ตัวอย่าง บันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายที่นักบัญชีต้องรู้

บัญชีค่าใช้จ่ายเป็นหนึ่งในห้าประเภทบัญชีที่ทุกธุรกิจจำเป็นต้องมี อย่างไรก็ตาม การบันทึกประเภทค่าใช้จ่ายที่หลากหลายอาจทำให้นักบัญชีมือใหม่รู้สึกสับสนและประสบปัญหาได้ แต่ไม่ต้องกังวลเพราะ CPD Academy ได้เตรียมตัวอย่างการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายมาให้ศึกษากัน

ค่าใช้จ่ายคืออะไร?

ค่าใช้จ่ายเป็นการบันทึกการลดลงของประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในช่วงระยะเวลาของรายงานการเงิน หมายถึงการลดค่าของสินทรัพย์หรือเพิ่มขึ้นของหนี้สินที่ทำให้ส่วนของผู้ถือหุ้นลดลงโดยไม่รวมถึงการแบ่งปันให้กับเจ้าของโดยตรง ธุรกิจจำเป็นต้องบันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อมีการคาดการณ์ว่าจะเกิดการสูญเสียประโยชน์เชิงเศรษฐกิจในอนาคต เนื่องจากการลดลงของสินทรัพย์หรือการเพิ่มขึ้นของหนี้สิน ซึ่งสามารถประเมินมูลค่าได้อย่างน่าเชื่อถือ

ค่าใช้จ่ายแตกต่างจากสินทรัพย์ตรงที่มันสะท้อนถึงประโยชน์ที่ได้รับและใช้ไปทันทีในขณะที่สินทรัพย์ยังคงเก็บประโยชน์เหล่านั้นไว้สำหรับการใช้งานในอนาคต

ตัวอย่าง บันทึกบัญชีค่าใช้จ่าย และเอกสารที่ต้องใช้มีอะไรบ้าง?

1. ค่าเช่า

ไม่ว่าจะเป็นการเช่าที่ดิน เช่าอสังหาริมทรัพย์ เช่ารถ หรือว่าเครื่องใช้สำนักงาน ค่าใช้จ่ายเหล่านี้เมื่อเกิดขึ้นแล้ว ให้บันทึกตามขั้นตอนนี้ค่ะ

• เดบิต: ค่าเช่า (งบกำไรขาดทุน)

• เครดิต: เงินสดหรือธนาคาร (สินทรัพย์)

เอกสารประกอบ: สัญญาเช่า และใบแจ้งหนี้ค่าเช่า

ข้อควรรู้ : ต้องเช็กสัญญาเช่า และใบแจ้งหนี้ค่าเช่าให้ดี ว่ามีระยะเวลาครอบคลุมจากช่วงใดถึงช่วงใดบ้าง ไม่ควรรับรู้ค่าเช่าล่วงหน้าเป็นค่าใช้จ่ายเด็ดขาด ถ้ายังไม่ถึงงวด

2. ค่าสาธารณูปโภค

ค่าน้ำ ค่าไฟ สาธารณูปโภคของธุรกิจนั้น เกิดขึ้นอยู่เป็นประจำอยู่แล้ว ซึ่งในทุกๆ เดือนเรามีหน้าที่จะต้องจ่ายชำระให้หน่วยงานรัฐตามยอดใช้งานจริง

• เดบิต: ค่าสาธารณูปโภค (งบกำไรขาดทุน)

• เครดิต: บัญชีเจ้าหนี้ (หนี้สิน) หรือเงินสด (สินทรัพย์)

 เอกสารประกอบ: บิลค่าน้ำ บิลค่าไฟ

ข้อควรรู้: อย่าลืมวิเคราะห์ว่าค่าน้ำ ค่าไฟนั้นเป็นส่วนหนึ่งของประเภทค่าใช้จ่ายใด ตั้งแต่ ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่ายในการขาย และค่าใช้จ่ายบริหาร เช่น ถ้าเป็นค่าน้ำไฟโรงงานผลิต ก็จะเป็นส่วนนึงของต้นทุน ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายส่วนอื่น

3. เงินเดือนและค่าจ้าง

เงินเดือนและค่าจ้าง เป็นค่าตอบแทนการทำงานให้กับพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นแบบรายเดือน หรือรายวัน การคำนวณเงินเดือนอาจขึ้นอยู่กับการตกลงกับพนักงานตอนรับเข้าทำงาน บางทีนักบัญชีก็รับหน้าที่คำนวณเงินเดือนแทน HR เองเพราะบริษัทเล็ก

• เดบิต: เงินเดือนและค่าจ้าง (งบกำไรขาดทุน)

• เครดิต: เงินสดหรือธนาคาร (สินทรัพย์)

เอกสารประกอบ: บันทึกเงินเดือน, สลิปเงินเดือน

ข้อควรรู้: อย่าลืมว่าพนักงานทุกคนในออฟฟิศ กฎหมายกำหนดไว้ว่าต้องเข้าระบบประกันสังคม ให้เรียบร้อยด้วย และตาม พรบ. คุ้มครองแรงงานแล้ว เราต้องประมาณการหนี้สินค่าใช้จ่ายผลประโยชน์พนักงานกรณีเกษียณ หรือถูกให้ออกด้วย

4. ค่าโฆษณา

ค่าโฆษณาเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายในการขายที่ทำให้สินค้าเป็นที่รู้จัก และยอดขายเติบโต

• เดบิต: ค่าโฆษณา (งบกำไรขาดทุน)

• เครดิต: เงินสดหรือการโฆษณาแบบเติมเงิน (สินทรัพย์)

เอกสารสนับสนุน: ใบแจ้งหนี้การโฆษณาหรือสัญญา

ข้อควรรู้: การจ่ายค่าโฆษณาให้ Google หรือ Facebook เป็น plateform ต่างประเทศ ถ้ามีเอกสารเป็นชื่อบริษัทครบถ้วนก็สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายทั้งทางบัญชีและภาษีได้นะ

5. ค่าวัสดุสิ้นเปลือง

วัสดุสิ้นเปลือง เช่น น้ำยาล้างจาน น้ำยาล้างห้องน้ำ เครื่องเขียน หน้ากากอนามัยพนักงาน

• เดบิต: ค่าใช้จ่ายวัสดุสิ้นเปลือง (งบกำไรขาดทุน)

• เครดิต: บัญชีเจ้าหนี้ (หนี้สิน) หรือเงินสด (สินทรัพย์)

เอกสารประกอบ: ใบสั่งซื้อหรือใบเสร็จรับเงิน

ข้อควรรู้: ถ้าเป็นวัสดุสิ้นเปลืองที่เก็บไว้ใช้นาน แนะนำทำรายงานสินค้าวัสดุสิ้นเปลือง และบันทึกค่าใช้จ่ายตามจริงเมื่อใช้งาน

6. ค่าประกันภัย

ค่าประกันภัยที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ เช่น ประกันอัคคีภัย ประกันอทุกภัย ประกันความเสียหายจากบุคคลที่ 3 เป็นต้น

• เดบิต: ค่าประกันภัย (งบกำไรขาดทุน)

• เครดิต: ประกันภัยแบบเติมเงิน (สินทรัพย์)

เอกสารประกอบ: กรมธรรม์ประกันภัยหรือใบแจ้งหนี้ค่าเบี้ยประกันภัย

ข้อควรรู้ : ต้องเช็กสัญญาหรือกรมธรรม์ประกันภัยว่ามีระยะเวลาครอบคลุมจากช่วงใดถึงช่วงใดบ้าง ไม่ควรรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายเด็ดขาด ถ้ายังไม่ถึงงวด

7. ค่าเดินทาง

ค่าเดินทาง จากการเดินทางที่หนึ่งไปยังที่หนึ่งเพื่อประกอบธุรกิจ

• เดบิต: ค่าใช้จ่ายในการเดินทาง (งบกำไรขาดทุน)

• เครดิต: เงินสดหรือบัตรเครดิตที่ต้องชำระ (ความรับผิด)

เอกสารประกอบ: ใบเสร็จรับเงินการเดินทาง ใบแจ้งหนี้ หรือรายงานการเดินทาง

8. ค่าเสื่อมราคา

ค่าเสื่อมราคานั้นแตกต่างจากค่าใช้จ่ายอื่นๆ เพราะช่วงแรกจะบันทึกเป็นสินทรัพย์ตอนที่จ่ายเงินซื้อออกไป และทยอยรับรู้เป็นค่าใช้จ่ายเรียกว่า ค่าเสื่อมราคา ตลอดระยะเวลาอายุให้ประโยชน์

• เดบิต: ค่าเสื่อมราคา (งบกำไรขาดทุน)

• เครดิต: ค่าเสื่อมราคาสะสม (สินทรัพย์ตรงกันข้าม)

เอกสารประกอบ: ตารางการคิดค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์

9. ดอกเบี้ยจ่าย

• เดบิต: ดอกเบี้ยจ่าย (งบกำไรขาดทุน)

• เครดิต: ดอกเบี้ยจ่าย (หนี้สิน)

เอกสารประกอบ: สัญญาเงินกู้, ตารางคำนวณดอกเบี้ย

ข้อควรรู้: ดอกเบี้ยไม่ใช่ค่าใช้จ่ายตลอดไป

10. ค่าธรรมเนียมวิชาชีพ

ยกตัวอย่างเช่น ค่าทำบัญชี ค่าตรวจสอบบัญชี ค่าที่ปรึกษาบัญชี เป็นต้น

• เดบิต: ค่าใช้จ่ายค่าธรรมเนียมวิชาชีพ (งบกำไรขาดทุน)

• เครดิต: เงินสดหรือบัญชีเจ้าหนี้ (หนี้สิน)

เอกสารประกอบ: ใบแจ้งหนี้การบริการหรือสัญญา

ในการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายของธุรกิจ มีหลากหลายเอกสารที่ต้องใช้และวิธีการบันทึกที่แตกต่างกันไป ตัวอย่างของการบันทึกค่าใช้จ่ายอาจรวมถึงการจดบันทึกค่าวัสดุสิ้นเปลือง ค่าเช่า หรือค่าบริการต่างๆ เอกสารที่ต้องใช้ในการบันทึกค่าใช้จ่ายโดยทั่วไปรวมถึงใบเสร็จรับเงิน, ใบแจ้งหนี้, และสลิปการโอนเงิน ซึ่งเหล่านี้เป็นหลักฐานที่ยืนยันการเกิดค่าใช้จ่ายและจำเป็นต้องถูกเก็บรักษาไว้อย่างดีเพื่อการตรวจสอบในอนาคต

ที่มา blog.cpdacademy.co