มั่นใจในข้อมูลการเงินของคุณด้วยการทำ Bank Reconciliation

หากไม่ทำ Bank Reconciliation หรือการกระทบยอดบัญชีธนาคาร ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นได้มีดังนี้:

1. ข้อมูลบัญชีไม่ถูกต้อง

การไม่ตรวจสอบหรือกระทบยอดรายการเงินฝากและถอนในบัญชีธนาคารอาจทำให้ข้อมูลในบัญชีไม่สอดคล้องกับยอดเงินที่แท้จริงในธนาคาร ทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนในรายงานการเงินและเอกสารทางบัญชี

2. การบริหารการเงินไม่เป็นไปตามแผน

ข้อมูลทางบัญชีที่ผิดพลาดอาจทำให้ผู้บริหารวางแผนการเงินไม่ตรงตามความเป็นจริง ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อการดำเนินธุรกิจ เช่น การลงทุนที่ไม่เหมาะสมหรือการจัดสรรงบประมาณที่ไม่สอดคล้องกับสภาพคล่องจริง

3. การไม่สามารถปิดงบการเงินได้

หากยอดในบัญชีแยกประเภทไม่ตรงกับยอดในบัญชีธนาคาร การปิดงบการเงินจะมีความยุ่งยาก เนื่องจากเอกสารทางการเงินไม่สอดคล้องกันและอาจทำให้ต้องเสียเวลาในการค้นหาความผิดพลาดเพื่อทำการปรับปรุง

4. เกิดข้อผิดพลาดจากรายการที่ถูกบันทึกผิดหรือข้ามขั้นตอน

รายการฝากหรือถอนเงินที่อาจถูกบันทึกผิดพลาด ข้ามขั้นตอน หรือถูกละเลย จะไม่ถูกตรวจพบจนกระทั่งมีการกระทบยอด ทำให้เกิดข้อผิดพลาดในเอกสารทางบัญชี การไม่ทำ Bank Reconciliation อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในข้อมูลทางการเงิน ทำให้ผู้บริหารวางแผนการเงินไม่ถูกต้อง ไม่สามารถปิดงบการเงินได้ และอาจเกิดข้อผิดพลาดในการบันทึกรายการ ดังนั้นการกระทบยอดบัญชีธนาคารเป็นกระบวนการที่จำเป็นในการรักษาความถูกต้องของข้อมูลทางการเงิน และช่วยให้การบริหารจัดการทางการเงินเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

การทำ Bank Reconciliation มีขั้นตอนที่สำคัญเช่น ตรวจสอบยอดเปิดบัญชี เทียบรายการฝากและถอน ตรวจสอบรายการหักอัตโนมัติจากธนาคาร และแก้ไขรายการที่บันทึกผิดพลาด ผลการกระทบยอดจะช่วยให้ยอดบัญชีในกิจการตรงกับบัญชีธนาคาร สร้างความมั่นใจในความถูกต้องของข้อมูลทางการเงิน

ขั้นตอนการทำ Bank Reconciliation

1. ตรวจสอบยอดเปิดบัญชี ตรวจสอบยอดเงินเปิดบัญชีใน Bank Statement ให้ตรงกับยอดเงินคงเหลือในบัญชีของกิจการ ณ วันเริ่มต้นงวดการกระทบยอด

2. ตรวจสอบรายการฝากเงิน เทียบรายการฝากเงินใน Bank Statement กับเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ใบเสร็จรับเงิน หากพบว่ามีรายการฝากเงินที่ยังไม่ได้บันทึก ให้บันทึกในบัญชีของกิจการ

3. ตรวจสอบรายการถอนเงิน เปรียบเทียบรายการถอนเงินใน Bank Statement กับเอกสาร เช่น ใบสำคัญจ่าย หากพบว่ามีรายการจ่ายเงินที่ยังไม่ได้บันทึกในบัญชี ให้บันทึกเพิ่มเติม

4. ตรวจสอบรายการหักเงินอัตโนมัติจากธนาคาร รายการที่ธนาคารหักเงิน เช่น ค่าธรรมเนียมธนาคาร ให้บันทึกในบัญชีของกิจการหากยังไม่ได้บันทึก

5. ตรวจสอบรายการฝากผิดหรือถอนผิด หากพบว่ามีรายการฝากหรือถอนที่ไม่ตรงกับเอกสารของกิจการ ต้องตรวจสอบและแก้ไขให้ตรงกับ Bank Statement

6. ตรวจสอบยอดคงเหลือปลายงวด หลังจากทำการเทียบยอดและแก้ไขรายการต่าง ๆ ให้ตรงกันแล้ว ควรตรวจสอบยอดเงินปลายงวดในบัญชีธนาคารให้ตรงกับยอดในบัญชีของกิจการ

ตัวอย่างการกระทบยอด

บัญชีธนาคาร (Bank Statement)

      ยอดเงินต้นงวด: 100,000 บาท

      รายการฝากเงิน: 50,000 บาท

      รายการถอนเงิน: 20,000 บาท

      ค่าธรรมเนียมธนาคาร: 500 บาท

      ยอดปลายงวด: 129,500 บาท

บัญชีในกิจการ (Book Balance)

      ยอดเงินต้นงวด: 100,000 บาท

      รายการฝากเงิน: 45,000 บาท

      รายการถอนเงิน: 20,000 บาท

      ยอดปลายงวด: 125,000 บาท

ผลการกระทบยอด

มีรายการฝากเงิน 5,000 บาทที่ยังไม่ได้บันทึกในบัญชีของกิจการ

มีค่าธรรมเนียมธนาคาร 500 บาทที่ยังไม่ได้บันทึกในบัญชีของกิจการ

เมื่อบันทึกค่าธรรมเนียมธนาคารและเงินฝากที่ยังไม่ได้บันทึกเข้าไป ยอดปลายงวดในบัญชีของกิจการจะตรงกับยอดใน Bank Statement

"Bank Reconciliation ช่วยเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบบัญชี เพิ่มความโปร่งใสและลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาด"

“การทำ Bank Reconciliation ช่วยให้เจ้าของธุรกิจมั่นใจได้ว่าข้อมูลทางการเงินถูกต้องและสามารถวางแผนการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อป้องกันความเสี่ยงทางธุรกิจในระยะยาว”