Q : บริษัทมีความต้องการใช้ ระบบควบคุมเอกสาร DOCUMENT FLOW ในระบบการจัดทำเอกสารขอซื้อ จัดการอนุมัติก่อนดำเนินการจัดทำใบสั่งซื้อในระบบได้ สามารถทำได้หรือไม่
A :Business Plus ERP ออกแบบมาเพื่อช่วยในการควบคุมในกระบวนการทำงาน ดังนั้นระบบรองรับเรื่องDocument control ระบบจะสามารถกำหนดสิทธิของพนักงานในระดับต่าง ๆ เช่น เอกสารใบขอซื้อ สามารถจำกัดสิทธิว่าเอกสารนั้นจะสามารถใช้งานได้เมื่อผ่านการอนุมัติ ระบบจะแสดงให้หัวหน้าตรวจสอบอนุมัติก่อนได้ โดยใช้ระบบ DF : Document Flow
ระบบควบคุมเอกสาร เป็นระบบที่กำหนด สิทธิในการบันทึกเอกสารแต่ละหมวด สิทธิแก้ไข, สิทธิอนุมัติ, สิทธิแก้ไขหลังการอนุมัติ ,สิทธิการพิมพ์เอกสารก่อนอนุมัติ และ หลังอนุมัติ ,สิทธิแก้ไขหลังการพิมพ์ ,สิทธิการพิมพ์เอกสารซ้ำ เช่นการพิมพ์บิลซ้ำ สามารถทำได้หรือไม่ โดยใคร เป็นต้น ,สิทธิการยกเลิกบิล และสิทธิการเปลี่ยนบิล, ระบบป้องกันการแก้ไข หรือ ลบเอกสารหลังการปิดบัญชี สามารถแสดงและควบคุมสถานะเอกสารได้ ตรวจติดตามด้วย LOG FILE ได้ทุกสถานะ
รายละเอียดเพิ่มเติม
-
สามารถกำหนดผู้รับผิดชอบงานได้ตามประเภทเอกสาร สร้างกลุ่มเลขที่เอกสารไม่จำกัดกลุ่มเอกสาร ในแต่ละกลุ่มเอกสาร
-
กำหนดวิธีการ Running กลุ่มเอกสารได้
-
เลือกรูปแบบพิมพ์บิล
-
แบ่งกลุ่มผู้รับผิดชอบเอกสารแยกตามประเภทได้
-
กำหนดช่วงวันที่จำกัดการแก้ไขเอกสารได้
-
สามารถกำหนดสิทธิและกำหนดช่วงเวลาที่จะสามารถบันทึกย้อนหลังได้
-
ควบคุมสิทธิการพิมพ์เอกสารก่อนอนุมัติ ,สิทธิการพิมพ์เอกสารหลังอนุมัติ, สิทธิการแก้ไขหลังการอนุมัติ, สิทธิการแก้ไขหลังการพิมพ์, สิทธิการพิมพ์บิลซ้ำ, สิทธิการยกเลิกบิล และสิทธิการเปลี่ยนบิล, ระบบป้องกันการแก้ไข หรือ ลบเอกสารหลังการปิดบัญชี สามารถแสดงและควบคุมสถานะบิลได้ เช่น
-
บันทึก,เปลี่ยนบิล,ยกเลิก
-
รออนุมัติ,แก้ไข,อนุมัติแล้ว
-
พิมพ์บิลแล้ว
-
เอกสารใบส่งของไม่ครบหรือไม่สมบูรณ์
-
รับหรือส่งสินค้า ไม่ครบตามใบสั่งซื้อ หรือใบจอง
สามารถกำหนดการอนุมัติเอกสารได้ดังนี้
ยกตัวอย่างเอกสารขอซื้อ ไปที่การตั้งค่า > ระบบเอกสาร > เอกสารงานซื้อ > ขอซื้อสินค้า > หน้าจอชนิดเอกสารใบขอซื้อ แถบควบคุมทางเดินเอกสาร ช่องอนุมัติเอกสารกำหนดรายละเอียดการอนุมัติเอกสาร
ทั้งนี้จะต้องกำหนดระดับผู้อนุมัติ ที่กำหนดสิทธิ์ตามตำแหน่งหน้าที่เบื้องต้นด้วย
