่าวตามมาตรา 79 และมาตรา 79/3(3) แห่งประมวลรัษฎากร
กรณีถูกโจรกรรม ต้องทำการปรับทางบัญชียังไง ?
กรณีสินค้าที่ซื้อมาเพื่อขายสูญหาย เนื่องจากถูกโจรกรรม และบริษัทฯ ได้แจ้งความไว้แล้ว หากสินค้าที่สูญหายดังกล่าวไม่มีการประกันหรือสัญญาคุ้มกันใดๆ ย่อมถือเป็นผลเสียหายเนื่องจากการประกอบกิจการ บริษัทฯ มีสิทธินำมูลค่าต้นทุนของสินค้าทั้งจำนวน ไปถือเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคลได้ ไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร แต่บริษัทฯ จะต้องมีหลักฐานที่เชื่อถือได้ เพื่อแสดงให้เห็นว่า สินค้านั้นได้สูญหายจริง และ ภาษีซื้ออันเกิดจากสินค้าที่สูญหายเนื่องจากถูกโจรกรรมไปนั้น เข้าลักษณะเป็นภาษีซื้อที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบกิจการ หากไม่ต้องห้ามตามมาตรา 82/5 แห่งประมวลรัษฎากร บริษัทฯ มีสิทธินำมาหักออกจากภาษีขายในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มตามมาตรา 82/3 แห่งประมวลรัษฎากรได้
ภาษีเงินได้นิติบุคคลกับการคำนวณราคาสินค้าคงเหลือในวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี
ราคาสินค้าคงเหลือในวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี ให้คำนวณตามราคาทุนหรือราคาตลาดแล้วแต่อย่างใดจะน้อยกว่า และให้ถือราคานี้เป็นราคาสินค้าคงเหลือยกมาสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ด้วยตามมาตรา 65 ทวิ (6) แห่งประมวลรัษฎากร ตามข้อเท็จจริงบริษัทคำนวณราคาสินค้าคงเหลือในวันสุดท้ายของรอบระยะเวลาบัญชี โดยคำนวณตามราคาตลาดที่ต่ำกว่า จึงให้ถือราคานี้เป็นราคาสินค้าคงเหลือยกมาสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีใหม่ตามมาตรา 65 ทวิ (6) แห่งประมวลรัษฎากร ทั้งนี้ บริษัทไม่ต้องนำผลต่างระหว่างราคาทุนและราคาตลาดมาบวกกลับในการคำนวณกำไรสุทธิของบริษัทแต่อย่างใด
ประเภทของการตรวจนับสต็อก (การตรวจนับสต๊อก มี 2 ประเภท)
1. การตรวจนับทั้งหมดในคราวเดียว (Physical Count)
วิธีการ คือ
1. ประกาศวันตรวจนับและแนวทางปฏิบัติในการตรวจนับอย่างชัดเจน
2. หยุดการ รับเข้า – จ่ายออก ของคลังสินค้า
3. ระดมพนักงานจากหน่วยงานต่างๆ เข้าร่วมช่วยตรวจนับ
4. สรุปการตรวจนับ และดำเนินการขออนุมัติปรับปรุง
5. โดยทั่วไป จะเป็นการตรวจนับประจำปี
ข้อดี คือ ทำการตรวจนับเพียงปีละ 1 ครั้ง
ข้อด้อย คือ สต๊อกไม่ตรง, ใช้บุคลากรจำนวนมากในการตรวจนับและใช้เวลานาน
อ้างอิง : อ.สมบัติ ศิริรักษ์
2. การตรวจนับแบบวนรอบ (Cycle Count)
วิธีการ คือ กำหนดกลุ่มสินค้าที่ต้องการตรวจนับ เช่น
1. จำแนกสินค้าเป็นกลุ่ม A B และ C (กลุ่ม A : ตรวจนับทุกเดือน / กลุ่ม B : ตรวจนับทุกไตรมาส /
กลุ่ม C : ตรวจนับทุกปี)
2. ตรวจนับสินค้าที่มียอดบันทึกเป็นศูนย์
3. ตรวจนับสินค้าที่มียอดบันทึกเป็นติดลบ
4. ตรวจนับสินค้ากลุ่มต่างๆ โดยไม่มีกำหนดการแน่ชัด เพื่อป้องกันขโมย
5. ใช้เวลาของพนักงานที่เหลือแต่ละวัน ตรวจนับสินค้าที่ใกล้กำหนดการจัดส่ง
ข้อดี คือ สต็อกได้รับการตรวจนับสม่ำเสมอ, พบปัญหาของสต็อกได้เร็วและแก้ไขได้ทันท่วงที
ข้อด้อย คือ พนักงานสต็อกต้องทำการตรวจนับบ่อย ตามรอบที่กำหนด
อ้างอิง : การเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการคลังสินค้า กรณีศึกษา บริษัท ภูมิไทย คอมซีส จำกัด, ปี 2555,
สุนันทา ศิริเจริญวัฒน์
เกร็ดความรู้กับธรรมนิติ : ประเภทของการตรวจนับสต๊อก
ป้องกันความผิดพลาด นับสต๊อกสินค้าได้แม่นยำ ทำตาม 5 วิธีนี้!
“การรักษาความแม่นยำของสต๊อกสินค้าคงคลัง ถือว่าเป็นสิ่งที่ท้าทายอันยิ่งใหญ่ของผู้ค้าปลีกที่ต้องเผชิญในทุกวันนี้”
การนับรอบสต็อกสินค้าคืออะไร?
- พิจารณาช่วงเวลาการนับ
- เช็คสินค้าบนชั้นวางและสินค้าคงคลังให้ละเอียด
- การเริ่มนับ
- ดำเนินการปรับปรุงสินค้าในสต็อก
- ผลพลอยได้จากการนับรอบสินค้า
ไม่ว่าคุณจะเปิดร้านค้าปลีกแบบไหนก็ตาม ในแต่ละวันคุณอาจจะต้องเจอกับ สินค้ามีจำนวนไม่พอขายบ้าง สินค้าไม่ตรงกันกับจำนวนในเอกสารบ้าง ซึ่งมันก็อาจจะมาจาก.. ความผิดพลาดของพนักงาน, การเปลี่ยนแปลงสินค้า, สินค้ามีความเสียหาย, และปัญหาอื่น ๆ อีกมากมาย ทุกกระบวนการที่เราพูดมา.. มันง่ายมากเลยที่สินค้าจะหายไปจากคงคลังก่อนที่คุณจะรู้ตัว’
เคล็ดลับป้องกันจำนวนที่ผิดพลาดของสินค้า
โดยการใช้ Cycle Counting หรือ “การนับสต็อกสินค้าเป็นรอบ” ให้เกิดความแม่นยำมากที่สุด ตามมาดูกันค่ะว่าจะต้องทำยังไงบ้าง
การนับสต็อกสินค้าเป็นรอบคืออะไร?
การนับสต็อกสินค้าเป็นรอบ (Cycle Counting) คือการนับจำนวนสินค้าบางส่วนอย่างต่อเนื่อง โดยหลักการคือจะต้องนับบ่อย ๆ ซึ่งอาจจะนับเป็นรายวัน หรือรายสัปดาห์ก็ได้
เป้าหมายคือ ทำขึ้นเพื่อไม่ให้คุณต้องนับสินค้าคงคลังทั้งหมดภายในทีเดียว ซึ่งอาจทำให้มีสต็อกตกค้าง รวมถึงต้องหยุดกิจการหลายวันเพื่อนับสต็อก อีกทั้งยังเพิ่มความแม่นยำของสินค้าในสต็อกได้มากกว่าเดิมด้วย
1. พิจารณาช่วงเวลาการนับ
อย่างที่เราได้บอกตั้งแต่แรกนะคะ ว่าการนับสต็อกสินค้า จะต้องนับเฉพาะบางส่วน สิ่งที่คุณควรทำอย่างแรกเลยคือ “วางแผนว่าจะนับสินค้าส่วนไหนก่อนในช่วงเวลาที่กำหนด” โดยขอนำวิธีมาให้เลือกดังนี้
ผู้เชี่ยวชาญด้านการค้าปลีกและสินค้าคงคลังส่วนใหญ่ แนะนำให้ใช้วิธี ABC เพื่อแบ่งประเภทสินค้าที่จะนับ ซึ่งการนับแบบนี้ จะนับสินค้าที่มีมูลค่าสูงสุด (หรือแพงที่สุด) บ่อยกว่าสินค้าประเภทอื่น
วิธีการนับจะเป็นดังนี้
- เอาสินค้าส่วนที่แพงที่สุดไว้กลุ่ม A , เอาสินค้าส่วนที่แพงรองลงมาไว้กลุ่ม B, เอาสินค้าส่วนที่ถูกที่สุดไว้ C
- จากนั้นกำหนดว่าแต่ละกลุ่มจะได้ถูกนับบ่อยแค่ไหน แต่เราขอแนะนำให้นับกลุ่ม A บ่อยสุด
ภาพตัวอย่างตารางการนับสินค้า จาก vendhq https://www.vendhq.com/blog/cycle-counting-101-retailers-guide-partial-stock-takes-inventory-accuracy/
อีกสิ่งหนึ่งที่คุณควรพิจารณาคือ การนับ Stock สินค้าในช่วงฤดูกาล ถ้าสินค้าประเภทไหนอยู่ในช่วงฤดูกาลนั้น ๆ ก็ต้องนับบ่อยขึ้น
Matthew Hudson ผู้เชี่ยวชาญด้านการค้าปลีกเขียนไว้ใน The Balance ว่า “ ควรแก้ไขข้อผิดพลาดของสินค้าที่ขายอยู่ในปัจจุบัน เพราะผลประโยชน์ที่แท้จริงจะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคุณสามารถจัดการทุกอย่างได้แบบตรงจุดทันที ในขณะที่สินค้ากำลังขายดีอยู่ “
(อ้างอิงจาก thebalancesmb ) 5 Best Practices for Inventory Cycle Counts
พูดง่าย ๆ คือ การนับสต็อกจะต้องนับสินค้าให้อัพเดทตามปัจจุบันในช่วงของฤดูกาลนั้น ๆ
ลองมาดูตัวอย่างที่อาจจะช่วยให้เข้าใจง่ายขึ้นกัน หากคุณเปิดร้านมินิมาร์ท
- ในช่วงเทศกาลปีใหม่ สินค้าที่จะขายดีมาก ๆ คือ กระดาษห่อของขวัญ, ริบบิ้น, สก็อตเทปใส, หมวกคริสต์มาส
- ในเทศกาลสงกรานต์ จะมีสินค้าที่ต้องนำมาสต็อกอย่างเช่น ปืนฉีดน้ำ, ซองใส่มือถือกันน้ำ, แว่นตากันน้ำ, แป้ง และอื่น ๆ
แน่นอนว่าสินค้าเหล่านี้ บางอย่างมันสามารถเก็บเข้าคลังไว้ขายในปีหน้าได้ ในช่วงใกล้เทศกาลนั้น ๆ คุณก็จะต้องนับสต็อกบ่อยเป็นพิเศษ และช่วงเวลาแบบ Real-time ก็จะต้องนับถี่กว่าเดิมเพื่อเช็คว่าสินค้าเพียงพอต่อลูกค้าหรือไม่นั่นเองค่ะ
คุณสามารถนับสินค้าในสต็อกแบบตามใจได้ค่ะ แต่ต้องนับแบบเป็นระบบด้วยนะ
ตัวอย่างเช่น
- นับตามตำแหน่งที่ตั้งอยู่บนชั้นวางสินค้า ในส่วนนี้คุณอาจจะดูจากแผนภาพ Planogram ก่อนก็ได้ เพื่อจะได้ดูตำแหน่งแบบภาพรวมอย่างละเอียดก่อน แล้วเริ่มนับจากชั้นวางที่ 1-3 ก่อน วันถัดมาอาจจะนับจากชั้นวางสินค้าที่ 4-6 ก็ได้
- นับสต๊อกตามยี่ห้อ อันนี้ก็ขึ้นอยู่กับว่าผลิตภัณฑ์ไหนมีความสำคัญกับคุณมากที่สุด แต่ไม่ว่าคุณจะนับสต๊อกแบบใด คุณก็จำเป็นต้องทำทุกอย่างให้เป็นระบบและเป็นแบบแผนซะก่อน เพื่อความรอบคอบ จะได้ไม่ผิดพลาดทีหลังนะคะ
2. เช็คสินค้าบนชั้นวางและสินค้าคงคลังให้ละเอียด
ในกรณีจะพูดถึงร้านค้าที่มี ระบบซอฟต์แวร์ POS ที่มันจะตัดสต็อกอัตโนมัตินะคะ แน่นอนว่าการนับรอบสินค้านั้น ถ้าคุณมีซอฟต์แวร์ POS มันจะช่วยให้ง่ายขึ้นในการนับและตรวจเช็คสินค้า
แต่อย่าลืมว่าบางครั้งมันอาจจะมีความผิดพลาด คุณจึงต้องเข้าไปตรวจเช็คสินค้าจริงบน ชั้นวางสินค้า และเช็คสินค้าคงคลังให้ละเอียดอีกที
ตรวจสอบว่าไม่มีสินค้าชิ้นไหนที่บาร์โค้ดพัง สินค้าได้รับการติดฉลากบาร์โค้ดอย่างถูกต้องทุกอัน เพื่อให้มั่นใจว่าจำนวนสินค้ามันตรงกับจำนวนในระบบจริง ๆ
3. การเริ่มนับ
ในการเริ่มนับ “สต็อกสินค้า” คุณจะต้องเช็คให้แน่ใจว่า การเติมสต๊อก, ใบสั่งซื้อสินค้า, การโอนสินค้าเข้าคลัง หรือกระบวนการเกี่ยวกับการจัดเรียงสินค้าทั้งหมดนั้นให้นิ่งมากที่สุดซะก่อน จึงจะเริ่มนับได้ค่ะ
ต่อมาต้องดูสินค้าในระบบไปด้วย และนับสินค้าจริงไปด้วยพร้อม ๆ กัน โดยขั้นตอนนี้อาจจะกำหนดให้มีคน 2 คนแยกกันนับ แล้วนำข้อมูลที่ได้มาเปรียบเทียบกัน เพื่อให้ทราบว่าตัวเลขตรงกันหรือไม่ ถ้าไม่ตรงก็ตรวจสอบตรงจุดนั้นอีกครั้งเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง
4. ดำเนินการปรับปรุงสินค้าในสต็อก
พอนับเสร็จแล้วให้ตรวจสอบว่าทุกอย่างตรงกันไหม ทีนี้ก็กำหนดแนวทางที่คุณจะดำเนินการต่อไป
เช่น ถ้าสังเกตว่าจำนวนตัวเลขมันไม่ตรงกันกับระบบ สิ่งที่ควรคิดต่อมาคือ ควรจัดระเบียบให้มากขึ้นไหม? , มีการโจรกรรมเกิดขึ้นหรือไม่?
การแก้ไขทำได้โดยการ.. เวลาจัดสต็อกก็ให้หมั่นตรวจสอบจำนวนสินค้ากับตัวเลขในระบบเป็นประจำ เพื่อไม่ให้เกิดความคลาดเคลื่อนตามมา
5. ผลพลอยได้จากการนับรอบสินค้า
จุดประสงค์หลักของการนับรอบสินค้าในสต็อกคือ ‘การรักษาความถูกต้องของสินค้าคงคลังให้ตรงกัน’
แต่ผลประโยชน์ที่ตามมาก็คือ
- คุณจะบริหารร้านได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- ร้านค้าจะมีระบียบมากยิ่งขึ้น
- ป้องกันการโจรกรรมที่จะเกิดขึ้นได้รัดกุมมากขึ้น
สรุป
หากคุณนำวิธีการนับรอบสินค้าแบบนี้ไปใช้กับร้านค้าปลีกของคุณ และทำเป็นประจำอย่างต่อเนื่อง สินค้าคงคลังของคุณจะมีความถูกต้องและแม่นยำสูงมาก รวมถึงมีความผิดพลาดเกิดขึ้นน้อยมาก เพราะมีการตรวจสอบสินค้าอยู่ตลอดเวลา และยังมีประโยชน์อื่นๆคือ ร้านค้าจะเป็นระเบียบ ไม่มีการขโมยเกิดขึ้น อีกทั้งคุณก็ไม่ต้องหยุดหลาย ๆ วันเพื่อทุ่มเทให้กับการนับสต๊อกสินค้าทั้งหมดอีกด้วย
ที่มา https://pnstoretailer.com/5-tips-stock-management/ และ https://www.accconsultingservice.com/ending-inventory/
ขอบคุณแหล่งที่มาเพิ่มเติมจาก
- Cycle Counting 101: A Retailer’s Guide to Partial Stock-Takes and Inventory Accuracy by vendhq
- Cycle Counting กับการแก้ปัญหาโลจิสติกส์ by cities.trueid.net
- 5 Best Practices for Inventory Cycle Counts by thebalancesmb
