การคัดเลือกบุคลากรนั้นเป็นหน้าที่สำคัญหนึ่งของฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ถึงแม้จะพูดว่าเป็นการรับสมัครแบบไม่มีเงื่อนไข แต่ก็ขั้นตอนในหลายๆ จุดก็ต้องระมัดระวังด้วยเช่นกัน ในทางกลับกันเมนุษย์ถือเป็นปัจจัยที่ขาดไม่ได้สำหรับความก้าวหน้าของบริษัท ภายในบริษัทเองก็มีผู้คนจำนวนมากที่ต้องสรรหา จัดจ้าง ตลอดจนอยู่ภายใต้การดูแลขององค์กรด้วยเช่นกัน
เพื่อการดำเนินต่อได้ของแต่ละกิจการ บริษัทจึงจำเป็นต้องมีการคัดสรรบุคลากรเข้ามาทำงานตามตำแหน่งหน้าที่ที่ต้องการให้ได้ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) จึงเข้ามามีส่วนสำคัญในหน้าที่ตรงนี้ โดยเฉพาะขั้นตอนสรรหาผู้สมัคร ที่ฝ่ายบุคคลจะต้องพบปะผู้คนมากมาย ตลอดจนสัมภาษณ์พวกเขาแต่ละคนเป็นอย่างดี จากนั้นยังมีขั้นตอนอื่นๆ อีกมากมายนอกเหนือจากนี้ ที่ฝ่ายบุคคลนั้นจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนต่างๆ อย่างชัดเจน ซึ่งจะทำให้สามารถคัดเลือกบุคลากรที่เหมาะสมให้เข้ามาร่วมงานกับบริษัทได้เป็นอย่างดีที่สุด
1. ชี้แจง Job Description ให้ละเอียด
ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรจัดทำคำบรรยายลักษณะงาน (Job Description) ให้ละเอียด ชัดเจน ครบถ้วน ทั้งนี้เพื่อเช็คข้อมูลให้ตรงกับความต้องการขององค์กรด้วย และผู้สมัครเองก็จะพิจารณาจากข้อมูลตรงนี้เบื้องต้นว่าตนเองมีความสามารถหรือไม่ หรือเป็นงานที่เหมาะสมกับตนหรือเปล่า รวมถึงผู้สมัครจะรับรู้ข้อมูลของบริษัทเบื้องต้นจากการประกาศรับสมัครงานด้วย การใส่ใจในรายละเอียดตรงจุดนี้จะทำให้กระบวนการสรรหามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
2. รอบสัมภาษณ์งานนั้นสำคัญอย่างยิ่ง
รอบสัมภาษณ์นั้นถือเป็นกระบวนการสรรหาบุคลากรที่สำคัญที่สุดกระบวนการหนึ่ง และฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรใส่ใจขั้นตอนนี้อย่างยิ่ง เพราะเป็นขั้นตอนที่จะทำให้คุณได้พูดคุยและทำความรู้จักกับตัวจริงของผู้สมัคร ในรอบสัมภาษณ์นี้ไม่ใช่เฉพาะเพียงฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) เท่านั้นที่จะเข้ามาเกี่ยวข้อง แต่ฝ่ายที่ต้องทำงานร่วมกับพนักงานใหม่นี้จะต้องเข้าร่วมสัมภาษณ์ด้วย โดยเฉพาะหัวหน้างานที่ต้องควบคุมดูแลโดยตรง นอกจากจะดูเรื่องความสามารถในการทำงานแล้ว ยังควรต้องดูลักษณะนิสัยตลอดจนทัศนคติว่าสามารถร่วมงานด้วยกันได้หรือไม่ ในส่วนของเพื่อนร่วมงานที่ต้องปฎิบัติงานด้วยกัน ฝ่ายทรัยพากรบุคคล (HR) อาจให้ช่วยเรื่องการตั้งคำถามสัมภาษณ์ที่เกี่ยวกับการทำงานโดยตรง เพราะผู้ปฎิบัติงานจริงจะรู้รายละเอียดได้ลึกที่สุด
3. เตรียมคำถามในการสัมภาษณ์ให้ครบ มีตั้งเกณฑ์การคัดเลือกให้ชัดเจน
ก่อนที่จะมีการนัดสัมภาษณ์เกิดขึ้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) จะต้องกำหนดคุณสมบัติของผู้สมัครให้ครบถ้วยเสียก่าอน โดยเฉพาะเรื่องทักษะในการทำงาน จากนั้นอาจวาดภาพทีมหรือแผนกที่คาดหวัง เพื่อเป็นเป้าหมายในการสรรหา ในกระบวนการคัดสรรบุคลากรนี้จะต้องมีมาตรฐานในการคัดเลือกเดียวกัน ยุติธรรม โปร่งใส ก่อนการสัมภาษณ์ควรมีการเตรียมตัวเรื่องคำถามให้ดี ครอบคลุม และต้องเข้าใจในตำแหน่งหน้าที่ตลอดจนทักษะของบุคลากรที่ต้องการรับเป็นอย่างดี และชี้แจงเกณฑ์การคัดเลือกให้ชัดเจนตลอดจนเข้าใจตรงกันทุกฝ่าย
4. การสัมภาษณ์คือช่วงเวลาที่จะรู้จักประสบการณ์ตลอดจนค่านิยมของผู้สมัคร
การสัมภาษณ์งานโดยทั่วไปมักกินเวลาเฉลี่ยราว 1 ช.ม. และเวลากว่า 70% จะเป็นช่วงที่เราได้พูดคุยทำการเรียนรู้ซึ่งกันและกัน ในระหว่างนี้ผู้สมัครจะได้นำเสนอประสบการณ์การทำงานตลอดจนประสบการณ์ทางด้านต่างๆ ที่ผ่านมา ไปจนถึงการแสดงทัศนคติ และค่านิยมในด้านต่างๆ ของผู้สมัครแต่ละคน ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) จะต้องรวบรวมข้อมูลของผู้สมัครให้ได้มากที่สุดเพื่อนำมาประมวลผลในการตัดสินใจจ้างงาน ข้อมูลนี้ตั้งแต่เรื่องความสามารถ, บุคลิกลักษณะ, ไปจนถึงทัศนติ ที่สามารถเข้ากับวัฒนธรรมองค์กร หรือ เพื่อร่วมงานได้หรือไม่
5. แจ้งข้อมูลเรื่องการทำงานงานให้ชัดเจน
การสรรหาทรัพยากรบุคคลที่มีคุณภาพนั้นจะต้องเริ่มจากการทำข้อมูลในเรื่องตำแหน่ง หน้าที่ ตลอดจนเรื่องราวของบริษัท ให้ชัดเจน และต้องบอกข้อมูลที่ชัดเจนนี้กับผู้สมัครให้ครบถ้วนด้วย เพราะนั่นเป็นปัจจัยสำคัญหนึ่งที่ผู้สมัครจะต้องตัดสินใจ หากข้อมูลไม่ครบถ้วน ไม่ชัดเจน ก็อาจทำให้เกิดการตัดสินใจผิดพลาดได้ เมื่อมาร่วมงานกันแล้วได้ทราบภายหลัง ก็อาจทำให้เกิดความอึดอัด ไม่สบายใจ และเป็นเหตุให้ลาออกได้เช่นกัน
6. ควรเผื่อตัวเลือกไว้สำหรับการตัดสินใจสุดท้ายด้วย
หลักการของการสรรหาทรัพยากรบุคคลนั้นอาจไม่ใช่การเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุด แต่คือการเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดกับองค์กร ในการสัมภาษณ์รอบสุดท้ายนั้นควรหลีกเลี่ยงการคัดเลือกผู้สมัครที่ดีที่สุดให้เหลือเพียงตัวเลือกเดียว แต่ควรเผื่อตัวเลือกสำรองไว้อย่างน้อย 3-4 คน เพื่อที่จะเฟ้นหาผู้สมัครที่เหมาะสมที่สุด
7. ให้ข้อมูลพื้นฐานของบริษัทให้ครบถ้วน ชัดเจน
หลังจากที่มีการตัดสินใจจ้างงานแล้ว ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรแจ้งข้อมูลที่จำเป็นทุกอย่างขององค์กรให้กับพนักงานใหม่ได้รู้ ตั้งแต่ข้อมูลทั่วไป, สิทธิประโยชน์, ไปจนถึงรายละเอียดของงานในแผนกนั้นๆ ให้ได้รับทราบ ทั้งนี้เพื่อให้พนักงานสามารถรับรู้ข้อมูลต่างๆ ได้ครบถ้วนเพื่อการปรับตัวสร้างความคุ้นเคยกับองค์กรให้ได้เร็วที่สุด
ที่มา HRnote.asia
