คุณสมบัติในผังบัญชี มีไว้เพื่อใช้สำหรับกำหนดคุณสมบัติของบัญชีแต่ละส่วนงาน เพื่อให้การแสดงจะได้ไปแสดงที่จอภาพตั้งค่าๆ ส่วนที่เกี่ยวข้อง หรือ เป็นรหัสบัญชีเฉพาะเจาะจง เพื่อใช้สำหรับการปิดงบหรือลงบัญชีอัตโนมัติตามการตั้งค่า โดยรวบรวมคุณสมบัติเด่นๆ มีดังนี้
1. กำไรขาดทุน
เป็นการกำหนดว่ารหัสบัญชีนี้เป็นรหัสบัญชีกำไรขาดทุน ที่ต้องนำไปใช้ในการปิดบัญชี เพื่อหากำไรขาดทุนในงวดบัญชี โดยทุกครั้งที่ทำการปิดบัญชี โปรแกรมจะทำการพันยอดไปในงวดบัญชีต่อๆ ไปให้โดยอัตโนมัติ
ภายหลังการกำหนดรหัสบัญชีใดมีคุณสมบัติเป็นรหัสบัญชีกำไรขาดทุนแล้ว จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงคุณสมบัตินั้นได้อีก ยกเว้นจะทำการยกเลิกการปิดบัญชีทุกงวดบัญชีก่อน
ในหนึ่งกิจการจะมีรหัสบัญชีที่มีคุณสมบัติเป็นกำไรขาดทุน 3 ส่วน
1.กำไรขาดทุนงวดนี้
2.กำไรขาดทุนในปีบัญชี
3.กำไรขาดทุนยังไม่ได้จัดสรร
2. ภาษีซื้อ
เนื่องจากทุกกิจการจะต้องจัดทำรายงานภาษีซื้อ และยังต้องนำข้อมูลเดียวกันนั้นมาบันทึกลงรายการรายวันเพื่อทำการปิดบัญชี ดังนั้นโปรแกรมจึงอำนวยความสะดวกให้ โดยเพียงแต่กำหนดว่า รหัสบัญชีใดเป็นรหัสบัญชีภาษีซื้อ จากนั้น เมื่อทำการลงบันทึกรายวัน โปรแกรมจะสามารถจัดพิมพ์รายงานภาษีซื้อให้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องจัดทำรายงานภาษีซื้อเพิ่มเติม
ในหนึ่งกิจการ อาจกำหนดให้มีรหัสบัญชีหลายบัญชีที่มีคุณสมบัติภาษีซื้อ ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการแยกแยะภาษีตามหน่วยงานที่ได้รับภาษีซื้อ และง่ายต่อการควบคุมใบกำกับภาษี และตรวจสอบ
3. ภาษีซื้อที่คิดเป็นค่าใช้จ่าย
เป็นการกำหนดว่า บัญชีนี้เป็นบัญชีภาษีซื้อที่ไม่สามารถนำไปหักล้างกับภาษีขายก่อนการนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มได้ แต่กฎหมายยอมรับให้หักเป็นค่าใช้จ่ายก่อนคำนวณภาษีปลายปีได้ ทั้งนี้ตามประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มฉบับที่ 42 เรื่อง กำหนดหลักเกณฑ์ และเงื่อนไขเกี่ยวกับภาษีซื้อที่ไม่ให้นำไปหักในการคำนวณตามมาตรา 82/5วงเล็บหกแห่งประมวลรัษฎากร
อนึ่ง ตามประกาศฯ ยังได้ระบุให้จัดทำรายงานภาษีซื้อที่คิดเป็นค่าใช้จ่าย แยกออกจากรายงานภาษีซื้ออย่างเด่นชัด
4. ภาษีซื้อไม่สามารถเครดิตได้
เป็นการกำหนดว่า บัญชีนี้เป็นบัญชีภาษีซื้อที่เข้าตามเงื่อนไข ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ฉบับที่ 17 เรื่อง กำหนดหลักเกณฑ์ และเงื่อนไขเกี่ยวกับภาษีซื้อที่ไม่ให้นำไปหักในการคำนวณตามมาตรา 82/5วงเล็บหนึ่ง, วงเล็บสอง,วงเล็บสาม และวงเล็บสี่ เช่น ภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีอย่างย่อ , ภาษีซื้อค่ารับรอง กฎหมายให้ทำได้อย่างเดียวคือเป็นค่าใช้จ่ายภายในของบริษัท เพื่อคำนวณหากำไรขาดทุนภายใน และสุดท้ายต้องนำมาบวกกลับท้ายงบ เพื่อหากำไรขาดทุนที่กฎหมายยอมรับเพื่อคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคล
อนึ่ง ตามประกาศฯ ยังได้ระบุให้จัดทำรายงานภาษีซื้อไม่สามารถเครดิตได้ แยกออกจากรายงานภาษีซื้ออย่างเด่นชัด
5. ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนดเดบิต
เป็นการกำหนดว่า บัญชีนี้เป็นบัญชีภาษีซื้อที่ได้รับจากการซื้อบริการซึ่งจะได้รับใบกำกับภาษี เมื่อจ่ายชำระหนี้ ดังนั้นเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ซึ่งมีภาษี จึงจำเป็นต้องนำยอดภาษีซื้อมาตั้งพักที่บัญชีนี้ก่อน เมื่อได้จ่ายชำระหนี้และได้รับใบกำกับภาษีซื้อ จึงทำการกลับบัญชี และหักล้างก่อนนำส่งภาษีขายในงวดที่ได้รับใบกำกับภาษีนั้น
ตัวอย่างวิธีการบันทึกบัญชีเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้ค่าบริการ
เดบิต ซื้อบริการ
เดบิต ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนดเดบิต
เครดิต เจ้าหนี้
โดยรายการที่เกิดขึ้น จะไม่มีผลต่อรายงานภาษีซื้อแต่อย่างไร แต่เมื่อมีการชำระหนี้จะมีการกลับบัญชีดังนี้
เดบิต ภาษีซื้อ
เครดิต ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนดเดบิต
6. ภาษีขาย
เนื่องจากทุกกิจการจะต้องจัดทำรายงานภาษีขาย และยังต้องนำข้อมูลเดียวกันนั้นมาบันทึกลงรายการรายวันเพื่อทำการปิดบัญชี ดังนั้นโปรแกรมจึงอำนวยความสะดวกให้ โดยเพียงแต่กำหนดว่า รหัสบัญชีใดเป็นรหัสบัญชีภาษีขาย จากนั้น เมื่อทำการลงบันทึกรายวัน โปรแกรมจะสามารถจัดพิมพ์รายงานภาษีขายให้อัตโนมัติ โดยไม่ต้องจัดทำรายงานภาษีขายเพิ่มเติม
ในหนึ่งกิจการ อาจกำหนดให้มีรหัสบัญชีหลายบัญชีที่มีคุณสมบัติภาษีขาย ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการแยกแยะภาษีตามหน่วยงานที่ได้ออกใบกำกับภาษีขาย และง่ายต่อการควบคุมใบกำกับภาษีและตรวจสอบ
7. ภาษีขายยังไม่ถึงกำหนดเครดิต
เป็นการกำหนดว่า บัญชีนี้เป็นบัญชีภาษีขายที่เกิดจากการขายบริการซึ่งจะสามารถออกใบกำกับภาษี เมื่อได้รับชำระหนี้แต่จำเป็นต้องออกใบแจ้งหนี้เพื่อทวงหนี้ก่อน ดังนั้นเมื่อออกใบแจ้งหนี้ซึ่งมีภาษีขาย จึงจำเป็นต้องนำยอดภาษีขายมาตั้งพักที่บัญชีนี้ก่อน เมื่อได้รับชำระหนี้และได้ออกใบกำกับภาษีขาย จึงทำการกลับบัญชี และนำส่งภาษีขายในงวดที่ออกใบกำกับภาษีนั้น
ตัวอย่างวิธีการบันทึกบัญชีเมื่อได้ออกใบแจ้งหนี้ค่าบริการ
เดบิต ลูกหนี้
เครดิต ขายบริการ
เครดิต ภาษีขายยังไม่ถึงกำหนดเครดิต
โดยรายการที่เกิดขึ้น จะไม่มีผลต่อรายงานภาษีขายแต่อย่างไร แต่เมื่อได้รับชำระหนี้จะมีการกลับบัญชีดังนี้
เดบิต ภาษีขายยังไม่ถึงกำหนดเครดิต
เครดิต ภาษีขาย
8. เงินสด
จะมีผลต่อการบันทึกชื่อแฟ้มบัญชีเงินสด ผังบัญชีที่กำหนดไว้ว่าเป็นเงินสด จะปรากฏที่จอภาพการบันทึกแฟ้มเงินสดย่อย เพื่อให้ง่ายต่อการเลือกใช้
9. ธนาคาร
จะมีผลต่อการบันทึกชื่อแฟ้มบัญชีธนาคาร ผังบัญชีที่กำหนดไว้ว่าเป็นธนาคาร จะปรากฏที่จอภาพการบันทึกแฟ้มชื่อธนาคารนั้นๆ เพื่อให้ง่ายต่อการเลือกใช้
10. ลูกหนี้
จะมีผลต่อการบันทึกชื่อแฟ้มบัญชีลูกหนี้ ผังบัญชีที่กำหนดไว้ว่าเป็นลูกหนี้ จะปรากฏที่จอภาพการบันทึกแฟ้มลูกหนี้นั้นๆ เพื่อให้ง่ายต่อการเลือกใช้
11. สินค้าคงคลัง
จะมีผลต่อการบันทึกชื่อแฟ้มบัญชีสินค้าคงคลัง ผังบัญชีที่กำหนดไว้ว่าเป็นสินค้าคงคลัง เพื่อให้ง่ายต่อการเลือกใช้
12. เจ้าหนี้
จะมีผลต่อการบันทึกชื่อแฟ้มบัญชีเจ้าหนี้ ผังบัญชีที่กำหนดไว้ว่าเป็น เจ้าหนี้ จะปรากฏที่จอภาพการบันทึกแฟ้มเจ้าหนี้นั้น ๆ เพื่อให้ง่ายต่อการเลือกใช้
13. งบกระแสเงินสด
รหัสบัญชีใดต้องการให้มีผลต่อรายงานงบกระแสเงินสดให้ระบุด้วย และต้องระบุว่าเป็นกิจกรรมใด เช่น บัญชีเสมือนเงินสด,เงินสดรับจากกิจกรรมดำเนินงาน,เงินสดใช้ไปจากกิจกรรมดำเนินงาน,เงินสดจากกิจกรรมลงทุน,เงินสดจากกิจกรรมจัดหางาน
14. ทรัพย์สินถาวร
จะมีผลต่อการบันทึกประเภททรัพย์สิน ผังบัญชีที่กำหนดไว้เป็นทรัพย์สินถาวร จะปรากฏที่จอภาพประเภททรัพย์สิน
15. ค่าเสื่อมราคาสะสม
จะมีผลต่อการบันทึกประเภททรัพย์สิน ผังบัญชีที่กำหนดไว้เป็นค่าเสื่อมสะสม จะปรากฏที่จอภาพประเภททรัพย์สิน
16. ค่าเสื่อมราคา
จะมีผลต่อการบันทึกประเภททรัพย์สิน ผังบัญชีที่กำหนดไว้เป็นค่าเสื่อมราคา จะปรากฏที่จอภาพประเภททรัพย์สิน
17. ค่าซ่อมแซมทรัพย์สิน
จะมีผลต่อการบันทึกประเภททรัพย์สิน ผังบัญชีที่กำหนดไว้เป็นค่าซ่อมแซมทรัพย์สิน จะปรากฏที่จอภาพประเภททรัพย์สิน
18. กำไรขาดทุนจากการใช้ทรัพย์สิน
จะมีผลต่อการบันทึกประเภททรัพย์สิน ผังบัญชีที่กำหนดไว้เป็นกำไรชาดทุนจากการใช้ทรัพย์สิน จะปรากฏที่จอภาพประเภททรัพย์สิน
19.ลูกหนี้เงินมัดจำ
จะมีผลต่อการการบันทึกชื่อรับมัดจำ จะปรากฏที่จอภาพการบันทึกชื่อรับมัดจำ
20.เจ้าหนี้เงินมัดจำ
จะมีผลต่อการบันทึกชื่อจ่ายมัดจำ จะปรากฏที่จอภาพการบันทึกชื่อจ่ายมัดจำ
