เผลอแป๊บเดียวก็สิ้นเดือนแล้ว วันสิ้นเดือนสำหรับเจ้าของธุรกิจคงไม่ใช่เรื่องแฮปปี้เท่าไรนัก เพราะมีหลายสิ่งที่ต้องทำในวันสิ้นเดือน ทั้งสรุปบัญชี จ่ายเงินเดือน และวางแผนสำหรับเดือนหน้า ถ้าใครยังไม่รู้ว่าทุก ๆ สิ้นเดือน เราควรจัดการกับบัญชีธุรกิจอย่างไร เราควรอ่านงบอะไร และต้องเตรียมตัวอะไรบ้าง ลองมาดู Check-List สิ่งที่เจ้าของธุรกิจต้องทำทุกๆ สิ้นเดือนว่ามีอะไรบ้างไปพร้อมๆ กัน
1. เช็คบัญชี
ในหนึ่งเดือนที่ผ่านมา เราอาจจะไม่ได้สนใจว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้าง เพราะในแต่ละวันมันช่างยุ่งเหลือเกิน อย่าลืมใช้เวลาตอนสิ้นเดือน เช็ค 5 เรื่องนี้ ให้มั่นใจว่าเรารู้สถานะของรายการต่างๆ ในกิจการเป็นอย่างดี
- นับเงินสด = เงินสดที่เหลืออยู่ในมือมีเท่าไร อยู่ในบัญชีเพียงพอไหม
- สรุปลูกหนี้ = ว่าใครค้างหนี้เราบ้าง และค้างนานเท่าไร ถ้าค้างนานจะทวงถามอย่างไรดี
- นับสินค้าคงเหลือ = นับสินค้าทุกชิ้นที่เหลืออยู่ว่ามีจำนวนเท่าไร สภาพเป็นอย่างไร สินค้าไหนควรรีบระบาย
- สรุปเจ้าหนี้ = เจ้าหนี้เรามีใครบ้าง และแต่ละคนถึงกำหนดชำระเมื่อไร จำเป็นต้องขอผ่อนผันบ้างไหม
- สรุปเงินกู้ = ผ่านมาหนึ่งเดือน ผ่อนชำระแล้วเหลือหนี้สินจากเงินกู้อยู่เท่าใด และอีกนานเท่าไรจะปลดหนี้ได้
การเช็คบัญชีทั้ง 5 เรื่องนี้ เป็นเรื่องที่ช่วยให้เราทราบสถานะของกิจการ รวมไปถึงช่วยเช็คความถูกต้องของรายการต่างๆ ไปพร้อมกัน สมมติว่าเราควรมีเงินสด 1 แสนบาท แต่นับจริงได้ 50,000 บาท เราคงสงสัยแล้วใช่ไหมว่าเงินสดที่หายไปเกิดจากอะไร และถ้าทุกสิ้นเดือนไม่เคยนับเงินสดเลย กว่าจะรู้ตัวอีกทีก็ปลายปีเสียแล้ว รายการอื่นๆ ก็เช่นกัน การตรวจนับและสรุปบัญชีทุกๆ เดือนนั้น ทำให้เราเจอข้อผิดพลาดได้เร็วขึ้น และแก้ไขปรับปรุงได้ทันเวลามากขึ้น
2. อ่านงบการเงิน
สามงบการเงินที่ต้องอ่านเป็นประจำทุกสิ้นเดือน คือ
- งบกำไรขาดทุน = เพื่อเช็คว่ากิจการมีรายได้เข้ามามากกว่าค่าใช้จ่ายไหม ถ้าใช่ คือเดือนนี้เรามีกำไรแล้ว
- งบกระแสเงินสด = เพื่อเช็คว่ากิจการมีเงินเหลือเท่าไร และเงินเข้ามามากกว่าเงินออกหรือไม่
- งบดุลหรืองบแสดงฐานะการเงิน = เพื่อเช็คว่าเรามีสินทรัพย์ทั้งหมด มากกว่าหนี้สินหรือไม่ ถ้าใช่ก็ยังถือว่ามีความมั่นคงอยู่
สามงบนี้ถึงเราจะทำไม่เป็น แต่เราต้องอ่านเป็น เพราะการอ่านงบการเงิน เป็นวิธีเดียวที่จะรู้ว่าธุรกิจกำลังไปได้ดีหรือไม่ และตัวเลขจากบัญชีนั้นไม่เคยหลอกใคร
เมื่อเช็คบัญชี 5 เรื่อง และอ่านงบการเงิน 3 งบแล้ว เราคงจะพอมีไอเดียว่าเดือนที่ผ่านมา ผลประกอบการธุรกิจเป็นยังไงบ้าง มีเงินเหลือเพียงพอไหม และยังมีฐานะการเงินที่มั่นคงอยู่หรือเปล่า จากนั้นสิ่งที่ขาดไม่ได้ คือ การวางแผนสำหรับการใช้เงินในเดือนถัดไป เพราะตัวเลขทางบัญชีเป็นข้อมูลในอดีตที่บอกเล่าเรื่องราวที่เกิดขึ้นแล้ว แต่ในอนาคตเราอยากให้กิจการดำเนินไปในทางไหน ขึ้นอยู่กับเราวางแผนเอง เพราะบางครั้งเราคงไม่อยากทำอะไรเดิม ผิดซ้ำๆ ที่เดิม เหมือนคำที่ว่า “ประวัติศาสตร์ซ้ำรอย” อย่างแน่นอน
ที่มา Zero to Profit
