Q : เกิดการทุจริตของพนักงาน โดยมีการเปิดบิลขายไปเก็บเงินลูกค้าแล้ว จากนั้นกลับมาแก้ไขเอกสารลดจำนวนเงินภายหลัง เงินที่ทุจริตไปแบ่งกันกับธุรการ โปรแกรม Business Plus มีทางปัองกันหรือช่วยอย่างไรได้บ้าง
A : โปรแกรมมีการกำนหนดสิทธิการใช้งาน ควบคู่กับระบบควบคุมเอกสาร DOCUMENT CONTROL โดยแต่ละสิทธิกำหนดได้ว่า ใครมีหน้าที่เพิ่มข้อมูล แก้ไข ลบ ข้อมูลที่บันทึกได้ รวมถึงในสิทธิเดียวกัน ยังเพิ่มเติมสิทธิการอนุมัติเอกสาร เอกสารทีอนุมัติแล้ว ไม่
มีสิทธิแก้ไขได้อีกก็ทำได้ ทำให้เป็นการป้องกันการแก้ไขกรณีดังกล่าวได้
ระบบยังควบคุมสิทธิการพิมพ์เอกสารก่อนอนุมัติ ,สิทธิการพิมพ์เอกสารหลังอนุมัติ, สิทธิการแก้ไขหลังการอนุมัติ, สิทธิการแก้ไขหลังการพิมพ์, สิทธิการพิมพ์บิลซ้ำ, สิทธิการยกเลิกบิล และสิทธิการเปลี่ยนบิล, ระบบป้องกันการแก้ไข หรือ ลบเอกสารหลังการปิดบัญชี สามารถแสดงและควบคุมสถานะบิลได้ เช่น
- บันทึก,เปลี่ยนบิล,ยกเลิก
- รออนุมัติ,แก้ไข,อนุมัติแล้ว
- พิมพ์บิลแล้ว
- เอกสารใบส่งของไม่ครบหรือไม่สมบูรณ์
- รับหรือส่งสินค้า ไม่ครบตามใบสั่งซื้อ หรือใบจอง
นอกจากนั้นระบบมีรายงานตรวจสอบสภาพเอกสาร จะระบุคนบันทึกเอกสาร แก้ไขเอกสาร ลบเอกสาร โดยแจ้งให้ทราบได้ทั้ง User ที่ทำ เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ดำเนินการ วัน เวลา ที่ดำเนินการ ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับได้
