7 วิธี SME ทำได้! ปั้นพนักงานใหม่ ให้กลายเป็นมือโปร

• เข้าใจความท้าทายของพนักงานใหม่
• ส่งเสริมให้มีการเรียนรู้อย่างรวดเร็ว พนักงานใหม่ควรรู้ 3 เรื่อง

การเรียนรู้ด้านเทคนิค (Technical Learning)

การเรียนรู้ด้านวัฒนธรรม (Cultural Learning)

การเรียนรู้ด้านการเมืองในองค์กร (Political Learning)

เมื่อพนักงานใหม่เริ่มงาน สิ่งสำคัญคือ การแนะนำให้ได้รู้จักกับทุกคนในทีมอย่างเป็นทางการ และคนเก่าช่วยพนักงานใหม่ในการปรับตัวและสอนเรื่องต่างๆ ที่ควรรู้

• ทำให้พนักงานใหม่กลายเป็นส่วนหนึ่งของทีม
• เชื่อมต่อพวกเขากับบุคคลหลักๆ ที่ต้องทำงานด้วย
• ให้ทิศทางกับพนักงานใหม่
• ช่วยพนักงานใหม่ให้ปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว
• โค้ชเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

“คน” คือปัจจัยสำคัญที่จะทำให้ธุรกิจแข็งแกร่ง ผู้ประกอบการจึงต้องสร้างสิ่งแวดล้อมที่เอื้อต่อการทำงาน ตระเตรียมอุปกรณ์และเครื่องมือให้ครบพร้อม เพื่อให้คนในองค์กรสามารถแสดงศักยภาพออกมาได้เต็มที่

แต่สำหรับพนักงานใหม่เขาต้องการมากกว่านั้น ทั้งเวลาปรับตัวและการผลักดันจากหัวหน้างานเพื่อลับคมทักษะให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิผลมากขึ้นเรื่อยๆ

ปัจจัยสำคัญที่สุดที่จะทำให้ธุรกิจมีความแข็งแกร่งได้ก็คือ “คน” ยิ่งมีคนเก่งมากแค่ไหนยิ่งเสริมศักยภาพทางธุรกิจได้มากเท่านั้น แต่เมื่อรับพนักงานเข้ามาใหม่พวกเขาย่อมต้องการเวลาปรับตัวและลับคมทักษะ ซึ่งหัวหน้างานนี่ล่ะเป็นผู้ที่รู้ดีที่สุดว่าต้องทำอย่างไรพนักงานใหม่จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเต็มที่ ยิ่งหัวหน้าสนับสนุนพนักงานได้มากเท่าไรผลลัพธ์ก็ยิ่งดีมากขึ้นเท่านั้น

จากการวิจัยพบว่า การจัดให้มีโปรแกรมปฐมนิเทศ และเตรียมรับพนักงานใหม่ หรือที่เรียกทับศัพท์ว่า Onboarding Program อย่างเป็นระบบ จะช่วยให้พนักงานสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เริ่มตั้งแต่ทำเอกสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงานและการทำงานให้ครบถ้วน ตระเตรียมอุปกรณ์และเครื่องไม้เครื่องมือในการทำงานให้พร้อม เช่น โต๊ะ เก้าอี้ อุปกรณ์เครื่องเขียนคอมพิวเตอร์ บัตรพนักงาน อีเมลแอดเดรส รหัสผ่านเข้าออฟฟิศ โปรแกรมการอบรมและเรียนงาน เป็นต้น

เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว คราวนี้ก็มาถึงหน้าที่ของหัวหน้างานที่ต้องทำ 7 ประการ คือ

เข้าใจความท้าทายของพนักงานใหม่

การเริ่มงานใหม่เป็นสิ่งที่ท้าทายสำหรับทุกคน ไม่ว่าจะมีประสบการณ์ทำงานมาก่อนหรือไม่ก็ตาม มักไม่คุ้นชินกับธุรกิจและสภาพแวดล้อม ไม่เข้าใจว่าจะทำอย่างไรให้งานดำเนินไปได้ด้วยดี ยังไม่มีสัมพันธภาพกับเพื่อนร่วมงาน และต้องปรับตัวให้เข้ากับวัฒนธรรมใหม่ ซึ่งจากงานวิจัยพบว่า สิ่งเหล่านี้เป็นต้นเหตุที่ทำให้พนักงานใหม่ลาออกอย่างรวดเร็ว พวกเขามีสิ่งที่ต้องเรียนรู้มากมายในช่วงเวลาสั้นๆ และความรู้สึกในช่วงนั้นจะเปราะบางมากกว่าปกติ ที่สำคัญพนักงานมักไม่ค่อยเอ่ยปากถามหรือปริปากบ่นอะไร เพราะเข้าใจว่ายังใหม่อยู่ ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของหัวหน้าที่ต้องคอยสังเกตและช่วยเหลืออย่างสุดความสามารถ

ส่งเสริมให้มีการเรียนรู้อย่างรวดเร็ว ยิ่งพนักงานใหม่เรียนรู้เกี่ยวกับองค์กรและหน้าที่ความรับผิดชอบได้เร็วเท่าไร พวกเขาก็จะสามารถก้าวข้ามผ่านช่วงเดือนแรกอันแสนวิกฤตไปได้ง่ายขึ้นเท่านั้น และเพื่อให้กระบวนการเรียนรู้เป็นไปอย่างรวดเร็ว หัวหน้างานต้องเน้นสิ่งที่พนักงานใหม่ควรรู้ 3 เรื่อง ได้แก่

การเรียนรู้ด้านเทคนิค (Technical Learning) เป็นการเรียนรู้เกี่ยวกับพื้นฐานทางธุรกิจและการทำงาน เช่นความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ สินค้า และบริการต่างๆ รวมทั้งลูกค้าที่สำคัญขององค์กร เทคโนโลยีและระบบต่างๆ เป็นต้น

การเรียนรู้ด้านวัฒนธรรม (Cultural Learning) เป็นการเรียนรู้เกี่ยวกับทัศนคติ กฎกติกามารยาท รวมถึงพฤติกรรมที่ควรทำและไม่ควรทำในองค์กร เป็นต้น

การเรียนรู้ด้านการเมืองในองค์กร (Political Learning) เป็นการทำความเข้าใจว่า กระบวนการตัดสินใจภายในองค์กรเป็นอย่างไร ใครมีอำนาจที่แท้จริง ขอบเขตอำนาจการทำงานมีแค่ไหน และชี้ให้เห็นว่า ด้วยหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงาน เขาต้องประสานงานและได้รับการสนับสนุนจากใครบ้าง เป็นต้น

ทำให้พนักงานใหม่กลายเป็นส่วนหนึ่งของทีม ในบางครั้งแม้ว่าหน้าที่ความรับผิดชอบและเนื้องานของพนักงานใหม่อาจไม่จำเป็นต้องพึ่งพาบุคคลอื่นในทีม แต่อย่าลืมว่าคนเหล่านั้น ก็เป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จในการทำงานเช่นกัน หัวหน้าจึงต้องมีส่วนช่วยในการทำให้เขาสามารถสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนๆ พี่ๆ ในทีมให้เร็วที่สุดด้วย โดยอาจเริ่มต้นจากการทำให้คนในทีมเข้าใจก่อนว่า ทำไมจึงต้องจ้างพนักงานใหม่เข้ามาทำงาน เขาหรือเธอคนนี้มีหน้าที่ทำอะไรบ้าง

เมื่อพนักงานใหม่เริ่มงาน สิ่งสำคัญคือ การแนะนำให้ได้รู้จักกับทุกคนในทีมอย่างเป็นทางการ และขอให้คนเก่าช่วยพนักงานใหม่ในการปรับตัวและสอนเรื่องต่างๆ ที่ควรรู้

เชื่อมต่อพวกเขากับบุคคลหลักๆ ที่ต้องทำงานด้วย นอกจากคนในทีมแล้ว ยังมีบุคคลอื่นๆ ภายนอกทีมที่ต้องทำงานด้วยหรืออย่างน้อยก็มีผลต่อความสำเร็จในการทำงานของเขา ในเบื้องต้นคือ การระบุรายชื่อของบุคคลสำคัญลงในกระดาษ พร้อมทั้งอธิบายด้วยว่าแต่ละคนมีความสำคัญอย่างไร และเหตุใดจึงควรต้องทำความรู้จักกับพวกเขา จากนั้นอาจให้ใครบางคนช่วยพาพนักงานใหม่ไปทำความรู้จัก

ให้ทิศทางกับพนักงานใหม่ ไม่ใช่แค่พนักงานใหม่เท่านั้น แต่พนักงานทุกคนจะไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผลเลย หากหัวหน้างานไม่แจ้งให้ทราบว่าองค์กรคาดหวังอะไรจากพวกเขา ซึ่งแนวทางในการชี้ให้เห็นถึงความคาดหวังที่มีต่อพนักงานนั้น ต้องตอบคำถาม 3 ข้อนี้ให้ได้

สิ่งที่ฉันต้องทำคืออะไร? หัวหน้าต้องชี้ให้เห็นว่าเป้าหมายในการทำงานของพนักงานคืออะไร ระยะเวลาในการทำงานให้สำเร็จมีมากน้อยแค่ไหน และจะวัดผลความสำเร็จของงานอย่างไร

ฉันจะทำงานดังกล่าวอย่างไร? ชี้ให้เห็นอย่างชัดเจนว่า จะใช้กลยุทธ์ใดในการไปให้ถึงเป้าหมายที่กำหนดไว้ ซึ่งหมายรวมถึงกิจกรรมอะไรบ้างที่ควรทำ และการจัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมเหล่านั้นด้วย

ทำไมฉันจึงควรทำงานเหล่านั้น? หมายถึงการสื่อสารให้เห็นถึงความเชื่อมโยงของงานที่ทำกับเป้าหมายใหญ่ขององค์กร ทำให้เห็นว่าพวกเขาจะมีส่วนช่วยให้ไปถึงเป้าหมายได้อย่างไร

ช่วยพนักงานใหม่ให้ปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว การปรับตัวได้เร็วจะทำให้พนักงานรู้สึกมีความมั่นใจมากขึ้นเวลาที่คนใหม่เข้ามาทำงานในองค์กร พวกเขามักขาดความมั่นใจ หลายคนพยายามพิสูจน์ตนเองเพื่อให้ผู้อื่นเห็นว่าเขาสามารถทำงานได้ ส่งผลให้รับงานมาทำมากกว่าความสามารถที่จะทำได้จริง ซึ่งอาจส่งผลให้รู้สึกเหนื่อยและถอดใจจากงานได้

หน้าที่ของหัวหน้าคือ การทำให้พนักงานใหม่โฟกัสในสิ่งที่ต้องทำจริงๆ เท่านั้น รวมทั้งช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานเหล่านั้น และแนะนำวิธีการทำงานให้สอดคล้องกับวิถีปฏิบัติและวัฒนธรรมขององค์กรด้วย

โค้ชเพื่อให้ประสบความสำเร็จ หัวหน้างานจำนวนไม่น้อยมักช่วยแนะนำพนักงานตอนที่มาทำงานใหม่ๆ เท่านั้น พอเริ่มปรับตัวได้ ก็ปล่อยพนักงานทำไปตามยถากรรม ซึ่งในความเป็นจริงแล้ว กว่าพนักงานใหม่จะทำงานได้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเต็มที่ ต้องใช้เวลาพอสมควร

ดังนั้น หัวหน้าจึงยังไม่ควรปล่อยมือในทันทีที่เห็นว่าสามารถปรับตัวได้ วิธีการง่ายๆ คือ นัดพบปะพูดคุยกันอย่างสม่ำเสมอ ช่วงแรกๆ อาจถี่หน่อย เช่น เริ่มต้นจากทุกวัน ขยับเป็นสัปดาห์ละครั้ง เดือนละครั้ง และไตรมาสละครั้ง เป็นต้น

แม้หัวหน้าจะเป็นตัวจักรสำคัญสำหรับการเรียนรู้ในเรื่องนี้ แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าหัวหน้าต้องเป็นผู้สอนเพียงคนเดียว ลองมองหาบุคลากรอื่นที่สามารถช่วยให้ความรู้กับพนักงานใหม่ในเรื่องเหล่านี้ได้ เช่น รุ่นพี่ในหน่วยงานเดียวกัน เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล เป็นต้น มอบหมายให้พวกเขาช่วยในบางเรื่อง 

ที่มา : www.smethailandclub.com

เนื้อหาอื่นที่น่าสนใจ

5 ขั้นตอนในการเตรียมการปฐมนิเทศ พนักงานใหม่

5 ขั้นตอนในการคัดเลือกพนักงานใหม่ ที่ทำให้การสัมภาษณ์ครั้งต่อไปง่าย! อย่างไม่เคยเป็นมาก่อน

พนักงานใหม่ควรปฏิบัติตัวอย่างไรในช่วงทดลองงาน

พนักงานใหม่ ต้องทำตัวอย่างไร

เมื่อพนักงานใหม่เข้ามา 1 คน HR ต้องทำอย่างไรบ้าง