การบริหารคลังสินค้า (Warehouse Management) คืออะไร
การบริหารคลังสินค้า (Warehouse Management) คือ การจัดการและควบคุมคลังสินค้าเพื่อให้การเคลื่อนย้าย การจัดเก็บ และการส่งสินค้ามีประสิทธิภาพและเป็นระเบียบเรียบร้อย ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินธุรกิจ ปัญหาที่ผู้ประกอบการมักพบคือ การบริหารคลังสินค้าที่ไม่มีความเป็นระเบียบ ทำให้การเคลื่อนย้ายสินค้าทำได้ยาก การค้นหาสินค้าลำบาก และการตรวจสอบสต็อกผิดพลาดบ่อยครั้ง
หากปัญหานี้ถูกปล่อยทิ้งไว้นานจะไม่เพียงแค่ทำให้เกิดความสับสนภายในคลังสินค้าเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบต่อความเชื่อมั่นของลูกค้าด้วย สิ่งที่สร้างความประทับใจให้กับลูกค้าไม่ใช่เพียงคุณภาพของสินค้าเท่านั้น แต่รวมถึงความรวดเร็วในการจัดส่งและความถูกต้องในการดำเนินงาน หากมีการส่งออเดอร์ผิดพลาดหรือจัดการล่าช้า ลูกค้าอาจเปลี่ยนใจไปหาคู่แข่งได้
ดังนั้น เพื่อให้สามารถส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว การบริหารจัดการคลังสินค้าจึงมีความสำคัญมาก นอกจากจะช่วยสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าแล้ว ยังช่วยในการจัดเก็บสินค้าให้อยู่ในพื้นที่ที่จัดสรรอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้การเช็คสต็อก ควบคุมคุณภาพสินค้า และการเคลื่อนย้ายสินค้าทำได้สะดวกยิ่งขึ้น และยังช่วยป้องกันปัญหาการหยิบสินค้าผิดพลาด ควบคุมต้นทุนในการจัดเก็บและขนส่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5 เทคนิคจัดการคลังสินค้า เคล็ดลับสำคัญที่เจ้าของธุรกิจต้องรู้
เพื่อให้สินค้ามีจำนวนเพียงพอต่อความต้องการของตลาด ผู้ประกอบการจึงจำเป็นต้องสต็อกผลิตภัณฑ์ในคลังสินค้าอย่างมาก ซึ่งหากขาดการบริหารที่มีประสิทธิภาพ อาจก่อให้เกิดปัญหาในหลายกระบวนการดังนั้น มาดู 5 เทคนิคในการจัดการคลังสินค้าให้มีประสิทธิภาพ ปรับปรุงระบบภายใน และกระจายสินค้าได้อย่างราบรื่น
1. WMS ซอฟต์แวร์สำคัญตอบโจทย์คลังสินค้ายุคใหม่
WMS (Warehouse Management Software) คือซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อการบริหารจัดการคลังสินค้าโดยเฉพาะ ช่วยเชื่อมโยงระบบต่างๆ เพื่อการวางแผนและจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพนอกจากนี้ยังสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ทำให้ผู้ประกอบการหรือผู้จัดการสามารถตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ได้สะดวกผ่านระบบออนไลน์ โดยไม่จำเป็นต้องไปตรวจสอบจุดต่างๆ ด้วยตนเอง คุณสมบัติของ WMS ประกอบด้วย:
-
ระบบเชื่อมโยงเครือข่ายภายใน (Data Network Flow) ระบบนี้เชื่อมโยงเครือข่ายระหว่างคลังสินค้า ผู้ผลิต ศูนย์กระจายสินค้า และลูกค้าเข้าด้วยกัน ให้สามารถติดตามสถานะของสินค้าได้อย่างละเอียด เพื่อคาดการณ์ระยะเวลานำส่งหรือช่องว่างในการจัดเก็บสินค้าได้อย่างสะดวก
-
ระบบตรวจสอบสินค้าคงคลัง (Inventory Control) ระบบนี้ช่วยในการตรวจสอบการไหลเวียนของสินค้าภายในคลัง นับจำนวน ติดตามสถานะของสินค้า จัดการเรียงลำดับการจำหน่ายสินค้าจากใหม่ไปเก่าเพื่อป้องกันปัญหาสินค้าค้างคลัง นอกจากการติดตามสินค้าแล้ว ข้อมูลที่ได้รับยังทำให้ทราบว่าภายในคลังยังมีพื้นที่ว่างพอเก็บสินค้าได้อีกหรือไม่ และสินค้าใดที่มีการเคลื่อนย้ายบ่อย ช่วยให้กำหนดตำแหน่งการจัดวางสินค้านั้นๆ ให้สะดวกต่อการเคลื่อนย้าย ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้พื้นที่ได้ดียิ่งขึ้น
-
ระบบตรวจรับและจัดการข้อมูล (Receiving) ระบบนี้คอยรับข้อมูลการสั่งซื้อจากลูกค้าอย่างอัตโนมัติ ทำให้ทราบว่าสินค้าชิ้นนั้นถูกสั่งซื้อเมื่อใด จำนวนเท่าใด ลูกค้าคือใคร และสามารถพิมพ์บาร์โค้ดเพื่อเตรียมการนำส่งได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
-
ฐานข้อมูลการเก็บสินค้า (Put-away) ระบบนี้ช่วยตรวจสอบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้า เช่น ขนาดของสินค้า น้ำหนัก พื้นที่ที่ยังว่าง รวมถึงความเหมาะสมของพื้นที่ที่ใช้จัดเก็บ
-
ฐานข้อมูลการหยิบจับเคลื่อนย้ายสินค้า (Order Picking) ระบบนี้เชื่อมโยงกับระบบตรวจรับข้อมูลจากลูกค้า โดยจะแจ้งตำแหน่งของสินค้าที่ถูกสั่งซื้อ เพื่อให้เจ้าหน้าที่เคลื่อนย้ายสินค้าเข้าสู่กระบวนการนำส่งต่อไป
-
ระบบตรวจสอบจำนวน (Cycle Count) ระบบนี้สามารถตรวจสอบและนับจำนวนสินค้าแต่ละประเภทแบบ Real Time เพื่อนำไปสู่การประมวลผลด้านการเติมสต็อกสินค้า
สำหรับท่านที่กำลังมองหาระบบบริหารจัดการคลังสินค้าสำเร็จรูป Bplus WMS สามารถช่วยบริหารพื้นที่คลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ บริหารพื้นที่จัดเก็บ การหยิบ และการจัดส่ง อย่างชาญฉลาดเป็น Smart Warehouse ลดต้นทุนการจัดการ ลดการสูญเสีย ลดค่าใช้จ่าย เพิ่มความแม่นยำและรวดเร็วในการทำงาน ทำให้ใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและ บริหารพื้นที่คลังสินค้า ให้ได้ประโยชน์สูงสุด โดยช่วยงานพร้อม Bplus ERP ช่วยให้ ระบบคลังสินค้า บริหารจัดการได้อย่างครบวงจร
2. จัดสรรการทำงานด้วยระบบการบริหารแบบ 5S
การจัดสรรพื้นที่ภายในเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารคลังสินค้า พื้นที่ที่จัดการอย่างเป็นระบบและสะดวกต่อการใช้งานจะช่วยให้การดำเนินงานรวดเร็วและมีความผิดพลาดน้อยลง ขอแนะนำหลักบริหารแบบ 5S เพื่อการจัดการพื้นที่ภายในคลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้:
- Sort - จัดสินค้าให้เป็นระเบียบ คัดแยกสินค้าให้เป็นหมวดหมู่ แบ่งตามประเภทให้เรียบร้อย เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนในการจัดเก็บหรือนำส่งลูกค้า
- Set in Order - จัดพื้นที่ให้เป็นระบบ จัดสรรพื้นที่ภายในให้สามารถทำงานได้อย่างสะดวก ไม่เบียดเสียดหรือเหลือพื้นที่ว่างมากเกินไป
- Shine - พื้นที่ภายในต้องสะอาดตา พื้นที่ภายในควรทำความสะอาดทันทีหลังจากเสร็จสิ้นการทำงาน เพื่อลดการสะสมของฝุ่นผง ซึ่งเป็นปัญหาใหญ่ในคลังสินค้า ลดมลภาวะและเพิ่มความสะดวกสบายในการทำงาน
- Standardize - มีมาตรฐานในการทำงาน กำหนดมาตรฐานการทำงานที่เป็นระบบระเบียบ และเน้นย้ำให้บุคลากรทุกคนปฏิบัติตาม เพื่อความปลอดภัยและความรวดเร็วในการทำงาน
- Sustain - เอาใจใส่ในการทำงาน ผู้ประกอบการควรให้ความใส่ใจและเข้ามาตรวจสอบการทำงานภายในคลังสินค้าเป็นประจำ เพื่อมองเห็นปัญหาที่เกิดขึ้นและหาทางแก้ไขได้อย่างทันท่วงที
3. ตรวจสภาพความพร้อมของอุปกรณ์เป็นประจำ
อีกหนึ่งสาเหตุที่ทำให้การทำงานในคลังสินค้าเกิดความล่าช้าคืออุปกรณ์หรือเครื่องจักรที่เสื่อมสภาพ ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ดังนั้น ควรมีการตรวจสภาพความพร้อมของอุปกรณ์เป็นประจำการตรวจสอบอุปกรณ์อย่างสม่ำเสมอยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยในการทำงานของบุคลากร และยืดอายุการใช้งานของเครื่องจักรได้อีกด้วย
4. จัดสอนบุคลากรให้มีความเตรียมพร้อม
ในคลังสินค้ามีบุคลากรจำนวนมากที่ต้องร่วมมือกันดำเนินงาน เพื่อให้เข้าใจระบบการทำงานอย่างละเอียด ผู้ประกอบการจึงจำเป็นต้องจัดการสอนและอบรมบุคลากรทั้งหมดให้มีความเตรียมพร้อมสูงสุด
การชี้แจงและอบรมเกี่ยวกับระบบภายในก่อนเริ่มงานจริง จะทำให้บุคลากรสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ช่วยให้การสื่อสารระหว่างพนักงานมีความเข้าใจตรงกัน ลดโอกาสการทำงานผิดพลาดที่อาจนำไปสู่ความล่าช้าได้
สามารถใช้เอกสารชี้แจงระบบภายในต่างๆ หรือจัดสัมมนาใหญ่เพื่อให้บุคลากรเข้าใจตรงกันทั้งบริษัท แม้ว่าจะใช้เวลาในการทำงานไปบ้าง แต่พื้นฐานความรู้ที่มั่นคงของพนักงานจะส่งผลดีต่อบริษัทในระยะยาว
5. ติดตามความคืบหน้าของกระบวนการอย่างต่อเนื่อง
แม้ว่ากระบวนการจัดการที่กล่าวมาจะตอบโจทย์มากเพียงใด ก็ไม่ได้หมายความว่าจะเห็นผลได้ในทันที ดังนั้น ผู้ประกอบการจึงต้องติดตามกระบวนการต่างๆ อย่างใกล้ชิด เพื่อประเมินผลลัพธ์และตรวจสอบว่ามีปัญหาใดเกิดขึ้นหรือไม่ และปรับใช้เพื่อให้เข้ากับการทำงานภายในคลังสินค้าของคุณ
การบริหารคลังสินค้าที่ดีจะช่วยจัดระเบียบสินค้าจำนวนมาก ลดแรงงานและเวลา เพิ่มความถูกต้องและแม่นยำในการจัดส่งสินค้า การบริหารคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงช่วยให้การตรวจสอบสต็อกและควบคุมคุณภาพสินค้าเป็นเรื่องง่ายขึ้น แต่ยังส่งผลให้การขนส่งเป็นไปอย่างรวดเร็วและส่งสินค้าถึงมือลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ที่มา www.tot.co.th/sme-tips
