ปัญหาเรื่องคนเป็นปัญหาใหญ่ในทุกๆ ธุรกิจ ถ้าวันนี้คุณผันตัวเองมาเป็นเถ้าแก่ นอกจากการบริหารจัดการภายนอกองค์กรแล้ว สิ่งที่ละเลยไม่ได้ เช่นกันคือ การบริหารจัดการภายใน โดยเฉพาะเรื่องลูกน้อง ภายในธุรกิจของคุณ ต้องรู้ให้ทันเพื่อป้องกันการถูกโกง เชื่อว่าแต่ละท่านแทบไม่มีใคร ไม่เคยถูกโกง เพียงแต่จะมากหรือน้อย ความถี่เป็นอย่างไร จับได้หรือจับไม่ได้ เท่านั้น เพราะธุรกิจระบบในการควบคุมดูแล ตรวจสอบจะไม่ค่อยสมบูรณ์ ต้องอาศัยคนเป็นหลัก โอกาสที่จะรั่วไหล จึงมีอยู่สูงมาก ส่วนใหญ่เป็นเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ที่เจ้าของธุรกิจมักจะมองข้าม แต่สุดท้ายนำไปสู่ปัญหาใหญ่บานปลาย
ยิ่งในธุรกิจที่มีการซื้อขายเป็นเงินสด ต่อวันจะมีรายการซื้อขายกับลูกค้าหลายราย อย่างธุรกิจค้าปลีกหรือร้านอาหาร โอกาสที่ลูกน้องจะโกงมีอยู่มาก วิธีการโกงหลักๆ ที่พบเห็นบ่อยในธุรกิจ มีค่อนข้างหลากลาย เช่น.. จากข่าวเรื่องแคชเชียร์ โกงเงินเงินจากเครื่องชำระเงินสดของร้านค้านั้น จากตัวอย่างเรื่องนี้เองในส่วนของโปรแกรม Business Plus ได้ ออกแบบมา เพื่อช่วยเจ้าของร้านในกรณีเช่นนี้ ตามตัวอย่าง
- กรณีร่วมกันโกงกับบุคคลภายนอก ซึ่งมักจะเกิดในกรณีที่แคชเชียร์ และบุคคลภายนอกอีกท่านหนึ่งร่วมกันโกง โดยทำเสมือนมาซื้อสินค้า มักทำดังนี้
- บันทึกยอดขายไม่ตรงกับความเป็นจริง ตัวอย่างเช่น พนักงานบางคนอาจจะคิดเงินลูกค้าต่ำกว่าความเป็นจริง กรณีนี้เกิดขึ้นบ่อยกับสินค้าที่มีหลายขนาด หลายประเภท เพราะการตรวจนับสินค้าค่อนข้างยาก เนื่องจากจำนวนสินค้าเยอะ เช่น ถ้าลูกค้าสั่งเครื่องดื่มขนาดใหญ่ แต่พนักงานใส่ตัวเลขยอดขายในระบบเป็นขนาดกลาง แล้วก็เก็บส่วนต่างไป เมื่อสิ้นวันปิดบัญชีตัวเลขยอดขายกับเงินสดก็ถูกต้อง แต่ของในสต็อกกับไม่ตรงกับรายการที่ถูกขายออกไปกว่าจะตรวจพบ คนทำงานอาจลาออกไปแล้ว
- ให้ส่วนลด แถมสินค้า ปัญหานี้มักจะทำร่วมกับบุคคลภายนอก เช่น ให้ญาติพี่น้องมาซื้อแล้วแถมสินค้า หรือลดราคาให้เกินกว่ารายการที่ทางร้านกำหนดไว้
- กรณีแคชเชียร์ทำการโกง โดยไม่มีบุคคลภายนอก ในกรณีเช่นนี้ แคชเชียร์มักทำการดังนี้
- ทำการขาย โดย ไม่ให้ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี กับลูกค้า
- ทิ้งบิลไม่เอาเงินเข้าลิ้นชัก บางร้านเจอพนักงานไม่บันทึกยอดขายเข้าร้าน เก็บเงินเข้ากระเป๋า แอบทิ้งบิล ลบรายการในบิล เพราะลูกค้าไม่ค่อยสนใจอยากได้บิลใบเสร็จรับเงิน ทำให้เป็นช่องโหว่ ให้พนักงานได้เงินลูกค้าไปแบบฟรีๆ
- ออกเอกสารใบกำกับไม่ครบถ้วน กรณีนี้พนักงานอาจจะทำการขาย จากนั้นทำการรวมยอด แล้วกดพักบิล ส่งเอกสารการพักบิลให้ลูกค้า เพื่อลูกค้าเข้าใจว่าเป็นใบกำกับ เก็บเงินลูกค้า แล้วมายกเลิกบิลภายหลังเพื่อเก็บเงินเข้ากระเป๋าตัวเอง
- ทำการส่งเงินเท่ายอดเงิน สรุปการขาย แล้วเก็บเงินผลต่าง
- ยกเลิกบิลเพื่อเก็บส่วนต่าง คือ พนักงานคิดเงินลูกค้าปกติ 6 เมนูเป็นเงิน 900 บาท แต่พอถึงเวลาเก็บเงินพนักงานอาจจะทำการ Void ออกไป 1 เมนู แล้วใส่เงินลงในลิ้นชักเพียงแค่ 700 บาท โดยเราก็ไม่มีทางรู้ว่าที่ยกเลิกไปนั้นเพราะ คิดเงินลูกค้าผิด อาหารมาไม่ครบ หรือลูกค้ายกเลิกเมนูนั้นได้เลย โดย ไม่ให้ใบกำกับกับลูกค้า
- ไม่ใช่เงินอย่างเดียวที่รั่ว วัตถุดิบก็รั่วได้ โดยการแอบนำสินค้าในร้านออกไปขาย สินค้าหาย เช่น ร้านอาหารเตรียมซื้อวัตถุดิบ เนื้อหมูไว้สำหรับขายลูกค้า สิ้นวัน หมูหมดสต็อก แต่ขายเมนูที่ใช้หมูไปเพียงไม่กี่รายการ พ่อครัว แม่ครัว เอาวัตถุดิบในร้านไปทำทานกันเอง บางที่ถึงขั้นนำกลับบ้านทีละเล็กทีละน้อย วันละ 1 กิโลกรัม เจ้าของร้านเองกว่าจะตรวจสอบได้ถูกขโมยไปใช้แล้วเท่าไรไม่ทราบได้
- การรับส่วนลดเทียม แคชเชียร์ทำเองก็จะเลือกทำกับลูกค้าที่ไม่รอใบเสร็จรับเงิน เช่น จ่ายเงินพอดี ไม่รอเงินทอน หรืออาจะทำการแก้ไขรายการ โดยยกเลิกรายการเดิม แล้วทำรายการใหม่ แบบมีบัตรส่วนลดหลังลูกค้าออกจากร้านไปแล้ว พนักงานจะได้ส่วนต่างเก็บไว้เอง
- ขโมยเงินสดย่อย เงินสำรองไว้ทอน ทุกร้านที่เจ้าของร้านไม่ได้อยู่เฝ้าร้านเองตลอดเวลา จะมีการทิ้งเงินสดย่อยหรือเงินไว้ให้พนักงาน เผื่อใช้จ่ายในค่าใช้จ่ายจิปาถะที่ไม่เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายปกติ ซึ่งในหลายๆ ครั้งค่าใช้จ่ายเหล่านี้ มักจะไม่มีบิลหรือมีบิลออกมาในรูปแบบของบิลเงินสด ซึ่งพนักงานสามารถเมคขึ้นมาได้เอง ทำให้เป็นอีกช่องทางที่จะง่ายต่อการทุจริต
- เอาเงินในร้านไปหมุนก่อน อันนี้น่าจะเป็นปัญหาใหญ่และน่าจะเป็นปัญหาที่เจ้าของร้านหลายคนเคยเจอกับการที่ลูกน้องบางคนที่มีอำนาจในการเข้าถึงรายได้ของกิจการ โดยเฉพาะตำแหน่งแคชเชียร์ บัญชี บางคนมีหน้าที่ต้องสรุปยอดการขายในแต่ละวัน นำเงินเข้าบัญชี แต่หากเจอคนโกงเข้าไป การสรุปยอดนอกจากจะไม่ตรงกับที่ขาย รายได้ที่แท้จริงส่วนหนึ่งลูกน้องยักยอกเอาไปใช้ก่อน หรือบางทีก็เอาเงินก้อนดังกล่าวไปใช้ล่วงหน้า ด้วยหวังว่าเดี๋ยวจะหามาคืนภายในกำหนด แต่หลายครั้งที่ถึงกำหนดก็เอาเงินมาคืนไม่ได้ก็กลายเป็นความเสียหายของร้านนั้นๆ
นี้เป็นส่วนหนึ่งของกลโกงที่เจ้าของกิจการต้องเผชิญ ซึ่งในส่วนของโปรแกรม Business Plus ออกแบบมาเพื่อช่วยเจ้าของกิจการให้มีระบบป้องกัน เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการณ์ดังกล่าว ได้เป็นอย่างดี ดังนี้
1.1 สามารถกำหนดสิทธิ์ การยกเลิกบิลได้ โดยป้องกันไม่ให้แคชเชียร์ ทำการยกเลิกโดยพละการ
1.2 ไม่อนุญาตให้แคชเชียร์ เปลี่ยนแปลงราคาขายได้เอง
1.3 ไม่อนุญาตให้ขายสินค้าที่ไม่มีราคาขาย
1.4 สามารถกำหนดราคาขายมาตรฐานของสินค้าแต่ละรายการได้ ป้องกันพนักงานขายราคาต่ำกว่าความเป็นจริง
1.5 ไม่อนุญาตให้แคชเชียร์ ขายสินค้าที่ไม่มี บาร์โค้ด
1.6 ไม่อนุญาตให้แคชเชียร์ บันทึกส่วนลดการขายเอง
1.7 อนุญาตให้ทำการรับคืนโดยผ่านการอนุมัติ
1.8 กำหนดให้แคชเชียร์ต้องอ่านราคาทุกชิ้นสินค้า แทนการบันทึกจำนวนชิ้น
1.9 กำหนดโปรโมชั่น ราคาส่วนลดอัตโนมัติ ป้องกันการให้ส่วนลดหรือของแถมเกินรายการที่กำหนด
1.10 มีการแจ้งส่วนลดในบิลใบเสร็จทุกครั้งที่ให้ลูกค้า หากมีการให้ส่วนลดโปรโมชั่น ทำให้ลูกค้าทราบได้ว่าได้รับ
โปรโมชั่นส่วนลดเท่าไร ฯลฯ
1.11 การไม่อนุญาต ให้พักบิล
1.12 การจำกัด จำนวนครั้งของการพักบิล
1.13 การจำกัดเวลา การไม่อนุญาตให้ยกเลิกบิลย้อนหลัง หลังสิ้นสุดการขายไปแล้วกี่นาที
1.14 การไม่อนุญาต ให้ยกเลิกบิลย้อนหลัง หลังสิ้นสุดการขายแล้วกี่บิล
1.15 การไม่อนุญาต ให้เปิดลิ้นชัก หากไม่ได้ขายสินค้า
1.16 การแจ้งเตือน กรณีไม่ปิดลิ้นชักหลังสิ้นสุดการขาย (เฉพาะบางรุ่นของโปรแกรม)
1.17 การไม่อนุญาต ให้ปิดรอบขาย หากพบว่ามีบิลที่ไม่ได้ปิดซุกไว้
1.18 กำหนดสิทธิ์ไม่ให้พิมพ์รายงาน ป้องกันการส่งยอดเท่ากับยอดขาย
1.19 สามารถกำหนดสูตรวัตถุดิบสำหรับร้านอาหาร เจ้าของร้านก็จะสามารถตรวจนับรายการขาย เปรียบเทียบวัตถุดิบที่ใช้จริง เช็คได้ว่าวัตถุดิบคงเหลือใช้ต่อวันมาเท่าไร
1.20 สามารถกำหนด Username ของพนักงานแต่ละคน ทำให้สามารถตรวจสอบพฤติกรรมของแต่ละคนได้ ฯลฯ
นอกจากระบบการป้องกันนั้น Business Plus ยังมีระบบการตรวจสอบ ที่สามารถแสดงพฤติกรรมน่าสงสัยของแคชเชียร์ดังนี้
1. รายงานแสดงจำนวนครั้งของการยกเลิกรายการขายต่อรอบการขาย
2. รายงานแสดงจำนวนบิลที่ถูกยกเลิกต่อรอบการขาย
3. รายงานแสดงจำนวนบิลที่พักบิลต่อรอบการขาย
4. รายงานแสดงจำนวนครั้งที่พักบิลต่อรอบการขาย
5. รายงานแสดงจำนวนรายการ ที่ยกเลิกหลังการพักบิล
6. รายงานแสดงจำนวนครั้งที่เปิดลิ้นชักโดยไม่มีการขาย
7. ที่สำคัญ การส่งเงินหลังการขาย สามารถให้กำหนดวิธีการการส่ง โดยให้นับจำนวนธนบัตรแต่ละชนิด เหรียญแต่ละชนิด และคูปองแต่ละชนิด แทนการนับมูลค่า เพื่อไม่ให้แคชเชียร์ทราบผลต่างของยอดเงินที่นำส่ง กับที่สรุปยอดขาย ได้อีกด้วย
8. สามารถจับรายละเอียดการกระทำของแคชเชียร์ ทั้งวันที่ เวลาที่กระทำ เพื่อใช้ในการตรวจสอบได้อีกด้วย
9. นอกจากนั้น ยังมีโปรแกรม ให้เจ้าหน้าที่เช็คเกอร์ ทำการตรวจสอบจำนวนสินค้า ก่อนออกจากร้านได้อีกด้วย
ในความเป็นจริงเราคงไม่สามารถห้ามไม่ให้พนักงานทุจริตได้ แต่การนำระบบเข้ามาบริหารจัดการ และระบบสามารถเข้ามาช่วยในการตรวจสอบ รวมถึงการเข้าไปสุ่มเช็คการทำงานในแต่ละส่วนอย่างต่อเนื่อง ก็จะช่วยลดโอกาสที่จะเกิดการทุจริต หรือถ้าเกิดการทุจริตขึ้นจริง ก็จะมีระบบที่ช่วยการตรวจสอบย้อนหลังได้
โปรแกรม Business Plus สามารถช่วยตรวจสอบและป้องกัน เหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นได้เป็นอย่างดี รองรับกับการทำงานทุกประเภทกิจการ ไม่ว่าจะเป็นร้านค้าขนาดเล็ก ขนาดกลาง หรือขนาดใหญ่หรือกรณีกิจการมีหลายสาขา จะเห็นได้ว่าถ้ากิจการของท่านมีเครื่องมือหรือระบบทีดี ผู้บริหารก็วางใจได้ ไม่ต้องคอยกังวลว่าจะถูกโกงเมื่อไหร่ และข่าวที่มักได้ยินว่าพนักงานโกงเงิน ไปซื้อบ้าน ซื้อรถได้ ก็จะไม่เกิดกับกิจการของท่าน
