สินค้าเป็นสินทรัพย์หมุนเวียนที่มีความสำคัญของกิจการ จึงต้องมีระบบการควบคุมภายในที่ดี รัดกุม และเหมาะสม เพื่อให้มีการควบคุมสินค้าตั้งแต่ต้นทางจนถึงจำหน่ายขายไปได้ และควบคุมสินค้าคงเหลือ กิจการจึงต้องจัดให้มีระบบควบคุมสินค้า โดยสรุป 17 ข้อดังนี้
- มีการจัดทำบัญชีคุมสินค้า ทั้งวัตถุดิบ สินค้าสำเร็จรูป และวัสดุโรงงาน โดยกฎหมายบัญชีก็มีกำหนดไว้ รวมถึงระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งกิจการต้องศึกษาข้อกำหนดของกฎหมายและจัดทำให้ถูกต้องทั้งรูปแบบ วิธีการ และระยะเวลา แม้แต่กิจการบริการที่กฎหมายมิได้บัญญัติไว้ แต่ในการควบคุมควรจัดทำบัญชีคุมวัสดุที่ใช้ในการบริการ เพื่อเป็นหลักฐานในการตรวจสอบป้องกันการทุจริต และการเบิกใช้เกินความจำเป็น
2. กระบวนการจัดซื้อทุกชนิด มีหน่วยงานหรือคณะกรรมการที่ทำหน้าที่จัดซื้อ ตรวจสอบเปรียบเทียบราคา คุณภาพการจัดหาผู้ขายที่มีคุณภาพและจริยธรรม ตรวจสอบการขอซื้อเป็นไปตามแผนการซื้ออยู่ในงบประมาณที่ได้รับอนุมัติมีแผนกตรวจรับสินค้าแยกจากแผนกจัดซื้อ แผนกคลังสินค้า และแผนกบัญชี
3. การตรวจรับมีคุณภาพ ตรวจสอบทั้งคุณภาพและปริมาณ มีการออกใบรับสินค้า ซึ่งมีหมายเลขพิมพ์เรียงลำดับไว้ หรือใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ในการตรวจรับ
4. คลังสินค้าได้มีการเก็บรักษาสินค้าไว้อย่างปลอดภัย มีผู้รับผิดชอบโดยตรงและมีหัวหน้าควบคุม ที่จัดเก็บเพียงพอและปลอดภัย การจัดเก็บสะดวกต่อการเบิกใช้ มีการ์ดคุมสินค้าสามารถตรวจนับจำนวนได้ตรงกับระบบควบคุม
5. การนำของออกจากคลังสินค้าจะทำได้ต่อเมื่อมีใบเบิก หรือใบส่งของ หรืออินวอยซ์/ใบกำกับภาษีตามวิธีการที่กิจการกำหนดไว้
6. มีการตรวจสอบโดยการตรวจนับสินค้าเป็นประจำสม่ำเสมอ โดยกำหนดสินค้าแต่ละชนิดจะได้รับการตรวจนับอย่างน้อยหนึ่งครั้ง ภายในหนึ่งปี
7. การตรวจนับสินค้าตัวจริงประจำปี กระทำโดยเจ้าหน้าที่ในแผนกคลังสินค้าร่วมกับแผนกบัญชีหรือแผนกอื่นที่ได้รับมอบหมาย รวมถึงเชิญผู้สอบบัญชีร่วมสังเกตการณ์ตรวจนับ
8. วัตถุดิบที่ซื้อมามีปัญหาและใช้ไม่ได้ จะต้องมีการรายงานและตรวจสอบสาเหตุทันที
9. การปรับปรุงบัญชีสินค้าจะต้องได้รับการตรวจสอบและอนุมัติจากผู้มีอำนาจ
10. กรณีที่มีผลต่างเกิดขึ้นมาก จะต้องมีการสอบสวนเพื่อหาสาเหตุ และหากพบว่ามีการทุจริต จะต้องมีผู้รับผิดชอบชดใช้
11. จัดทำรายงานเกี่ยวกับสินค้าคงเหลือประจำเดือน ในรายงานมีจำแนกเป็นสินค้าหมุนเวียนช้า สินค้าล้าสมัย สินค้าที่เกินปริมาณสูงสุดและน้อยกว่าจุดต่ำสุดที่กำหนดไว้ สินค้าชำรุดมีตำหนิ12. กำหนดจุดสั่งซื้อสินค้าแต่ละชนิด และปริมาณสินค้าที่ประหยัดได้ในการสั่งซื้อ
ที่มา ธรรมนิติ
