การบันทึกเอกสารเพื่อพิมพ์แบบหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายมีหลักการ ดังนี้
ข้อจำกัดในการพิมพ์หนังสือรับรองฯ
1.ในเอกสาร หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย พิมพ์ได้ 6 รายการของการหัก ณ ที่จ่าย
2.ใน 6 รายการนั้น รายการที่ 1-4 ในรูปแบบ เอกสาร จะเป็นการพิมพ์ประเภทคงที่ มาตรา 1-4 เท่านั้น
3.รายการที่ 5-6 สามารถแก้ไขประเภทได้
ดังนั้น ในการพิมพ์ หนังสือรับรองฯโปรแกรมจะรวมดังนี้ก่อนพิมพ์
1.มาตราเดียวกัน
2.ชื่อประเภทการหักเหมือนกัน
3.อัตราภาษีเดียวกัน
หากการพิมพ์เอกสาร 1 ใบ กรณีที่ไม่ใช่มาตรา 1-4 แล้วนั้น จะพิมพ์ได้สูงสุด คือ 2 บรรทัด และหากมีประเภทต่างกัน หรือ อัตราที่ต่างกันแล้วเกิน 2 บรรทัด โปรแกรมจะนำมารวมในบรรทัดสุดท้าย ทำให้ชื่อประเภทการหัก และ อัตราภาษี แสดงเฉพาะชื่อแรกที่พบเท่านั้น
