HR Recruitment: บุคคลเบื้องหลังผู้ช่วยสรรหาคนคุณภาพสู่องค์กร

เพื่อให้คนที่ทำงานในสายงานนี้รับผิดชอบงานทุกหน้าที่ได้อย่างครอบคลุมและมีประสิทธิภาพ และเพื่อให้คนในสายงานอื่น ๆ รู้จักอาชีพนี้มากขึ้น ขอแนะนำทักษะและความสามารถที่ HR Recruitment มืออาชีพควรต้องมี

• HR Recruitment ควรมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับคุณสมบัติของแต่ละตำแหน่งงาน เพราะต้องเป็นคนที่ตรวจสอบรายละเอียดในประกาศรับสมัครงานก่อนลงประกาศในช่องทางต่าง ๆ และใช้สำหรับการคัดกรองเรซูเม่
• มีความรู้ความแม่นยำในกฎขององค์กร และกฎหมายแรงงาน เพราะเป็นคนที่ติดต่อผู้สมัครเพื่อเสนอการจ้างงาน ทำให้ต้องสามารถแจ้งรายละเอียดเรื่องตำแหน่งงาน เงินเดือน สวัสดิการ รวมถึงจัดทำเอกสารต่าง ๆ ให้เป็นไปตามกฎหมาย
• มีความสามารถในการสัมภาษณ์ซึ่งในบางบริษัท HR Recruitment อาจจะเข้ามามีส่วนร่วมทั้งในการสัมภาษณ์ผู้สมัครเบื้อต้นก่อนส่งให้หัวหน้าที่รับผิดชอบ และทั้งการทำ Exit Interview ในกรณีที่มีพนักงานลาออก
• จัดปฐมนิเทศให้พนักงานใหม่และดูแลพนักงานในช่วงทดลองงาน รวมไปถึงทำแบบประเมินการทำงาน และจัดการเอกสารหรือฐานข้อมูลพนักงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบรรจุพนักงาน
• มีส่วนร่วมในการทำ Employer Branding เพื่อดึงดูดผู้สมัครผ่านการนำเสนอ Culture องค์กร หรือสวัสดิการที่น่าสนใจ

อยากเจอแคนดิเดตที่ใช่ ต้องมีความรู้ความเข้าใจในการทำประกาศงาน

ลองคิดถึงเวลาที่ตัวเองอยู่ในช่วงหางานดูว่ารู้สึกหงุดหงิดแค่ไหนเวลาเจอประกาศงานที่ไม่มีรายละเอียดอะไรชัดเจน หรือเป็น Artwork บน Social Media ที่อ่านไม่เข้าใจ คนหางานคนอื่นก็คงรู้สึกไม่ต่างกัน

การที่ประกาศงานมีรายละเอียดครบจะทำให้ดูน่าสนใจและเพิ่มโอกาสในการได้รับเรซูเม่จากผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตามต้องการมากขึ้น HR Recruitment จึงต้องมีความรู้พื้นฐานต่าง ๆ เกี่ยวกับแต่ละตำแหน่งงาน เช่น คุณสมบัติที่สำคัญ หน้าที่ความรับผิดชอบ รายได้ หรือสวัสดิการ ถึงแม้ส่วนใหญ่รายละเอียดที่อยู่ในประกาศงานจะถูกเขียนขึ้นจากคนที่มีหน้าที่ดูแลงานในตำแหน่งนั้น ๆ แล้วส่งต่อให้ HR แต่ก็ใช่ว่าจะเอาไปลงประกาศรับสมัครต่อได้เลยทันที  เพราะ HR ต้องตรวจสอบความถูกต้องและความสมบูรณ์ของประกาศงานให้เรียบร้อยก่อน และไม่ใช่แค่ข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือเท่านั้น แต่ยังต้องดู Artwork ของประกาศงานในรูปแบบพิเศษต่าง ๆ ด้วย เช่น Banner บนเว็บไซต์ประกาศงาน หรือประกาศงานบนหน้า Facebook ดังนั้นถ้าไม่มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับแต่ละอาชีพเลย หรือไม่มีความละเอียดมากพอการลงประกาศงานก็อาจเกิดความผิดพลาดได้

คัดกรองผู้สมัครได้ตรงตามต้องการ พื้นฐานสำคัญของ Recruitment

ไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งงานไหน คนที่จะได้เจอเรซูเม่ของผู้สมัคร ซึ่งมีจำนวนมหาศาลในแต่ละวันเป็นคนแรกก็คือ HR ทั้งทางอีเมล หรือใบสมัครจากคนที่ Walk-in HR จึงต้องช่วยคัดกรองใบสมัครพวกนั้นก่อน โดยวิธีการและความละเอียดอาจจะแตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร เช่น แค่สแกนเรซูเม่คร่าว ๆ ว่าคุณสมบัติเบื้องต้นตรงกับที่ต้องการหรือไม่ แล้วค่อยส่งต่อให้หัวหน้าแต่ละแผนกพิจารณา ติดต่อบุคคลอ้างอิงของผู้สมัคร เช็กประวัติอาชญากรรม หรือบางองค์กร HR ต้องติดต่อผู้สมัครมาทำแบบทดสอบและสัมภาษณ์เบื้องต้นเพื่อคัดกรองผู้สมัครอีกชั้นหนึ่ง

ทำให้ HR ต้องมีความสามารถในการสัมภาษณ์ด้วย แม้จะไม่ได้สัมภาษณ์ลงลึกถึงทักษะที่เฉพาะทางมาก ๆ แต่อย่างน้อยก็ต้องศึกษาคุณสมบัติพื้นฐานที่ตำแหน่งงานนั้นต้องมี และดูทัศนคติต่าง ๆ ว่าเป็นไปในทิศทางเดียวกับองค์กรไหม ถ้าองค์กรไหนมี HR ที่ทำหน้าที่ตรงนี้ได้ดีเยี่ยม เขาก็จะกลายเป็นคนสำคัญที่ช่วยแบ่งเบาภาระของหัวหน้าแผนกต่าง ๆ ที่ต้องเป็นคนสัมภาษณ์งานได้ไม่น้อยเลย

รู้กฎองค์กร เข้าใจกฎหมายแรงงาน เพื่อป้องกันความผิดพลาดในการจ้างงาน

เมื่อผู้สมัครผ่านการคัดเลือก HR Recruitment คือคนที่จะติดต่อผู้สมัครเพื่อเสนอการจ้างงาน โดยต้องแจ้งรายละเอียดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องได้ครบถ้วนและถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งงาน ค่าตอบแทน หรือวันเริ่มงาน และทำสัญญาจ้างงานหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องต่าง ๆ ให้เป็นไปตามกฎหมายและเหมาะสมซึ่งอาจจะมีรายละเอียดที่แตกต่างกันไปในแต่ละตำแหน่ง

รวมถึงดำเนินการหรือแจ้งเรื่องการตรวจสุขภาพก่อนเริ่มงานด้วย นอกจากนั้นถ้ามีการจ้าง Outsource ต่าง ๆ เข้ามาช่วย HR Recruitment ก็จะต้องเป็นคนที่คอยควบคุมดูแลการทำงานของพวกเขาให้เป็นไปตามเงื่อนไขและรูปแบบต่าง ๆ ที่คุยกันไว้

ดังนั้นการมีความรู้และแม่นยำในเรื่องของกฎหมายแรงงานจึงเป็นอีกเรื่องที่ HR สายนี้ขาดไม่ได้ เพราะหากเกิดความผิดพลาด อาจจะส่งผลกระทบต่อพนักงานหรือองค์กรได้

ดูแลพนักงานใหม่ในช่วงทดลองงาน และพาไปให้ถึงฝั่งการเป็นพนักงานประจำ

ไม่ใช่แค่สรรหา แต่ HR Recruitment ยังต้องจัดปฐมนิเทศให้กับพนักงานใหม่ เพื่อแนะนำองค์กร พนักงานในบริษัท และกฎระเบียบต่าง ๆ และต้องรับผิดชอบในเรื่องการจัดทำแบบประเมินการทำงานในช่วงทดลองงานพร้อมกับสรุปผล และจัดการเอกสารหรือฐานข้อมูลพนักงานที่เกี่ยวข้องกับการบรรจุพนักงานประจำเมื่อพนักงานผ่านการทดลองงานด้วย

ทำ Exit Interview อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยพัฒนาองค์กรได้ในอนาคต

ถ้าคิดว่าหน้าที่ของ HR Recruitment จบลงหลังจากบรรจุพนักงานเป็นพนักงานประจำเสร็จเรียบร้อย บอกเลยว่าคุณกำลังเข้าใจผิด เพราะเมื่อถึงเวลาที่พนักงานลาออก ฝ่ายนี้ก็ต้องเข้ามามีบทบาทอีกครั้ง เพื่อทำ Exit Interview

นอกจากต้องเตรียมคำถามและวิธีการสัมภาษณ์ที่ไม่เหมือนกับการสัมภาษณ์งานแล้ว การทำ Exit Interview ยังต้องใช้ทักษะในการเก็บข้อมูล คิดวิเคราะห์ แล้วเอาข้อมูลที่ได้มาประมวลผล เก็บเป็นสถิติ หรือทำสรุปต่าง ๆ ด้วย เพราะหลายครั้งข้อมูลที่ได้มาจากพนักงานที่กำลังจะลาออกเป็นข้อมูลที่เราคาดไม่ถึง อาจจะเป็นเรื่องที่คนที่ยังทำงานอยู่ไม่กล้าพูด โดย HR อาจส่งข้อมูลเหล่านั้นให้กับผู้บริหาร หัวหน้างาน หรือแผนกต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อเป็นการให้ข้อมูลว่ามีประเด็นไหนที่น่าสนใจ ส่งผลกระทบกับองค์กร หรือนำมาพัฒนาปรับปรุงระบบการสรรหาหรือการทำงานต่าง ๆ ได้บ้าง

สร้าง Employer Branding กุญแจดอกสำคัญที่ช่วยดึงดูดผู้สมัคร

ในยุคที่การตัดสินใจเข้าทำงานของคนหางานไม่ได้ขึ้นอยู่แค่ตำแหน่งและรายได้เพียงเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงภาพลักษณ์ และ Culture ขององค์กรด้วย ทำให้การทำ Employer Branding กลายเป็นอีกหน้าที่ของ HR Recruitment แต่ส่วนใหญ่จะเป็นการสร้างแบรนด์ที่เกี่ยวข้องเฉพาะกับงาน Recruitment เท่านั้น ดังนั้นยิ่งเราสามารถสื่อสารถึง Culture การทำงาน สวัสดิการ หรือจุดเด่นต่าง ๆ ขององค์กรออกไปให้คนนอกได้รับรู้มากเท่าไหร่ก็จะยิ่งเพิ่มโอกาสในการดึงดูดคนได้มากขึ้น

วางแผนกลยุทธ์ให้ดีตั้งแต่เริ่มเพิ่มโอกาสในการได้ตัวพนักงาน

หลังจากทำงานจนสั่งสมประสบการณ์ได้สักระยะ ก็ย่อมมีโอกาสที่จะได้เติบโต จาก Officer ขึ้นไปเป็น Senior เป็น Manager ฝ่ายนี้ หรืออาจไปไกลถึงระดับผู้บริหารที่ดูแล HR ทั้งหมด

แน่นอนว่าตำแหน่งที่สูงขึ้นก็ต้องมีภาระหน้าที่ที่มากขึ้น อาจจะไม่ได้คัดใบสมัครงานด้วยมือตัวเองอย่างที่ผ่านมา แต่ก็ต้องใช้ทักษะความสามารถในการทำงานแบบภาพใหญ่แทน นั่นก็คือการวางนโยบายและกลยุทธ์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานสายนี้ ให้พนักงานคนอื่น ๆ ที่อยู่ในทีมเอากลยุทธ์เหล่านี้ไปทำงานต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ว่าจะเป็น กำหนดรูปแบบ กระบวนการ หรือช่องทางที่ใช้ในการสรรหาให้เหมาะสมกับงานแต่ละตำแหน่งหรือแต่ละระดับ เช่น ถ้าเป็นองค์กรที่มีต้องการพนักงานมาทำงานในส่วนที่เป็นสาขาหลาย ๆ แห่ง ก็อาจจะใช้วิธีจัด Walk-in Interview ยื่นใบสมัคร และสัมภาษณ์ในวันเดียว แต่ถ้าต้องการรับสมัครหลายตำแหน่ง ซึ่งไม่จำเป็นต้อง Walk-in ก็อาจจะเลือกวิธีลงประกาศงานในเว็บไซต์ที่ให้บริการด้านนี้ หรือหากเป็นตำแหน่งที่เป็น Specialist ก็อาจจะต้องหา Connection หรือกระจายข่าวเรื่องการรับสมัครในกลุ่มคนสายงานนั้น

ซึ่งการที่จะวางแผนกลยุทธ์ต่าง ๆ ได้อย่างเหมาะสม ก็จำเป็นต้องมีความรอบรู้ในเรื่องการสรรหาและคัดเลือก วิเคราะห์กลยุทธ์ขององค์กรอื่น ๆ ได้ และยังต้องเป็นคนที่ติดตามข่าวสารในแวดวง HR และสภาวะตลาดแรงงานต่าง ๆ เพื่อที่จะสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์และปรับใช้กับองค์กรของตัวเอง

จะเห็นว่า HR Recruitment นอกจากจะต้องมีความสามารถในการทำงานที่เกี่ยวข้องกับสายงานโดยตรงแล้ว ยังต้องมีทักษะในการทำงานอื่น ๆ ประกอบด้วย ไม่ว่าจะเป็น

ทักษะการสื่อสาร
HR ต้องมีทักษะการสื่อสารที่ดีทั้งในแง่ของการฟัง พูด อ่าน เขียน เพราะใช้ในทุกขั้นตอนการทำงาน เช่น เขียนประกาศงาน แจ้งรายละเอียดการทำงานให้กับพนักงานใหม่ หรือรับฟังการตอบคำถามสัมภาษณ์ต่าง ๆ เพื่อจับประเด็นให้ได้ครบถ้วน แต่ถ้าไม่มีการสื่อสารที่ดีแล้ว การทำงานในขั้นตอนต่าง ๆ ที่ต้องติดต่อหรือส่งสารให้กับผู้สมัครงานหรือพนักงานก็อาจจะเกิดปัญหาได้ ยิ่งไปกว่านั้นถ้าเป็น HR อยู่ในองค์กรต่างชาติ หรือต้องทำงานกับพนักงานที่หลากเชื้อชาติ ก็อาจจะต้องมีทักษะในเรื่องของการสื่อสารภาษาต่างประเทศอีกด้วย

ทักษะในการประสานงานและการจัดการ
ตำแหน่งนี้จะต้องทำงานอยู่กับข้อมูล เอกสาร และคนจำนวนมาก ถ้ามีทักษะในการประสานงานหรือการจัดการเรื่องต่าง ๆ ได้อย่างดีก็จะช่วยลดความผิดพลาดและทำให้การทำงานง่ายขึ้น เช่น ในขั้นตอนการคัดกรองใบสมัคร ถ้าจัดการฐานข้อมูลผู้สมัครงานหรือใบสมัครได้อย่างเป็นระเบียบก็จะทำให้ง่ายต่อการค้นหา คัดกรอง หรือจัดเก็บ

ทักษะการคิดวิเคราะห์
เป็นอีกหนึ่งทักษะที่คนสายนี้ต้องมีและเป็นทักษะที่ค่อนข้างสำคัญ ซึ่งไม่ใช่แค่คนที่อยู่ในระดับหัวหน้าที่ต้องวางแผนภาพใหญ่เท่านั้น แต่คนทำงานในระดับปฏิบัติการก็ต้องใช้ทักษะนี้ด้วย เช่น ในขั้นตอนสัมภาษณ์งาน หรือ Exit Interview ที่จะต้องฟังและเก็บข้อมูลมาคิดวิเคราะห์ในประเด็นต่าง ๆ

งานสาย HR เป็นสายงานที่เติบโตได้ทั้งในแง่ของตำแหน่งและรายได้ หากมีความสามารถที่โดดเด่น แต่ด้วยการที่ต้องทำหน้าที่เดิมอยู่ทุกวัน ก็อาจจะทำให้หลายคนรู้สึกว่าไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงหรือพัฒนาทักษะอะไรใหม่ ๆ สักเท่าไหร่ แต่จริง ๆ แล้วถึงจะเป็นการทำงานหน้าที่เดิมแต่ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญก็ต้องเพิ่มมากขึ้น เมื่อมีทั้งประสบการณ์และความสามารถ การจะขยับเลื่อนขึ้นไปในตำแหน่งที่สูงขึ้น มีหน้าที่รับผิดชอบที่มากขึ้น และเติบโตต่อไปในสายงานนี้ ก็ไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้

สำหรับคนทำงาน Recruitment ที่ยังไม่แน่ใจว่าประสบการณ์ ความรู้ ความสามารถในการทำงานสายนี้ของตัวเองนั้นเป็นอย่างไร เพียงพอต่อการทำงานและพร้อมที่จะเติบโตต่อไปในสายงานนี้แล้วหรือยัง การสอบวัดระดับคุณวุฒิวิชาชีพกับทางสถาบันคุณวุฒิวิชาชีพ (องค์การมหาชน) นั้นจะเป็นหนึ่งวิธีที่ทำให้เราเห็นระดับความสามารถของเราได้

ที่มา jobthai.com