รายการ	จำนวน	จำนวนเงิน
ไม่มีรายการ

ว่าด้วยเรื่องหนังสือตักเตือนพนักงาน

แม้จะมีกฎระเบียบต่างๆภายในบริษัทแจ้งให้พนักงานทราบแล้ว แต่ถึงกระนั้นทุกที่ย่อมมีพนักงานที่ประพฤติตามระเบียบและพนักงานที่ทำผิดระเบียบ และสำหรับพนักงานที่มักทำผิดบ่อยๆ การตักเตือนด้วยวาจาเพียงอย่างเดียว อาจจะไม่ช่วยทำให้พฤติกรรมของพนักงานดีขึ้นเลย หรือบางครั้งความผิดนั้นแรงเกินกว่าจะแค่พูดคุยได้ HR จึงอาจจะต้องใช้ตัวช่วยอย่างการออกหนังสือตักเตือนพนักงานนั่นเอง และถึงแม้หนังสือตักเตือนพนักงาน จะมีประโยชน์ในการลงโทษทางวินัย หากแต่บางองค์กรกลับใช้ในทางที่ผิด เช่น เพื่อกดดัน กลั่นแกล้ง หรือบีบบังคับพนักงานให้ลาออก กระทั่งเกิดความไม่เห็นด้วยที่นำไปสู่การฟ้องร้องทางคดีความได้ ดังนั้น HR และนายจ้างควรรู้วิธีการใช้และข้อควรระวังในการใช้หนังสือตักเตือนพนักงานให้เกิดประโยชน์และความเป็นธรรมมากที่สุด

ใครสามารถออกใบเตือนพนักงานได้บ้าง

หนังสือตักเตือนพนักงาน เป็นเอกสารที่ออกโดยนายจ้างหรือตัวแทนของนายจ้างที่มีอำนาจจ้างเท่านั้น เช่น ผู้จัดการหรือผู้บังคับบัญชา หัวหน้างานไม่มีอำนาจเลิกจ้าง โดยจะออกให้แก่พนักงานหรือลูกจ้างที่ต้องการจะแจ้งตักเตือนอย่างเป็นทางการ ผ่านลายลักษณ์อักษร

เป้าหมายของใบเตือนพนักงานคือเพื่อให้พนักงานหรือลูกจ้างผู้นั้นรับทราบข้อผิดพลาดทางวินัยของตัวเอง นำไปสู่การปรับปรุง แก้ไข หรือปฏิบัติตามคำสั่ง โดยมีสาเหตุได้หลากหลาย เช่น ใบเตือนพนักงานมาสาย ใบเตือนพนักงานขาดงาน ใบเตือนพนักงานทำผิดระเบียบวินัย หรือแม้กระทั่งใบเตือนพนักงานทำผิดทางกฎหมายอย่างการล่วงละเมิดทางเพศ เป็นต้น ซึ่งโดยปกติแล้ว ระบบการตักเตือนจะดำเนินการเป็นขั้นตอน หากเป็นความผิดไม่ร้ายแรงมักจะเรียกพบตักเตือนด้วยวาจาเท่านั้น เพื่อไม่ให้พนักงานเสียความรู้สึก เว้นแค่แต่เป็นความผิดร้ายแรงที่นายจ้างเห็นว่าควรมีหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งอาจนำไปสู่การเป็นหลักฐานประกอบการตัดสินใจเลิกจ้างได้ นั่นทำให้ใบเตือนพนักงานมีส่วนเกี่ยวข้องกับกฎหมายแรงงานด้วยเช่นกัน

ทำอย่างไรเมื่อต้องส่งหนังสือตักเตือนพนักงาน

1. เรียกพนักงานมาพูดคุยเป็นการส่วนตัว

คงไม่อยากมีใครชอบให้คนอื่นรับรู้ความผิดของตนเอง ดังนั้นจึงควรเรียกพนักงานมาพูดคุยในพื้นที่ส่วนตัว ไม่ใช่เตือนในที่สาธารณะ ที่มีพนักงานคนอื่นๆอยู่ด้วย เพราะอาจจะทำให้พนักงานเกิดความอับอาย ความไม่พอใจได้ และดูเหมือนเป็นการประจานพนักงานในที่สุด

2. มอบใบตักเตือนเร็วที่สุดหลังเกิดเหตุ

ควรส่งหนังสือตักเตือนพนักงานให้เร็วที่สุด หลังเกิดเหตุการณ์ต่างๆขึ้นมา เพื่อว่าพนักงานจะยังตระหนักถึงความผิดของตัวเอง และอาจลดการปะทะทางอารมณ์ระหว่างการตักเตือนในทางอ้อมด้วย พนักงานก็จะปรับปรุงตัวทันที

3. เน้นย้ำผลลัพธ์หากพนักงานไม่ปรับปรุงตัว

ควรแจ้งพนักงานตามตรงถึงบทลงโทษที่อาจะเกิด หากว่าพนักงานไม่ปรับปรุงตัว โดยอาจจะอ้างอิงถึงกฎระเบียบข้อบังคับของบริษัทว่าหากพนักงานได้รับใบเตือนครบกี่ครั้ง จะโดนลงโทษดังนี้ เพื่อให้พนักงานรับทราบ และทำตัวให้ดีขึ้น ไม่ได้รับใบเตือนอีก

4. ขอลายเซ็นพนักงาน

การขอลายเซ็นกำกับไม่ใช่การบังคับ หากพนักงานไม่ยินยอมก็ไม่มีปัญหา แต่จะดีกว่าถ้าพนักงานยินยอมเซ็นกำกับว่ารับทราบการตักเตือน และเข้าใจผลกระทบตามมาหากยังกระทำผิดซ้ำเดิม หากพนักงานไม่เซ็นยินยอม อาจทำการอ่านแจ้งต่อหน้าพยาน เช่น หัวหน้างาน แล้วขอลายเซ็นพยานแทน พร้อมทั้งส่งเอกสารการตักเตือนแนบไปทางอีเมล จดหมาย หรือช่องทางที่พนักงานจะได้รับหนังสืออย่างแน่นอน

5. ใช้ข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงเสมอ

กระบวนการตักเตือนควรดำเนินการโดยปราศจากอารมณ์และอคติส่วนตัวอย่างสิ้นเชิง สิ่งสำคัญคือการเตรียมข้อมูล ข้อเท็จจริง หรือหลักฐานที่แสดงออกถึงการกระทำผิดของพนักงาน เช่น ตัวเลข KPIs เวลาเข้า-ออกงาน ฯลฯ จะมีประโยชน์ในการเจรจามากกว่า หากพนักงานเองมีอารมณ์ แต่ HR เองก็ควรสงบสติอารมณ์

6. พิสูจน์อักษรให้ถูกต้อง

เนื่องจากใบเตือนพนักงาน หรือ หนังสือตักเตือนพนักงาน สามารถเป็นหลักฐานสำคัญหากเกิดกรณีฟ้องร้อง HR เองควรตรวจสอบเอกสารให้ถูกต้องที่สุด ตั้งแต่วันที่ ชื่อ เหตุผล บทลงโทษ ฯลฯ และไม่มีควรมีการสะกดผิดใด ๆ โดยเฉพาะเอกสารดังกล่าวจะต้องมีลายเซ็นของผู้บังคับบัญชาด้วย ตรวจสอบให้รอบคอบก่อนส่งเสมอ

7. ปรึกษาฝ่ายกฎหมาย

หากไม่แน่ใจเกี่ยวกับความถูกต้องทางกฎหมาย HR ควรปรึกษาฝ่ายกฎหมาย ทนายความ หรือผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลเพื่อป้องกันความผิดพลาดทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นนั่นเอง

ออกหนังสือเตือนแล้ว แต่ยังผิดซ้ำๆ เลิกจ้างได้ทันทีเลยไหม

ถ้าระเบียบข้อบังคับบริษัท ไม่ได้กำหนดขั้นตอนการออกหนังสือเตือนการลงโทษด้วยการเลิกจ้างเอาไว้ ถ้าลูกจ้างทำผิดวินัย ตามที่ระบุในระเบียบข้อบังคับ และนายจ้างได้ออกหนังสือเตือนแล้ว ลูกจ้างยังทำซ้ำในพฤติกรรมเดิมที่เคยได้เตือนภายในระยะเวลา 1 ปีนับแต่กระทำผิดครั้งแรก "นายจ้างก็สามารถเลิกจ้างได้ทันที" แต่หนังสือเดือนต้องมีองค์ประกอบครบ

เว้นแต่ข้อบังคับกำหนดเป็นอย่างอื่น กล่าวคือ ระเบียบข้อบังคับกำหนดไว้ว่าลูกจ้างทำผิดวินัยในเรื่องใดแล้ว นายจ้างจะออกหน้งสือเตือนกี่ฉบับ กี่ครั้งก่อน ถึงจะเลิกจ้าง เมื่อกำหนดไว้แบบไหน นายจ้างจะต้องดำเนินการตามที่ข้อบังคับ ระเบียบกำหนดไว้ก่อน ไม่สามารถข้ามขั้นตอนได้

องค์ประกอบของหนังสือตักเตือน ไม่ครบ ไม่มีผลตามกฎหมาย

1.ต้องทำเป็นหนังสือ

(กรณีที่เตือนเป็นหนังสือแล้วลูกจ้างไม่ยอมลงลายมือชื่อ นายจ้างไม่สามารถบังคับให้ลูกจ้างลงลายมือชื่อในหนังสือเตือนได้ เพราะลูกจ้างไม่มีหน้าที่ตามกฎหมายที่จะต้องลงลายมือชื่อรับทราบคำเตือน ดังนั้นกรณีที่มีการเตือนเป็นหนังสือแล้วลูกจ้างไม่เซ็นรับหนังสือเตือนนั้น ให้อ่านให้ลูกจ้างและพยานฟัง และให้พยานลงลายมือชื่อไว้เป็นหลักฐานแทน หรือ ไปยังที่อยู่ของลูกจ้าง )

2. ระบุให้ชัดเจนถึงผู้กระทำความผิด
ลักษณะของความผิด รายละเอียดเกี่ยวกับการกระทำความผิด

3.ต้องมีข้อความระบุห้าม ไม่ให้ลูกจ้างทำ"ความผิดเดียวกัน"อีก หากยังกระทำซ้ำจะต้องถูกลงโทษ
หากลูกจ้างทำความผิดในความผิดเดียวกันภายในระยะเวลา 1 ปีนับแต่ทำความผิดครั้งแรก นายจ้างมีสิทธิ์เลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชย (เว้นแต่ในข้อบังคับของนายจ้างจะกำหนดเป็นอย่างอื่น เช่นจะต้องมีการเตือน 3 ครั้ง ดังนั้นจึงต้องว่าไปตามข้อบังคับ)

4.องค์ประกอบอื่น ๆ ที่ควรมีในหนังสือตักเตือนพนักงาน