หลัก 7 C’s of Communication คือรายการตรวจสอบ (checklist) ที่ช่วยพัฒนาทักษะการสื่อสารและเพิ่มโอกาสให้ผู้รับข้อมูลได้เข้าใจข้อมูลตรงตามความตั้งใจของผู้สื่อสาร เป็นเครื่องมือที่นำมาใช้ได้ทั้งกับการสื่อสารด้วยวาจา
องค์ประกอบหรือคุณสมบัติ 7 ประการของการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จ ประกอบด้วย
1. ชัดเจน (Clear)
ในการสื่อสารไม่ว่าจะด้วยการพูดหรือการเขียน ข้อมูลที่สื่อสารต้องมีความชัดเจน เข้าใจง่าย ชัดในเนื้อหาสาระ ใช้คำที่มีความหมายตรงตัว ไม่ต้องตีความจนอาจเกิดความเข้าใจผิด
2. ถูกต้อง (Correct)
ความถูกต้องของข้อมูล หมายถึงเป็นข้อเท็จจริง (fact) ตรวจสอบได้ สร้างความมั่นใจแก่ผู้รับข้อมูลว่าไม่ได้ถูกหลอกให้หลงเชื่อ
ใช้ภาษาได้อย่างถูกต้องเหมาะสม ถูกต้องทั้งไวยากรณ์และตัวสะกด
3. ครบถ้วน (Complete)
การสื่อสารควรเป็นการส่งข้อมูลซึ่งเป็นข้อเท็จจริงทั้งหมดที่ผู้รับข้อมูลควรทราบ ความครบถ้วนนี้จะต่างกันไปในแต่สถานการณ์ ไม่ตกหล่นเนื้อหาสาระที่สำคัญ เป็นข้อมูลที่สร้างแรงจูงใจ
4. หนักแน่นมีสาระ (Concrete)
ข้อมูลควรมีความจำเพาะเจาะจง หนักแน่น มีสาระ ไม่คลุมเครือหรือกว้างจนเกินไป มีข้อเท็จจริง ไม่ใช้คำที่ลดความน่าเชื่อถือ จำเพาะเจาะจงในประเด็นที่สื่อสาร มีความเป็นรูปธรรมในเรื่องที่สื่อสาร
5. กระชับ (Concise)
ข้อมูลควรกระชับ ตรงประเด็น ไม่เยิ่นเย้อ ชูเนื้อหาสาระหลักได้ชัดเจน ไม่กล่าววนเวียนซ้ำแล้วซ้ำอีก
6. สมเหตุสมผล (Coherent)
ข้อมูลที่สื่อสารควรมีตรรกะ มีความเป็นเหตุเป็นผล เชื่อมโยงและสอดคล้องสัมพันธ์กับประเด็นหลัก อสร้างมุมมองแนวคิดที่เป็นประโยชน์แก่ผู้รับเพื่อให้ได้รับการตอบสนองที่เป็นบวก มองโลกในแง่ดี เน้นไปในสิ่งที่เป็นไปได้
7. มีมารยาท (Courteous)
ข้อมูลที่สื่อสารควรมีลักษณะที่เป็นมิตร เปิดเผย ตรงไปตรงมา ไม่มีประเด็นซ่อนเร้นหรือเหน็บแนมก้าวร้าว เลือกใช้คำพูดที่สุภาพ ให้เกียรติ ไม่นำอคติใด ๆ มาบิดเบือนข้อมูลให้ผิดไปจากข้อเท็จจริง คำนึงถึงความคิดเห็น มุมมอง ทัศนคติ ของผู้รับข้อมูล ไม่หักหาญหรือฝืนความรู้สึกนึกคิดของผู้รับ ใช้คำในเชิงบวก
ที่มา www.drpiyanan.com
