เนื่องจากแฟ้มเจ้าหนี้และลูกหนี้ในโปรแกรมจะมองเป็นคนละบุคคลกัน ดังนั้นในการล้างยอดหนี้ของลูกหนี้และเจ้าหนี้นี้จะใช้วิธีการสร้างประเภทการรับชำระลงบัญชีพักสำหรับลูกหนี้ และมีขั้นตอนการบันทึกดังนี้
1.สร้างทะเบียน ทั้งลูกหนี้ และเจ้าหนี้ โดยกำหนดให้รหัสเหมือนกันเพื่อง่ายกับการตรวจสอบ
2. สร้างรหัสบัญชีเป็นบัญชีพักไว้ โดยไปที่การตั้งค่า --> ฝ่ายบัญชี --> ผังบัญชี เพื่อเป็นบัญชีพักเพื่อใช้ตรวจสอบยอดคงเหลือในแยกประเภท
3. ทำการสร้างประเภทการรับชำระ และ จ่ายชำระผูกบัญชีไว้กับบัญชีพักที่สร้างไว้ที่การตั้งค่าฝ่ายการเงิน --> ตั้งค่าประเภทการชำระ ผูกบัญชีไว้กับ บัญชีพัก ที่สร้างขึ้นในข้อ 2
และประเภทการจ่ายชำระลงบัญชีพักสำหรับเจ้าหนี้ เพื่อบันทึกรายละเอียดชำระในใบเสร็จรับเงิน และใบชำระหนี้เจ้าหนี้
4. เมื่อทำการรับชำระ และ จ่ายชำระ ให้เลือกประเภทการชำระอื่นๆ ตามที่ตั้งค่าไว้
วิธีการตรวจสอบ
หลังจากทำการบันทึกรายการตามขั้นตอนสามารถตรวจสอบข้อมูลได้จาก
1. รายงานแยกประเภท ในส่วนของบัญชีพัก ที่่งานประจำวันบัญชีเมนูรายงาน --> รายงานแยกประเภท
2. รายงานรายละเอียดยอดลูกหนี้ ที่งานประจำวันการเงิน --> เมนูรายงาน รายงานเกี่ยวกับลูกหนี้
3. รายงานรายละเอียดยอดเจ้าหนี้ ที่งานประจำวันการเงิน --> เมนูรายงาน รายงานเกี่ยวกับเจ้าหนี้
