การเก็บรักษา e-Tax Invoice & e-Receipt
ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการจัดทำให้อยู่ในรูปแบบข้อมูล อิเล็กทรอนิกส์ จึงต้องเก็บข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์และต้องเก็บไว้ตามระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด
ต้องเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ไว้ตามมาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งกำหนดให้เก็บรักษาไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี แต่ไม่เกิน 7 ปี กรณีอยู่ระหว่าง การตรวจสอบภาษีอากรจะต้องเก็บไว้จนกว่าการตรวจสอบภาษีอากรจะแล้วเสร็จ
เมื่อผู้ประกอบการเข้าสู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ เจ้าหน้าที่สามารถเรียกดูข้อมูลที่มีอยู่ในระบบของกรมสรรพากร ซึ่งสามารถใช้ในการบริหารจัดเก็บภาษีอากรได้ โดยไม่ต้องขอเอกสารหรือข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จากผู้ประกอบการ เว้นแต่กรณีมีเหตุอันควรสงสัย
เมื่อผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการได้รับเอกสารใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบไฟล์ PDF ที่มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ผู้รับข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์มีหน้าที่ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล รวมถึงตรวจสอบลายมือชื่อดิจิทัลด้วย เพื่อเป็นการพิสูจน์ ความถูกต้องของผู้จัดทำเอกสารและใช้ในการตรวจสอบว่าข้อมูลไม่ถูกแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง
ผู้ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ หรือผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการที่ได้รับใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์จะต้องเก็บรักษาไว้ในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ดังนี้
- ข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์นั้น สามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง
- ได้เก็บรักษาข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์นั้น ให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นอยู่ในขณะที่ได้สร้าง ส่ง หรือได้รับข้อมูลนั้นหรืออยู่ในรูปแบบที่สามารถแสดงข้อความที่สร้าง ส่ง หรือได้รับให้ปรากฏอย่างถูกต้องได้ และได้เก็บรักษาข้อความส่วนที่ระบุถึงแหล่งกำเนิด ต้นทางและปลายทางของใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนวันและเวลาที่ส่งหรือได้รับข้อความดังกล่าว
การส่งข้อมูล e-Tax Invoice & e-Receipt
ผู้ประกอบการสามารถเลือกช่องทางการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรให้เหมาะสมกับสภาพธุรกิจและความพร้อมของผู้ประกอบการ ได้ตามช่องทางดังนี้
- Host to Host เป็นการเชื่อมต่อระบบคอมพิวเตอร์เพื่อนำส่งข้อมูลโดยตรงกับกรมสรรพากร เหมาะสำหรับผู้ประกอบการขนาดใหญ่ ที่มีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก
- Service Provider เป็นการนำส่งข้อมูลผ่านผู้ให้บริการตัวแทนที่ได้รับอนุมัติจากกรมสรรพากร เหมาะสำหรับผู้ประกอบการขนาดใหญ่และขนาดกลาง ที่มีปริมาณข้อมูลจำนวนไม่มากนัก และไม่สะดวกในการจัดส่งข้อมูลด้วยตนเอง
- Upload File เป็นการนำส่งข้อมูลผ่านเว็บไซต์กรมสรรพากร เหมาะสำหรับผู้ประกอบการขนาดเล็ก ที่มีปริมาณข้อมูลจำนวนไม่มากนัก
ผู้ประกอบการสามารถเปลี่ยนช่องทางการนำส่งข้อมูลได้ตามความเหมาะสมของตนเอง โดยไม่ต้องแจ้งการเปลี่ยนแปลงต่อกรมสรรพากรแต่อย่างใด
ข้อมูลที่ต้องนำส่งกรมสรรพากรประกอบด้วย
- ใบกำกับภาษีเต็มรูป ตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากร
- ใบเพิ่มหนี้ ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร
- ใบลดหนี้ ตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร
- ใบเสร็จรับเงิน ตามมาตรา 105 ทวิ แห่งประมวลรัษฎากร
ต้องจัดทำให้อยู่ในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แบบ XML File ตามข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่จำเป็นต่อธุรกรรม ทางอิเล็กทรอนิกส์ ว่าด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการซื้อขายสินค้าและบริการ (ขมธอ.3-2560) เวอร์ชัน 2.0 และต้องลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) หากข้อมูลไม่ถูกต้องระบบจะปฏิเสธการรับข้อมูล ต้องแก้ไขให้ถูกต้องและนำส่งใหม่อีกครั้ง
กรมสรรพากรจะแสดงข้อความตอบรับทันทีที่หน้าจอในขณะที่ทำรายการสำเร็จ นอกจากนี้ผู้ประกอบการสามารถตรวจสอบผลการนำส่งข้อมูล (Tracking) ผ่านระบบบริการของกรมสรรพากรได้
การยกเลิกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์เดิมเพื่ออกใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ ให้เป็นไปตามข้อ 22 ของประกาศอธิบดีกรมสรรพากร (ฉบับที่ 15) เรื่อง กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขในการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ โดยต้องนำส่ง
ข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ให้กรมสรรพากร
การนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรให้นำส่งข้อมูลเฉพาะในส่วนที่เป็นข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น
ข้อมูลใบกำกับภาษีอย่างย่อ ไม่ต้องนำส่งให้กรมสรรพากร
การส่งมอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ต้องส่งมอบด้วยวิธีการ ทางอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น ซึ่งต้องเป็นไปตามมาตรา 22 แห่งพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2551 (ฉบับที่ 3 และ 4) พ.ศ. 2562
ผู้ประกอบการยังคงต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไข เกี่ยวกับการจัดทำรายงานภาษีซื้อภาษีขายตามประมวลรัษฎากรกำหนด ทั้งนี้หากมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติกรมสรรพากรจะมีประกาศเป็นกฎหมายให้ทราบต่อไป
ผู้ประกอบการจัดทำใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ตามระเบียบกรมสรรพากรว่าด้วยการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2560 และส่งมอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ด้วยวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ หากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการประสงค์ขอรับในรูปแบบกระดาษ สามารถพิมพ์เป็นกระดาษได้โดยต้องปรากฏข้อความ “เอกสารนี้ได้จัดทำและส่งข้อมูลให้แก่กรมสรรพากรด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์” ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากร (ฉบับที่ 15)เรื่อง กำหนดหลักเกณฑ์ วิธีการ และเงื่อนไขในการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์
กรณีดังกล่าวถือว่าผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการได้ส่งมอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ด้วยวิธีทางอิเล็กทรอนิกส์ผู้ซื้อหรือผู้รับบริการต้องเก็บรักษาข้อมูลด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์
ผู้ประกอบการยังคงมีหน้าที่ยื่นแบบ ภ.พ.30 ตามประมวลรัษฎากรเช่นเดิม
ข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งได้ลงลายมือชื่อดิจิทัลด้วยวิธีการตามที่กรมสรรพากรกำหนด จะต้องอยู่ในรูปแบบ ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (XML File) สามารถนำส่งข้อมูลในรูปแบบ .xml หรือ .zip โดยต้องมีขนาดไม่เกิน 3 เมกะไบต์ และนำส่งได้ครั้งละ 1 ไฟล์
การนำส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ หรือใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ไม่สามารถนำส่งรวมกันได้ ต้องแยกตามประเภทของเอกสารโดยมีข้อกำหนดของไฟล์ที่จะทำการอัปโหลด ดังนี้
1. ขนาดไฟล์ต้องไม่เกิน 3 MB
2. ประเภทเอกสารต้องเป็นไฟล์ XML หรือไฟล์ XML ที่อยู่ในรูปแบบ ZIP เท่านั้น โดยไฟล์เอกสารที่นำส่งรูปแบบไฟล์ XML ก่อนทำการบีบอัดใน รูปแบบไฟล์ ZIP จะต้องมีขนาดไฟล์ไม่เกิน 15 MB
ข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ และใบรับอิเล็กทรอนิกส์เมื่อนำส่งให้กรมสรรพากรแล้ว จะไม่สามารถทำการยกเลิกได้ ผู้ประกอบการต้องจัดทำข้อมูลที่ถูกต้องและดำเนินการส่งข้อมูลอีกครั้ง
20 December 2023
View
845
