งานของ Talent Acquisition หรือ Hiring Manager นั้นเรียกได้ว่าละเอียดและมีความสำคัญในการเปลี่ยนวิธีการสรรหาบุคลากรขององค์กรได้เป็นอย่างดี งานที่ Talent Acquisition ควรจะต้องทำคือ
1.การสรรหาผู้สมัคร โดยยกเลิกวิธีการรอรับใบสมัครมาเก็บใส่แฟ้ม แต่ต้องเริ่มทำการค้นหาผ่านช่องทางต่างๆ
เช่น Linkedin หรือเว็บไซด์สมัครงาน รวมถึงการใช้ HR Agency ในการช่วยหาบุคคลที่ใช่ หรือแม้กระทั่งการส่งอีเมลล์หา Talent โดยตรงก็ตาม
2. โละ Job Description ของเก่าทั้งหมด และลงมือเขียนใหม่ให้กับทุกตำแหน่ง โดยเปลี่ยนการเขียน Job Description จากการบอกว่าตำแหน่งนี้ต้องทำอะไร เป็นตำแหน่งนี้มีความสำคัญอย่างไรกับองค์กร สร้าง Impact ได้ในระดับไหน และความท้าทายของตำแหน่งนี้คืออะไร
3. ไม่ใช่แค่ Job Description แต่ต้องมี Job Requirement โดย Job Requirement หมายถึงพนักงานที่จะได้รับตำแหน่งนี้ ควรจะต้องมีคุณสมบัติอย่างไร มี Skills Set, Mindset และ Endorsement อะไร ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จำเป็นที่จะต้องถูก Analyze ก่อนเสมอ ซึ่งนั่นอาจจะต้องรวมไปถึงอุปนิสัยด้วยเช่น เป็น Introvert / Extrovert, Self Confident หรือ Routines ซึ่งนั้นก็ขึ้นอยู่กับลักษณะงานแต่ละประเภท โดยเราสามารถ Scope เริ่้มจาก Company Culture ว่าองค์กรของคุณนั้นมีวัฒนธรรมแบบไหน ต้องการคนแบบไหน จากนั้นค่อยไปแตกรายละเอียดให้เข้ากับตำแหน่งงานแต่ละอัน
4. ค้นหาแบบทดสอบที่ใช้ประกอบการสมัครงานที่มีความคิดสร้างสรรค์ ใช้เวลาน้อย เข้าถึงไม่ยาก เพื่อช่วยคัดกรองผู้สมัคร เช่น 16 Personalities test หรือ IQ/EQ test โดยให้ดูตามนโยบายและ Direction ของบริษัทว่าในเรื่องของ Manpower นั้นบริษัทโฟกัสอะไร เพื่อคัดกรองผู้สมัครที่ถูกต้องมากที่สุด
5. สร้างระบบการสัมภาษณ์งานใหม่โดยอาจจะแบ่งตามระดับของพนักงาน โดยต้องเป็นไปตามหลักการของ Time to Recruit ให้ไม่สั้นเกินไปหรือยาวเกินไป โดยตามหลักที่ผมเคยลองทำมาจะมี 3 รอบใหญ่ๆที่มีความจำเป็น ซึ่งได้แก่ รอบคัดกรองซึ่งจะเป็น Talent Aquisitioner เป็นคนสัมภาษณ์ ต่อมาก็คือหัวหน้างานสายตรงของตำแหน่งนั้นๆ และรอบสุดท้ายคือรอบ Culture Matching ซึ่งเป็นรอบที่ถามเกี่ยวกับ วิธีการทำงาน วิธีคิด การตอบสนองต่อปัญหา ว่าตรงกับ Core Value ขององค์กรหรือไม่
6. สร้าง Effective and Creative Questionnaire ให้กับผู้สัมภาษณ์แต่ละรอบ โดยแบ่งเป็นคำถามที่จำเป็นต้องถาม ( Mandatory Questions ), คำถามที่สามารถถามหรือไม่ถามก็ได้ ( Optional Questions ) และ คำถามที่ควรหลีกเลี่ยงในการถาม ( Taboo Questions ) รวมถึงคำตอบที่คาดหวังของแต่ละคำถาม และ Key words ที่ใช้ในการตอบคำถามนั้นๆด้วยว่า Keywords ไหนเป็น Plus หรือ Keyword ไหนเป็น Minus โดยจำเป็นต้องมี Questionnaire รูปแบบนี้สำหรับทุกรอบการสัมภาษณ์ เพื่อให้ Interview นั้นมีมาตรฐาน เป็นมืออาชีพและลด Bias จากการสัมภาษณ์ได้
7. สร้าง Candidate Experience ที่ดี โดยคำนึงทั้ง Mental และ Physical เช่น Pattern ของอีเมลล์ที่ใช้ส่งหา Candidate, สถานที่นัดสัมภาษณ์งาน, เวลาที่ใช้รอสัมภาษณ์, การจัดการอำนวยความสะดวกในการสัมภาษณ์ เช่นห้องพักรอสัมภาษณ์ เครื่องดื่ม ปากกา กระดาษ และที่สำคัญคือ Commitment ในการแจ้งผลการสัมภาษณ์ ซึ่งผมแนะนำว่า Candidate ทุกท่านควรได้รับอีเมลล์แจ้งผลการสัมภาษณ์แม้ว่าจะไม่ผ่านก็ตาม โดยไม่ลืมที่จะให้เหตุผลอย่างตรงไปตรงมา ซึ่งการสร้าง Experience ที่ดี จะมีส่วนช่วยลดเปอร์เซนต์ของพนักงานล่องหน หรือพนักงานที่ไม่ Show up ในวันแรกของการทำได้ด้วย
8. พัฒนา Employer Branding โดยเริ่มจากการทำเครื่องมือที่ใช้สื่อสารให้คนหางานหรือสมัครงานกับองค์กรของเรานั้นเห็นภาพมากขึ้น โดยอาจจะเริ่มจากการเปิด Social Media ช่องทางต่างๆ โดยคอนเท้นท์ที่เหมาะสมควรเกี่ยวกับ บรรยากาศในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นออฟฟิศ รูปการประชุมงานในแผนก ประชุมใหญ่ กิจกรรมต่างๆ Outing, Staff Branding โดยอาจจะเป็นบทสัมภาษณ์พนักงานดีเด่นหรือ พนักงานที่ได้ปรับเงินเดือน, คอนเท้นท์ที่เกี่ยวกับการทำงานโดยให้ผู้บริหารหรือระดับ Director เป็นผู้ให้สัมภาษณ์ถึง วิธีการทำงาน วิสัยทัศน์ โดยทั้งหมดเพื่อแสดงวัฒนธรรมในการทำงานของบริษัท
ที่มา HR NOTE.asia
