ในธุรกิจ Trading Company หรือ Manufacturing การตรวจนับสินค้าคงเหลือเป็นสิ่งสำคัญ เพราะสินค้าคงเหลือจะมีมูลค่าสูงในงบการเงิน ดังนั้นบริษัทควรให้ความสนใจ และจัดให้มีวิธีการควบคุมภายในเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือที่ดี และวิธีการควบคุมภายในวิธีหนึ่งที่สำคัญก็คือการตรวจนับสินค้าคงเหลือ เพราะเป็นวิธีที่ทำให้บริษัททราบว่าสินค้าคงเหลือมีอยู่จริง และจำนวนถูกต้องตรงกับที่ฝ่ายคลังสินค้าและบัญชี อีกทั้งสภาพของสินค้าอยู่ในสภาพที่พร้อมผลิตและพร้อมขาย ฉะนั้นบริษัทจึงต้องวางแผนและกำหนดวิธีการตรวจนับสินค้าคงเหลือให้ถูกต้อง โดยมีขั้นตอนที่สำคัญดังนี้
1.วางแผนก่อนนับสินค้าให้ครอบคลุมสินค้าคงเหลือทุกประเภท
- Trading Company ที่มีการจัดเก็บสินค้าหลายแห่งหรือมีหลายสาขา ต้องรวบรวมสินค้าคงเหลือที่มีอยู่กระจายหลายที่มาให้ครบถ้วน
- Manufacturing ที่มีสินค้าอยู่ในกระบวนการผลิต ได้แก่ วัตถุดิบ งานระหว่างทำ และสินค้าสำเร็จรูป บริษัทต้องตรวจนับให้ครบทุกกระบวนการผลิต รวมถึงสินค้าที่ค้างอยู่ในไลน์การผลิตด้วย และในวันตรวจนับบริษัทควรหยุดผลิตสินค้า เพราะถ้าผลิตไปพร้อมกับตรวจนับอาจทำให้สินค้าในแต่ละกระบวนการผลิตเคลื่อนที่ไปตลอด ส่งผลให้การตรวจนับอาจผิดพลาดได้ เช่น นับซ้ำ ลืมนับ ฯลฯ
- การกำหนดบุคลากรในการตรวจนับ ควรกำหนดให้เพียงพอต่อปริมาณสินค้าที่ตรวจนับ และต้องมีบุคลากรที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดูแลสินค้าร่วมตรวจนับด้วย
2. การดำเนินการขณะตรวจนับสินค้า
- ควรจัดเรียงสินค้าให้ง่ายต่อการตรวจนับ มี Tag ของสินค้าแต่ละประเภทติดกับตัวสินค้า
- สินค้าที่อยู่ใน List กับของจริงต้องมีจำนวนเท่ากัน และไม่มีสินค้าชนิดที่ไม่ถูกตรวจนับ หรือมีสินค้าแต่ไม่มีอยู่ใน List หรือมีอยู่ใน List แต่ไม่มีสินค้า
- ต้องตรวจดูสภาพสินค้าว่ามีสภาพสมบูรณ์ ไม่ชำรุดเสียหาย หมดอายุหรือเสื่อมสภาพ หากมีให้คัดแยกออกมาด้วย
3. เมื่อตรวจนับแล้วพบผลต่าง
- หาสาเหตุของผลต่าง ซึ่งอาจเกิดจากการนับผิดพลาด คลาดเคลื่อนหรือการบันทึกบัญชีซื้อและขายไม่ถูกต้อง หรือสินค้าสูญหาย
- เมื่อหาสาเหตุได้แล้ว ควรแก้ไขให้ถูกต้องโดยการปรับปรุงรายการ และสำหรับกรณีสินค้าสูญหาย อย่าลืมยื่นเสียภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับสินค้าที่ขาดเกินบัญชี
เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้ก็ถือว่าเสร็จสิ้นกระบวนการการตรวจนับสินค้าเหลือประจำปีแล้ว หวังว่าคงได้ประโยชน์และนำไปใช้ในการตรวจนับสินค้าในธุรกิจของคุณ
ที่มา www.daa.co.th คุณโสรยา ตินตะสุวรรณ์ บริษัท สอบบัญชีธรรมนิติ จำกัด
