สร้างความชัดเจนในหน้าที่งานด้วย Job Description ที่ตอบโจทย์องค์กร

การจัดทำ Job Description หรือคำบรรยายลักษณะงาน (JD) ที่ชัดเจนและละเอียดเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการบริหารจัดการทรัพยากรบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ การมี JD ที่ชัดเจนไม่เพียงแค่ช่วยให้พนักงานเข้าใจหน้าที่ของตนเอง แต่ยังเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะเสนอเทคนิคในการจัดทำ JD ที่ตอบโจทย์องค์กร เพราะการจัดทำ Job Description อย่างชาญฉลาดไม่เพียงแต่ช่วยให้พนักงานเข้าใจบทบาทของตนเอง แต่ยังเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายและสร้างผลงานที่ตอบโจทย์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ความหมายของใบกำหนดหน้าที่งาน

ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) เป็นเอกสารที่เน้นความสำคัญและความจำเป็นในการสร้างตำแหน่งงานในองค์กร โดยแสดงขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ (Responsibilities) และบทบาท (Roles) ของตำแหน่งงานนั้น ๆ นอกจากนี้ยังอธิบายคุณสมบัติและความสามารถที่จำเป็นสำหรับผู้ดำรงตำแหน่งงาน (Specifications and Competencies) เพื่อให้สามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ชื่อเรียก Job Description (JD)

• ใบพรรณนาหน้าที่งาน
• ใบอธิบายลักษณะงาน
• ใบกำหนดหน้าที่งาน
• Job Profile
• Job & Roles
• Roles & Responsibilities

ปัญหาของ Job Description แบบเก่า

• เขียนตามงานที่ทำปัจจุบัน (อาจจะขาดหรือเกิน)
• ไม่ได้นำมาใช้งานอย่างจริงจัง
• ผู้ดำรงตำแหน่งเป็นคนเขียนเอง
• ขาดมาตรฐานในการจัดทำ/เขียน
• JD ที่เขียนไม่เหมือนกับงานที่ทำ
• ไม่ทันสมัย /ขาดความยึดหยุ่น
• ขาดการเชื่อมโยง JD กับระบบการบริหารงานอื่น ๆ ในองค์กร

วัตถุประสงค์ของ Job Description (JD)

1. กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ และขอบเขตของตำแหน่งงาน: เพื่อระบุคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงานนั้น ๆ อย่างชัดเจน
2. เป็นเกณฑ์ในการบริหารงานบุคคลขององค์กร: ตั้งแต่การคัดเลือกพนักงานใหม่ การพิจารณาโยกย้าย ไปจนถึงการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อส่งเสริมความก้าวหน้าในสายอาชีพ
3. ใช้เป็นหลักในการประเมินการทำงานของแต่ละตำแหน่ง: เพื่อให้การประเมินผลการทำงานเป็นไปอย่างยุติธรรมและโปร่งใส
4. ทำให้เห็นโครงสร้างของบริษัทอย่างชัดเจน: ช่วยลดความซ้ำซ้อนในการทำงานและทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

เทคนิคการทำ Job Description

1. ระบุความรับผิดชอบและหน้าที่หลัก : การระบุความรับผิดชอบและหน้าที่หลักอย่างชัดเจนจะช่วยให้พนักงานเข้าใจบทบาทของตนเองในองค์กร รู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของงาน นอกจากนี้ยังช่วยลดความสับสนและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

2. กำหนดคุณสมบัติและทักษะที่จำเป็น : ควรกำหนดคุณสมบัติและทักษะที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งนั้น ๆ อย่างละเอียด เช่น วุฒิการศึกษา ประสบการณ์ในการทำงาน และทักษะที่เกี่ยวข้อง การมี JD ที่ระบุคุณสมบัติและทักษะอย่างชัดเจนจะช่วยให้การสรรหาบุคลากรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. ระบุเป้าหมายและผลลัพธ์ที่คาดหวัง : การระบุเป้าหมายและผลลัพธ์ที่คาดหวังจะช่วยให้พนักงานรู้ว่าต้องทำอะไรและวัดผลการทำงานของตนเองได้อย่างไร ซึ่งเป็นการสร้างแรงจูงใจในการทำงาน การมีเป้าหมายที่ชัดเจนยังช่วยให้การประเมินผลการทำงานเป็นไปอย่างยุติธรรมและโปร่งใส

4. กำหนดวิธีการประเมินผลการทำงาน : ควรกำหนดวิธีการประเมินผลการทำงานที่ชัดเจนและเป็นมาตรฐาน เพื่อให้พนักงานรู้ว่าผลงานของตนจะถูกประเมินอย่างไร และสามารถพัฒนาและปรับปรุงการทำงานได้ การประเมินผลที่ชัดเจนยังช่วยให้การส่งเสริมและพัฒนาพนักงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

5. ใช้ภาษาให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย : ควรใช้ภาษาที่ชัดเจนและเข้าใจง่ายในการเขียน JD เพื่อให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าใจได้โดยไม่มีความสับสน JD ที่เข้าใจง่ายจะช่วยลดข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

6. ปรับปรุงและอัปเดต JD อย่างสม่ำเสมอ : การปรับปรุงและอัปเดต JD อย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้สามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงขององค์กรและตำแหน่งงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ JD ที่ทันสมัยจะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

7. ใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดทำและจัดการ JD : การใช้ซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มที่ช่วยในการจัดทำและจัดการ JD จะช่วยให้กระบวนการทำงานง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น การใช้เทคโนโลยีจะช่วยให้การจัดการ JD เป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

8. ให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมของพนักงาน : การให้พนักงานมีส่วนร่วมในการสร้างและปรับปรุง JD จะช่วยให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมและเข้าใจถึงความสำคัญของบทบาทตนเองในองค์กร JD ที่พนักงานมีส่วนร่วมในการจัดทำจะช่วยให้พนักงานมีความมุ่งมั่นในการทำงานมากขึ้น

ประโยชน์ของ Job Description (JD)

1. สร้างมาตรฐานในการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร: ช่วยให้บริษัทสามารถว่าจ้างผู้ที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการและเหมาะสมกับตำแหน่งงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
2. เป็นเกณฑ์ในการประเมินศักยภาพการทำงานของพนักงาน: ช่วยให้การประเมินผลการทำงานเป็นไปอย่างยุติธรรมและโปร่งใส
3. ประเมินโครงสร้างการทำงานและเช็คความลื่นไหลของระบบ: ช่วยให้บริษัทสามารถปรับปรุงและพัฒนาระบบการทำงานได้อย่างต่อเนื่อง
4. ช่วยอุดรูรั่วในทักษะที่ขาดและวางแผนพัฒนาทักษะ: ช่วยให้ฝ่ายบุคคลสามารถระบุทักษะที่ขาดและวางแผนพัฒนาทักษะที่จำเป็นสำหรับแต่ละตำแหน่งงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. ทำให้ทุกฝ่ายเข้าใจฟังก์ชั่นการทำงานได้อย่างชัดเจน: ลดความสับสนและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน
6. สร้างความยุติธรรมในการจ้างงาน: ทำให้การจ้างงานเป็นไปอย่างยุติธรรมทั้งต่อพนักงานและบริษัท

อ้างอิง www.hrodthai.com