เมื่อธุรกิจของคุณขยายใหญ่ขึ้น จากเดิมที่เป็นเพียงร้านค้าเล็กๆ ทำงานคนเดียว ขยับมาเป็นร้านขนาดใหญ๋หรือขยับมาเป็นรูปแบบนิติบุคคล ห้างหุ้นส่วนหรือรูปแบบบริษัท ที่จะมีฝ่ายบัญชีแยกออกมาเพื่อดูแลรับผิดชอบเรื่องของงานบัญชีโดยตรง ดังนั้นเรื่องหนึ่งที่ควรทำเช่นกันคือ "การจัดทำระบบเงินสดย่อย"
“เงินสดย่อย” คือ เงินสดที่ธุรกิจกันเอาไว้ในแต่ละเดือนเป็นจำนวนเท่าๆ กันและสามารถปรับเปลี่ยน เพิ่ม/ลด ได้แล้วแต่วัตถุประสงค์ของกิจการ โดยจะเป็นวงเงินที่ไว้ใช้สำหรับการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ของกิจการที่ต้องจ่ายเป็นเงินสด เช่น ค่าพาหนะ ค่าชา กาแฟ นิตยสาร หรือ หนังสือพิมพ์ เป็นต้น ซึ่งจะต้องมีการกำหนด “ผู้รักษาเงินสดย่อย” ที่รับผิดชอบขึ้นมา
“ผู้รักษาเงินสดย่อย” ส่วนใหญ่จะเป็นคนๆ เดียวกันกับ เจ้าหน้าที่บัญชี หรืออาจเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินสำหรับธุรกิจที่มีขนาดใหญ่ มีหน้าที่เก็บรักษาเงินสดย่อย และจ่ายให้กับเจ้าหน้าที่ในกิจการที่มาขอเบิกคืนหลังจากนำเงินตนเองสำรองจ่ายไปก่อน โดยก่อนจ่ายนั้นผู้รักษาเงินสดย่อยจะต้องตรวจดูเอกสารใบเสร็จรับเงินต่างๆ ที่ผู้ขอเบิกนำมาเป็นหลักฐานอย่างละเอียดว่าเป็นการสำรองจ่ายที่เกี่ยวข้องกับกิจการหรือไม่และนำเอกสารเหล่านั้นมาประกอบการบันทึกการเบิกจ่ายเงินสดย่อยในสมุดบัญชีเงินสดย่อย
ตัวอย่าง ค่าใช้จ่ายและเอกสารที่ผู้ขอเบิกควรนำมาเป็นหลักฐานในการเบิกเงินสดย่อย
- ค่าน้ำมัน เอกสารได้แก่ ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบที่มีการลงรายละเอียดของกิจการอย่างถูกต้อง ทั้งชื่อ กิจการและที่อยู่
- ค่าวัสดุสำนักงานที่ซื้อจากห้าง เอกสารได้แก่ ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบที่มีการลงรายละเอียดของกิจการอย่างถูกต้อง ทั้งชื่อกิจการและที่อยู่
- ค่าอาหาร เครื่องดื่มที่ซื้อจากร้านชำทั่วไปที่ไม่มีใบกำกับภาษี สามารถใช้ใบเสร็จรับเงิน หรือบิลเงินสดที่ทางร้านเซ็นรับเงินและมีสำเนาบัตรประชาชนของผู้เซ็นรับเงินประกอบ (ถ้ามี)
ในแต่ละเดือนหากผู้รักษาเงินสดย่อยมีการจ่ายให้ผู้ขอเบิกไปเท่าไหร่ เมื่อถึงสิ้นเดือน ก็จะนำรายการเบิกที่มีเอกสารขอเบิกต่างๆที่ได้จัดทำไว้ มาขอเบิกชดเชยจากฝ่ายการเงินหรือผู้บริหารเพื่อเติมเต็มให้วงเงินสดย่อยกลับมามีจำนวนเท่าเดิมตามที่ตั้งวงเงินไว้ตอนต้นเดือน เช่น กิจการแห่งหนึ่งตั้งวงเงินสดย่อยไว้เดือนละ 2,000 บาท
- นาย A ขอเบิกค่าน้ำมัน 200 บาท
- นาย B. ขอเบิกค่าหนังสือพิมพ์ 20 บาท
- นางสาว C ขอเบิกค่าแสตมป์ 40 บาท
- นาง D ขอเบิกค่าเครื่องดื่มที่ซื้อมาเลี้ยงลูกค้า 100 บาท
จะเห็นว่ามีการเบิกจ่ายเงินสดย่อยทั้งสิ้นรวม 360 ทำให้ผู้รักษาเงินสดย่อยมีเงินสดย่อยในมือเหลือเพียง 2000-360=1,640 บาท ดังนั้นผู้รักษาเงินสดย่อยจะนำเอกสารการจ่ายเงินจำนวน 360 บาท ที่จัดเตรียมไว้ ไปขอเบิกชดเชยจำนวน 360 บาท จากฝ่ายการเงินหรือผู้บริหารเพื่อนำกลับมาเติมวงเงินให้เท่าเดิม คือ 2000 เหมือนเดิมในต้นเดือนถัดไป และหมุนวนแบบนี้เรื่อยไปทุกเดือน จนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง เพิ่ม/ลด วงเงิน
สิ่งสำคัญของการจัดตั้งวงเงินสดย่อยที่เจ้าของกิจการต้องระมัดระวังคือ เรื่องการเบิกจ่ายที่อาจมีการทุจริตของผู้รักษาเงินสดย่อยร่วมมือกันจัดทำเอกสารปลอมกับผู้ขอเบิก และนำเงินออกไปโดยทุจริตดังนั้น เจ้าของกิจการควรทำการตรวจสอบเงินสดย่อยระหว่างเดือน เดือนละ 1 ครั้ง ว่ามียอดคงเหลือเท่าไหร่ เอกสารมีการจัดทำอย่างถูกต้อง ครบถ้วนหรือไม่ โดยไม่ควรแจ้งผู้รักษาเงินสดย่อยล่วงหน้า (Surprise Check) ว่าจะมีการตรวจสอบ
ที่มา postfamily.thailandpost.com
