ดูแลพนักงานใหม่ยังไงถ้าบริษัท Work from Home

          การทำงานที่บ้าน หรือ Work from Home กลายเป็นรูปแบบการทำงานที่บริษัทต่าง ๆ ใช้กันมากขึ้น นอกจากจะลดโอกาสในการแพร่เชื้อไวรัสแล้ว ยังส่งผลดีต่อบริษัทและพนักงานหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นประสิทธิภาพในการทำงาน ลดค่าใช้จ่าย หรือมีเวลาในการทำสิ่งต่าง ๆ เพิ่มขึ้นเพราะไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง 

          การให้พนักงานออฟฟิศไปทำงานแบบ Work from Home อาจจะไม่ได้มีปัญหาอะไรมากนักเพราะทุกคนรู้อยู่แล้วว่าต้องรับผิดชอบงานส่วนไหน รูปแบบการทำงานและระบบของบริษัทเป็นยังไง แค่เปลี่ยนสถานที่ทำงานและปรับตัวกับการทำงานแบบออนไลน์มากขึ้น แต่การที่ต้องรับพนักงานใหม่เข้ามาร่วมทีมตอนบริษัทมีนโยบาย Work from Home ต่างหากที่ยาก เพราะเขาต้องเริ่มเรียนรู้ใหม่หมด ทั้งกฎระเบียบ การทำงาน และเนื้องาน 

1.เตรียมอุปกรณ์ IT และคู่มือ กฎระเบียบการทำงาน ต่าง ๆ ให้เรียบร้อย

ในวันแรกของการเริ่มงานบริษัทก็จะมีการจัดปฐมนิเทศพนักงานใหม่ ให้รวมตัวกันในห้องประชุมฟัง HR อธิบายกฎระเบียบของบริษัทและพาเดินทัวร์ออฟฟิศแนะนำแผนกต่าง ๆ รวมทั้งให้ฝ่าย IT ได้แนะนำการใช้งานอุปกรณ์ IT หรือระบบต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน ซึ่งการที่บริษัทมีการ Work from Home แบบเต็มตัวไม่ได้หมายความว่ากระบวนการพวกนี้จะต้องยกเลิกไป  แต่ HR อาจเปลี่ยนวิธีเป้นการประชุม  Video Conference  อาจขอเวลาส่วนหนึ่งจากหัวหน้าแผนกต่าง ๆ เข้ามาร่วมประชุมทักทายและต้อนรับพนักงานใหม่

ฝ่าย IT ก็ต้องทำคู่มือสอนใช้งานเครื่องมือ ระบบ หรือโปรแกรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในรูปแบบเอกสาร หรือไฟล์ Video แล้วอัปโหลดขึ้นออนไลน์ ถ้าบริษัทต้องจัดหาอุปกรณ์ IT ให้พนักงานใหม่ ก็ควรส่งอุปกรณ์เหล่านั้นให้ถึงมือพวกเขาตั้งแต่ก่อนถึงวันเริ่มงาน ซึ่งหากจำเป็นต้องติดตั้งอุปกรณ์ที่ต้องใช้ความรู้ความชำนาญเป็นพิเศษ ก็อาจจะมอบหมายให้บางคนในทีม IT ไปช่วย

2.จัด Welcome Party ผ่าน Video Conference

ก่อนจะเริ่มทำงาน แต่ละแผนกที่มีพนักงานเข้าใหม่ควรจะมีการ Video Conference เพื่อแนะนำทุกคนในแผนกก่อนว่าใครชื่ออะไร ทำงานรับผิดชอบส่วนไหน และมีการจัด Welcome Party สบาย ๆ กินข้าวพูดคุยทำความรู้จักกัน ผ่าน Video Conference ตอนกลางวันหรือเย็นหลังเลิกงาน การทำแบบนี้จะทำให้พนักงานใหม่ได้คุยกับคนอื่น ๆ ในแผนกนอกเหนือจากเรื่องงานบ้าง เขาจะได้รู้สึกว่าตัวเองเป็นส่วนหนึ่งของทีม และกล้าที่จะสอบถามและปรึกษาเรื่องงาน

3.มีเป้าหมายที่ชัดเจนในการทำงานช่วงแรก

สำหรับพนักงานใหม่ที่ต้องทำงานที่บ้าน หัวหน้าควรจะให้เป้าหมายที่ชัดเจน จับต้องได้ บอกเขาเลยว่าคาดหวังอะไร ให้ To-do List กับเขาว่าต้องทำอะไรบ้าง และมีอะไรที่ต้องทำให้เสร็จ ซึ่งควรเป็นเป้าหมายระยะสั้น ๆ ประมาณ 1 สัปดาห์  การมีเป้าหมายที่ชัดเจนนอกจากจะมีประโยชน์กับตัวพนักงานใหม่เองแล้ว ยังช่วยให้หัวหน้าสามารถประเมินการทำงานในช่วงทดลองงานของเขาได้ง่ายยิ่งขึ้นด้วย ว่าเขาสามารถทำงานตามที่เราคาดหวังได้ไหม

4.มีเวลาคุยกับพนักงานใหม่ทุกวัน

ควรหาเวลาตอนช่วงเย็นของแต่ละวัน Video Conference กับพนักงานใหม่ โดยใช้เวลานี้ในการสอบถาม Feedback ต่าง ๆ เกี่ยวการทำงานจากเขาว่าสงสัยหรือมีปัญหาอะไรไหม โอเคกับการทำงานตรงไหนรึเปล่า จะได้แก้ไขและปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมได้อย่างทันท่วงที ไม่ต้องรอจนถึงเวลาประเมินงาน นอกจากนั้นก็ควรมีการนัดประชุมออนไลน์กันทั้งแผนกเป็นประจำทุกวันเช่นกัน ให้แต่ละคนได้อัปเดตงานของตัวเอง และคนในแผนกทุกคนได้มีเวลาพูดคุยกัน

5.จับคู่พนักงานใหม่ กับคนที่ทำงานอยู่แล้ว

พนักงานใหม่ ที่ไม่รู้ว่าควรจะถามใครดี เพราะไม่สนิทกับใครเลย จะให้รอคุยกับหัวหน้าในตอนเย็นที่มีนัดกันทุกวัน บางเรื่องก็อาจไม่ทันการณ์  ดังนั้นจึงควรมีการจับคู่พนักงานใหม่กับพนักงานคนอื่นในทีมที่ทำงานมานานแล้ว เป็นเหมือน Buddy ที่คอยช่วยเหลือ ให้คำแนะนำทั้งในเรื่องการทำงานและเรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับบริษัท เวลาพนักงานใหม่มีปัญหาเขาจะได้รู้ว่าต้องถามใคร ไม่ต้องคอยกังวลว่าจะเป็นการรบกวนคนอื่น ๆ ในทีม ช่วยลดความเครียดและความกดดัน รวมทั้งทำให้เขาไม่รู้สึกว่าโดดเดี่ยวอีกด้วย

ที่มา Jobthai