เทคนิคการบริหารเงินสดให้มีสภาพคล่อง

10 กฎที่เจ้าของกิจการ SME ต้องปฎิบัติตามเพื่อการบริหารสภาพคล่อง หรือบริหารเงินสดหมุนเวียนในกิจการ ได้แก่

1.อย่าให้เงินสดขาดมือ ควรประมาณเงินสดขั้นต่ำไว้เผื่อฉุกเฉิน

2.คำนึงไว้เสมอว่าหัวใจในการดำเนินธุรกิจ SME คือ เงินสด ไม่ใช่กำไรหรือตัวเลขทางบัญชี

3.ตรวจสถานะเงินสดของกิจการเป็นประจำ ทั้งในปัจจุบัน และประมาณการ (เงินสดรับ เงินสดจ่าย)

4.ทำงานวันนี้ ควรบันทึกวันนี้ เพื่อความถูกต้องและไม่ล่าช้า

5.อย่าเพิกเฉยในการจัดทำงบกระแสเงินสด เป็นรายสัปดาห์ หรือรายเดือน

6.อย่าตรวจดูสถานะเงินใน Bank Statement หรือในสมุดบัญชีธนาคารเพียงอย่างเดียว

7.ต้องสามารถคาดการณ์ เงินสดสุทธิ ใน 6 เดือนข้างหน้าได้

8.เตือนตัวเองเสมอว่า ปัญหาทางการเงินในวันนี้ ไม่ได้เกิดจากสาเหตุในวันนี้ แต่เกิดจากปัญหาที่สะสมไม่ได้แก้ไข

9.ต้องทำงบประมาณเงินสด  (Cash Budget)

10.ไม่ควรหมกมุ่นกับเรื่องเงินสดมากจนละเลยการทำธุรกิจอื่นๆ

เทคนิคการบริหารเงินสดให้มีสภาพคล่อง

ธุรกิจไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีเงินสดในมือให้เพียงพอในการดำเนินธุรกิจได้ เปรียบเหมือนบุคคลทั่วไปที่จะออกจากบ้านไปทำงานหรือไปทำธุระอะไรก็ตาม หากในกระเป๋าสตางค์ไม่มีเงินหรือมีไม่ถึง 100 บาทคนนั้นก็คงไม่กล้าออกจากบ้านหรือออกไปแบบขาดความมั่นใจ ไม่กล้าซื้อหรือกินอะไรเลย ดังนั้นการทำธุรกิจก็เช่นกัน เงินสดในมือจึงมีความจำเป็นต้องมีไว้เพื่อเหตุผลดังนี้

1. เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ
2. เพื่อป้องกันเงินสดขาดมือ (เปรียบเหมือนคนทั่วไปที่จะต้องมีเงินเมื่อจะต้องออกจากบ้านนั่นเอง)
3. เพื่อสำรองไว้ในกรณีฉุกเฉิน
4. เพื่อไว้เก็งกำไร กรณีมีเงินสดเหลือก็เป็นโอกาสที่จะลงทุนระยะสั้นทำให้มีโอกาสได้ผลตอบแทนสูงได้

สำหรับเงินสดที่มาจากการดำเนินธุรกิจจะมาจาก 3 แหล่ง ที่สำคัญคือ

ส่วนที่ 1 มาจากทรัพย์สินหมุนเวียน ก็คือลูกหนี้การค้าที่ชำระเงินคืน และสินค้าคงเหลือเป็นพวกวัตถุดิบ สินค้าสำเร็จรูปที่เราขายออกไปได้นั่นเอง

ส่วนที่ 2 มาจากหนี้สินหมุนเวียน ก็คือเจ้าหนี้การค้าที่ให้เครดิตเทอมที่มีระยะยาวขึ้น หรือมาจากการได้รับเงินกู้ยืมระยะสั้นจากธนาคารหรือเจ้าหนี้อื่นๆที่ให้กู้เงิน

ส่วนที่ 3 มาจากทุนของเจ้าของ หรือจากผู้ถือหุ้น (กรณีเป็นนิติบุคคล) ซึ่งส่วนของทุนนี้มาจากการเพิ่มทุนให้กับธุรกิจเพื่อ  ให้มีเงินสดหมุนเวียนในมือมากขึ้น และในส่วนนี้เองจะรวมถึงกำไรจากการดำเนินงานด้วยเพราะกำไรที่เพิ่มขึ้นก็ทำให้เงินสดหมุนเวียนเพิ่มขึ้นตาม

เมื่อเราทราบว่าเงินสดในมือมาจากสามแหล่งนี้แล้ว เราก็ควรทราบถึงเทคนิคในการบริหารเงินสดจาก3 แหล่งนี้ด้วยเช่นกัน

เทคนิคในการบริหารเงินสดมีดังนี้

1. การจัดทำงบประมาณการเงินสด (Cash budget) เพื่อป้องกันไม่ให้เงินขาดมือ การจัดทำงบประมาณเงินสดนั้นเป็นการวางแผนการใช้เงินระยะสั้นในแต่ละเดือนโดยมีวิธีการลงบันทึกเงินสดรับว่าในเดือนนี้เราจะได้รับเงินสดจากการขายหรือจากแหล่งเงินไหนเป็นจำนวนเท่าไหร่ สำหรับเงินสดจ่ายเราก็จะบันทึกว่าในเดือนนี้เรามีรายการจ่ายอะไรบ้างเช่นจ่ายค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงาน ค่าใช้จ่ายในการผลิต หรือจ่ายหนี้ที่ต้องชำระในแต่ละเดือน เมื่อนำมาหักลบกันระหว่างเงินสดรับและเงินสดจ่าย เราก็จะทราบว่าจะมีเงินสดเหลือจำนวนเท่าไหร่ หากไม่มีเงินสดเหลือเพียงพอที่จะจ่ายได้ก็จะได้วางแผนจัดหาเงินสดมาได้ทันเวลา การจัดทำงบประมาณการเงินสดรับจ่ายนั้นจำเป็นอย่างมากสำหรับธุรกิจที่มีสภาพคล่องต่ำ มีเงินสดในมือจำนวนน้อย

2. เร่งขบวนการเก็บเงินให้เร็วขึ้น ในการดำเนินธุรกิจทั่วไปมีความจำเป็นที่ต้องให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อสินค้าจึงทำให้ธุรกิจจำเป็นต้องหาเงินมาเพื่อหมุนเวียนในลูกหนี้การค้าด้วย ยกตัวอย่างกิจการหนึ่งมียอดขายเดือนละ 100,000 บาทหากให้เครดิตเทอมนาน 30 วันก็ต้องหาเงินสดมาใช้หมุนเวียนในลูกหนี้การค้าเพิ่มอีก 100,000 บาท หากลูกหนี้ชำระไม่ตรงตามกำหนด กิจการนั้นก็ยิ่งจำเป็นต้องหาเงินสดมาเพิ่มในส่วนที่ลูกหนี้ยังไม่ชำระอีกด้วย กรณีที่เรามีความต้องการเงินสดมากขึ้นและต้องการใช้เงินด่วนเราก็สามารถใช้กลยุทธ์การให้ส่วนลดเงินสดกับลูกหนี้การค้าได้ โดยแจ้งตั้งแต่วันซื้อว่าหากเขาจ่ายเป็นเงินสดภายใน 7 วันเราก็จะให้ส่วนลดอีกร้อยละ 2 (2% ของยอดซื้อ) ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ผู้ซื้อที่ต้องการได้รับส่วนลดก็จะซื้อเงินสดทันทีหรือชำระภายใน 7 วัน วิธีการให้ส่วนลดนี้จะช่วยให้กิจการได้เงินสดเร็วขึ้นเราจะใช้ก็เฉพาะกรณีที่ต้องการเงินสดหรือขาดเงินทุนหมุนเวียน นอกจากการให้ส่วนลดเงินสดแล้ว เราควรใช้วิธีเร่งรัดหนี้สินควบคู่ไปพร้อมกันด้วย การเร่งรัดหนี้สินควรทำทันทีที่ลูกหนี้ครบกำหนดการชำระเงินแต่ยังคงผลัดผ่อนไม่ยอมชำระ ก็จำเป็นต้องติดตามทวงถามอย่างใกล้ชิดและระมัดระวังที่จะให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้รายนี้ในครั้งต่อไปด้วย

3. เร่งขบวนการเคลียร์ริ่ง (Clearing process) ให้เร็วขึ้น กรณีที่กิจการได้รับเช็คล่วงหน้าหรือเป็นเช็คของสาขาต่างจังหวัดก็ควรรีบส่งไปรอเคลียร์ริ่งที่ธนาคารให้ตรงกับวันที่ของเช็คโดยไม่ต้องรอให้ถึงวันนั้นแล้วค่อยไปธนาคารเพราะปัจจุบันธนาคารมีบริการด้านการดูแลการเคลียร์ริ่งเช็คให้กับลูกค้าแล้ว

4. เร่งการเก็บเงินลูกหนี้ที่จ่ายด้วยบัตรเครดิต วิธีนี้กิจการต้องรีบส่งบิลไปเรียกเก็บเงินกับธนาคารทันทีในวันรุ่งขึ้นที่ลูกค้ารูดบัตร นอกจากนั้นก็ควรใช้วิธีเจรจาขอลดค่าธรรมเนียมการใช้บัตรเครดิตด้วยเพื่อลดต้นทุนของกิจการ

5. ชะลอการจ่ายเงินสดออกให้ช้าที่สุด หากกิจการใดขาดสภาพคล่องและขาดเงินสดในมือก็มีความจำเป็นต้องพิจารณาว่ามีเจ้าหนี้รายใดที่จะสามารถเจรจาขอยืดอายุการชำระหนี้ให้ช้าลงได้ และมีรายจ่ายรายการใดที่ยังไม่จำเป็นต้องจ่ายได้บ้างก็อาจชะลอการชำระออกไปก่อน สำหรับสิ่งที่ต้องห้ามในการไม่จ่ายนั้นก็คือค่าแรง และเงินเดือนพนักงาน รวมทั้งหนี้ที่ครบกำหนดชำระของธนาคาร เพราะรายการเหล่านี้มีผลอย่างมากต่อกิจการ หากพนักงานนำไปพูดภายนอกทำให้กิจการเสียเครดิตได้และยังอาจเสียพนักงานที่ทำงานดีๆไปอีกด้วย นอกจากการพิจารณาเรื่องการชะลอจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้แล้วยังมีวิธีที่บริษัทใหญ่ๆมักนิยมใช้กันนั่นก็คือวิธีการกำหนดขั้นตอนการจ่ายเงินให้กับผู้ขายสินค้าให้กับบริษัทเช่น

• กำหนดวันวางบิลโดยกำหนดเดือนละหนึ่งถึงสองครั้ง
• กำหนดวันรับเงินให้ห่างกับวันวางบิลซึ่งสามารถยืดระยะเวลาการชำระเงินได้อีกและยังวางแผนการหาเงินสดได้ด้วย
• กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินเช่นต้องมีเอกสารเพิ่มเติมนอกจากแค่ใบวางบิลเท่านั้นเพื่อเพิ่มความยุ่งยากมากขึ้นทำให้การวางบิลอาจช้าลงได้

6. ควบคุมค่าใช้จ่าย เพื่อให้ได้เงินสดในมือที่เพิ่มขึ้น เราก็ควรวิเคราะห์รายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมดว่ามีรายการใดที่ยังลดค่าใช้จ่ายได้อีกเพื่อลดต้นทุนและยังสามารถได้เงินสดเพิ่มขึ้นได้ วิธีการลดค่าใช้จ่ายไม่ควรเกี่ยวข้องกับการลดคุณภาพของสินค้าหรือบริการเด็ดขาดควรเป็นการควบคุมให้ค่าใช้จ่ายอยู่ในเกณฑ์ที่สมเหตุสมผลเท่านั้น

7. จัดหาเงินสดใช้เฉพาะส่วนที่ต้องการเท่านั้น เนื่องจากการกู้เงินที่มากเกินความจำเป็นก็ต้องรับภาระดอกเบี้ยมากขึ้นเพราะเงินที่ได้มากขึ้นก็ไม่ได้ก่อเกิดประโยชน์อะไรต้องนำมาฝากในบัญชีออมทรัพย์หรือกระแสเงินสดที่ได้ดอกเบี้ยต่ำกว่าเงินกู้ที่ต้องเสียดอกเบี้ยในอัตราที่สูงกว่าด้วย

8. มีการกำหนดการเก็บเงินสดในมือที่เหมาะสม วิธีนี้เราจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลการใช้เงินในอดีตที่ผ่านมาว่าจะต้องมีเงินสดในมือจำนวนเท่าใดที่ทำให้ไม่ขาดสภาพคล่อง

เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการฝ่ายการเงินที่ประสบปัญหาขาดสภาพคล่องหรือมีสภาพคล่องต่ำจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องทำงบประมาณการเงินสด (งบกระแสเงินสด) เพื่อวางแผนการจัดหาเงินทุนหมุนเวียนให้เพียงพอ รวมทั้งการใช้เทคนิคทั้ง 8 วิธีที่ได้กล่าวมาข้างต้นในการบริหารเงินสดเพื่อให้มีต้นทุนที่ถูกด้ว

ที่มา : กรมส่งเสริมอุตสาหกรรม

การเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารเงินสดในยุควิกฤติโควิด-19

Cash is king คือคำกล่าวที่สำคัญในทางการเงิน หมายถึง เงินสดเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งในการจัดการทางการเงิน เพราะเงินสดเป็นทรัพยากรที่ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินกิจการต่างๆ ในธุรกิจให้เป็นไปอย่างราบรื่น แม้จะเป็นคำกล่าวในสภาวะธุรกิจทั่วๆ ไป แต่ในยุคโควิด-19 ที่เกิดขึ้นนี้ ทำให้เรายิ่งตระหนักถึงความสำคัญของเงินสดเพิ่มมากขึ้น เพราะโดยทั่วไปเมื่อเรานึกถึงเงินสด เรามักจะนึกถึงสภาพคล่องของธุรกิจในการมีเงินสดให้เพียงพอสำหรับดำเนินธุรกรรมต่างๆ

แต่ในอีกด้านหนึ่งก็คือ การถือเงินสดไว้จำนวนมากๆ อาจนำไปสู่การสูญเสียโอกาสที่จะได้รับผลตอบแทนที่สูง เพราะการถือเงินสดไว้ในมือไม่ได้สร้างผลตอบแทนอะไร หรือผลตอบแทนร้อยละศูนย์ และหากนับผลกระทบที่เกิดจากเงินเฟ้อรวมเข้าไปด้วย ยิ่งจะทำให้รู้สึกว่ามีการสูญเสียมูลค่ามากยิ่งขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป และหากเป็นธุรกิจขนาดใหญ่ผู้ถือหุ้นอาจจะรู้สึกว่าการที่บริษัทมีเงินสดมากเกินไปก็ควรจะนำมาจ่ายเป็นเงินปันผลให้มากขึ้น หรือควรนำเงินสดส่วนเกินไปซื้อหุ้นคืนเพื่อเพิ่มมูลค่าให้กับองค์กรน่าจะดีกว่าถือเงินสดไว้เฉยๆ

คำถามสำคัญก็คือธุรกิจควรจะถือเงินสดไว้มากน้อยแค่ไหน โดยทั่วไปเรามักจะแนะนำว่าธุรกิจควรถือเงินสดไว้เท่าที่จำเป็นเท่านั้น อย่างไรก็ตาม ในสภาวะวิกฤติเช่นโควิด-19 ในปัจจุบัน การสำรองเงินสดเพิ่มมากขึ้นอาจเป็นสิ่งที่ควรพิจารณา เพราะความไม่แน่นอนเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้า ความสามารถในการซื้อของลูกค้า หรือความผันผวนทางเศรษฐกิจอนาคตยังมีอีกมาก

นอกจากนี้ อาจจะไม่มีร้อยละที่ตายตัวสำหรับสัดส่วนของเงินสดที่บริษัทควรจะถือ เพราะแต่ละธุรกิจอาจจะมีลักษณะและโอกาสการลงทุนที่แตกต่างกัน และแต่ละบริษัทอาจจะต้องกำหนดสัดส่วนเงินสดที่เหมาะสมกับลักษณะของธุรกิจเอง อย่างไรก็ตาม เราสามารถแบ่งเป็นหัวข้อสำคัญในการบริหารเงินสดให้มีประสิทธิภาพได้ดังนี้

1.การเพิ่มความรวดเร็วในการเก็บเงินจากลูกหนี้การค้า ยิ่งเราสามารถเก็บเงินจากลูกค้าได้เร็วเท่าไร โอกาสที่เราจะสามารถนำเงินดังกล่าวมาใช้หมุนเวียนในธุรกิจก็มีมากยิ่งขึ้น และหากจำเป็นอาจมีการให้ส่วนลดเงินสดเพื่อให้ลูกค้าชำระเร็วขึ้น ทำให้ธุรกิจมีเงินหมุนเวียนได้ดีขึ้น

2.การควบคุมหรือลดจำนวนสินค้าคงคลัง (Inventory) ให้เหมาะสม เนื่องจากการมีสินค้าคงค้างจำนวนมากอาจนำไปสู่การใช้จ่ายเงินสดในหลายๆ ด้าน ซึ่งอาจรวมถึงค่าเช่าสถานที่จัดเก็บหรือเงินที่จมลงไปในสินค้าคงคลังที่มีจำนวนมาก ในขณะที่โอกาสขายสินค้าอาจมีน้อยลง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงวิกฤติโควิด-19 นอกจากนี้ อาจมีการพิจารณาควบคุมการผลิต หรือลดกำลังการผลิต อาจจะช่วยทำให้ควบคุมต้นทุนได้ดีขึ้นในสภาวะที่กำลังซื้อลดลง ก็จะเป็นอีกวิธีการหนึ่งที่ช่วยลดค่าใช้จ่ายที่เป็นเงินสดได้

3.การขอยืดระยะเวลาในการชำระหนี้ให้ยาวมากขึ้น แต่ควรระวังผลกระทบต่อความน่าเชื่อถือในด้านการชำระหนี้ต่อเจ้าหนี้ โดยอาจมีการพบปะเพื่อเจรจาต่อรองในเรื่องของการยืดระยะเวลากับเจ้าหนี้อย่างเป็นทางการ ทำให้มีการบริหารเงินสดจ่ายให้คล่องตัวมากขึ้น

4.การวางแผนและจัดการรายจ่ายที่เป็นเงินสดก้อนใหญ่ๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคต ซึ่งอาจจะเป็นตามรอบการชำระหนี้ให้กับเจ้าหนี้หรือการจ่ายเงินก้อนใหญ่สำหรับซื้อเครื่องจักรอุปกรณ์ใหม่ๆ ที่จำเป็น เพื่อให้สามารถเตรียมเงินสดไว้ได้อย่างเหมาะสม

5.หากองค์กรมีเงินสดที่ถือไว้มากและยังไม่มีโอกาสลงทุนใหม่ๆ ควรมองหาการลงทุนระยะสั้นๆ ที่มีความเสี่ยงต่ำ เพื่อเป็นการสร้างผลตอบแทนให้เกิดขึ้น ดีกว่าการถือเงินสดไว้โดยไม่ได้รับผลตอบแทนใดๆ

6.หากองค์กรมีสินทรัพย์ต่างๆ เช่น ที่ดิน อาคารสำนักงาน หรืออุปกรณ์บางอย่างที่ไม่ได้ใช้ก่อให้เกิดประโยชน์ในทางการค้าในขณะนี้  การขายหรือให้เช่าสินทรัพย์ดังกล่าวนั้นก็จะเป็นการเพิ่มกระแสเงินสดให้กับธุรกิจได้ เช่น ในช่วงที่หลายๆ ธุรกิจให้พนักงานทำงานจากบ้าน (Work from Home) อาจจะมีการให้เช่าพื้นที่สำนักงานให้กับธุรกิจอื่นๆ เข้ามาใช้เพื่อเป็นการเพิ่มรายได้

7.ในกรณีที่องค์กรมีปัญหาในเรื่องสภาพคล่อง อาจจะใช้วิธีการขายลูกหนี้การค้า (Factoring) หรือสินเชื่อแบบใช้ใบสั่งซื้อขอกู้ (The Invoice Financing) อาจจะเป็นวิธีอื่นๆ ที่สามารถช่วยให้บริษัทมีเงินเข้ามาหมุนเวียนก่อนได้ ช่วยเพิ่มสภาพคล่องให้ธุรกิจมีเงินทุนหมุนเวียนได้ดีขึ้น

8.การปรับราคาเพิ่มในบางรายการสินค้าเพื่อขยายมาร์จิ้น (Margin) ของธุรกิจในสินค้าบางรายการที่สามารถทำได้ให้มีกระแสเงินสดรับเพิ่มมากขึ้น แต่การปรับราคานี้ควรทำด้วยความระมัดระวัง เพื่อไม่ให้ลูกค้าเกิดความไม่พอใจ

9.การบริหารรายรับรายจ่ายที่เป็นเงินสดให้ชัดเจนและเป็นระบบ โดยอาจจะมีการบริหารเกี่ยวกับรอบกระแสเงินสดรับและจ่ายให้ใกล้เคียง ทำให้บริษัทไม่ต้องมีการเก็บเงินไว้มากเกินไป หรือขาดเงินสดในบางช่วงเวลา นอกจากนี้ อาจจะมีการคำนวณหา Cash Conversion Cycle หรือวงจรเงินสด  เพื่อให้เห็นว่ารอบระยะเวลาจากที่เริ่มมีการนำวัตถุดิบมาใช้ในการผลิตจนถึงวันที่ได้รับเงินสดกลับมานั้นใช้เวลาทั้งหมดกี่วัน เพื่อที่จะได้มีการพิจารณาให้เห็นว่ามีขั้นตอนใดบ้างที่สามารถปรับลดลงให้สามารถมีรอบวงจรเงินสดให้สั้นลงได้

10.การสร้างวัฒนธรรมและรักษาวินัยในการรับและจ่ายเงินสดอย่างเคร่งครัด โดยมีการกำหนดนโยบายการจัดการเงินสดให้ชัดเจน อาจจะมีการตั้งเป้าร้อยละของเงินสดที่เหมาะสมกับธุรกิจเอง และให้มีการสื่อสารให้ชัดเจนเพื่อให้คนในองค์กรเข้าใจเรื่องความสำคัญของการบริหารเงินสดที่ดี ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่การพยากรณ์รายได้และกำไรทำได้ยากลำบากเช่นในปัจจุบันด้วยปัญหาวิกฤติโควิด-19

โดยสรุปคือ เงินสดถือเป็นทรัพยากรที่สำคัญสำหรับทุกองค์กร เพื่อสนับสนุนการดำเนินการในขั้นตอนต่างๆ ของธุรกิจให้บรรลุตามวิสัยทัศน์และพันธกิจต่างๆ  และการจัดการเงินสดให้เหมาะสมไม่ใช่เรื่องยาก หากมีแผนงานที่ดีและมีการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ

ที่มา https://www.businesstoday.co/opinions/26/08/2020/48439/ และ https://www.gnosisadvisory.com/knowledge/บริหารเงินสด-smes/

เนื้อหาอื่นที่น่าสนใจ

การจัดทำงบกระแสเงินสดแบบง่าย

เคล็ดลับการบริหารกระแสเงินสด ให้เพิ่มสภาพคล่องธุรกิจ ต้องทำอย่างไร

การวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน

ตารางสรุป อัตราส่วน ทางการเงิน

สูตรสำเร็จตรวจเช็กสุขภาพการเงินธุรกิจ

6 กฎเหล็ก บริหารกระแสเงินสดให้ธุรกิจรุ่ง