สาเหตุที่ SME ต้องใช้ระบบ ERP ยกตัวอย่างเช่น
1.ข้อมูลในการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจของบริษัทยังแยกเป็นฝ่าย เป็นแผนก ขาดการจัดเก็บ ทำให้เกิดความล่าช้าและความผิดพลาดสูง ซึ่งก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายที่ไม่เพิ่มมูลค่าจากกระบวนงานเหล่านี้ ส่งผลให้ต้นทุนสินค้าขายสูงขึ้น
2.ความไม่สามารถควบคุมทรัพยากรของบริษัท ไม่ว่าจะเป็นพนักงาน วัตถุดิบ เครื่องจักร สินค้าระหว่างการผลิต และสินค้าคงคลังได้อย่างครอบคลุม ถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นตัวช่วยในการวางแผนการผลิตสินค้าเพื่อส่งมอบให้ทันตามความต้องการของลูกค้า
3.บริหารจัดการการเงินการบัญชีอย่างไม่มีประสิทธิภาพ สำหรับธุรกิจ SME การละเลยเรื่องของใบสั่งสินค้า การบริหารลูกหนี้ และเจ้าหนี้การค้าที่มีความหละหลวม อาจสร้างปัญหาให้กับฝ่ายการเงินของบริษัทได้
4.ขาดการวางแผนและระบบที่มีประสิทธิภาพ ทำให้ธุรกิจ SME อาจจะเจอกับปัญหาหากต้องแข่งขันกับธุรกิจที่มีขนาดใหญ่กว่า เนื่องจากระบบงานเป็นระบบเก่าที่ไม่เหมาะสมกับรูปแบบการผลิตและความต้องการของลูกค้าสมัยใหม่
5.การรับรู้สภาพการเชื่อมโยงของกิจกรรมทำได้ยาก เมื่อการเชื่อมโยงของกิจกรรมต่าง ๆ ขยายขอบเขตใหญ่ขึ้น เกิดความซับซ้อนในการเชื่อมโยงกิจกรรม จะทำให้การรับรู้สภาพหรือผลของกิจกรรมในแผนกต่างๆ ทำได้ยากขึ้น ไม่สามารถส่งข้อมูลให้ผู้บริหารรับรู้ได้ทันที คือจะทำให้ผู้บริหารสามารถรับรู้ถึงข้อมูลที่บ่งบอกสภาพความเป็นจริงของกิจกรรมต่าง ๆ ที่กำลังดำเนินอยู่อย่างทันทีทันการณ์ได้ยากขึ้น
คุณสมบัติของระบบ ERP ที่สำคัญ คือ
1.ความยืดหยุ่น (Flexible) คือสามารถรองรับองค์กรหรือการปรับเปลี่ยนในอนาคตได้ อีกทั้งการเก็บข้อมูลควรใช้ฐานข้อมูลกลางเดียวกัน เพื่อให้สามารถบูรณาการข้อมูลได้
2.โมดูลควรอิสระจากกัน (Modular) คือควรประกอบด้วยหลายฟังก์ชันการทำงาน หรือหลายโมดูล ดังนั้นควรมีการทำงานที่แตกต่างกันอย่างชัดเจนและอิสระต่อกัน เพื่อป้องกันการเปลี่ยนแปลงและจะได้ไม่กระทบกับโมดูลอื่นๆ
3.ครอบคลุม (Comprehensive) คือสามารถรองรับการทำงานได้หลากหลายฟังก์ชันหรือแพลตฟอร์ม (Platform) เนื่องจากแต่ละองค์กรมีลักษณะการทำงานที่แตกต่างกัน ดังนั้นต้องหลากหลายและครอบคลุม
4.นอกเหนือจากองค์กร (Beyond the Company) คือสามารถเชื่อมต่อกับระบบสารสนเทศอื่นๆขององค์กรได้ ไม่จำกัดเพียงแค่ระบบ ERP เท่านั้น
5.อยู่ในแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจที่ดีที่สุด (Belong to the Best Business Practices) คือมีกระบวนการทำงานที่เป็นมาตรฐาน โดยนำกิจกรรมหรือกระบวนการทำงานที่จัดว่าเป็นสิ่งที่ดีที่องค์กรพึ่งมีไว้ในระบบ หากแต่องค์กรสามารถปรับแต่งได้ตามความเหมาะสมกับองค์กรนั้นๆ
ประโยชน์ของระบบ ERP และบทบาทต่อธุรกิจ SME ยกตัวอย่างเช่น
1.ข้อมูลการจัดส่งสินค้าและใบแจ้งหนี้ (Invoice) มีความถูกต้อง ทำให้สะดวกในการติดตามหนี้และควบคุมสินเชื่อ
2.การดำเนินงาน (Operation) เช่น การสั่งซื้อสินค้า การผลิต มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากข้อมูลมีความชัดเจน สามารถดำเนินการตามใบสั่งซื้อ (sale order) ได้ทันที ตรงตามความต้องการของธุรกิจ
3.สร้างความพึงพอใจให้กับผู้บริหาร เนื่องจากในการติดตั้งระบบ ERP นั้นมีผลตอบแทนจากการลงทุน หรือ Return on Investment (ROI) ที่สูง หากมีข้อมูลรายงานและการดำเนินงานที่ถูกต้อง ก็จะสร้างประโยชน์ต่อบริษัท ส่งผลให้ยอดขายโตและมีผลกำไรที่เพิ่มมากขึ้น
4.ระบบ MRP ช่วยทำให้เกิดความมั่นใจว่าวัตถุดิบที่ได้วางแผนไปแล้วนั้น ถูกนำไปใช้งานได้อย่างเพียงพอ ทำให้เกิดการรักษาระดับคงคลังไว้ คือมีวัตถุดิบในคลังอย่างเพียงพอเมื่อต้องการเรียกใช้ ทำให้การวางแผนการผลิตและการจัดส่งให้ลูกค้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
5.ทำให้กระบวนการทำงานมีการประสานเชื่อมโยงข้อมูลซึ่งกันและกันหรือระหว่างระบบงานด้านต่างๆให้เป็นหนึ่งเดียว รวมถึงการเชื่อมโยงข้อมูลกับบริษัทในเครือหรือบริษัทคู่ค้า
6.ทำให้ผู้ใช้งานระบบ ERP มีแนวทางการปฏิบัติงานและกระบวนการทางความคิดที่เป็นระบบและมาตรฐานสากล
ข้อควรระวังของระบบ ERP ต่อธุรกิจ SME ยกตัวอย่างเช่น
1.ระบบ ERP ที่มีคุณภาพและได้มาตรฐานที่ดี ในปัจจุบันยังมีราคาที่ค่อนข้างแพง 2.พนักงานอาจต้องปรับตัวเข้าหาระบบ หมายถึงอาจต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงาน ของพนักงานภายในองค์กร ซึ่งปรับไปแล้วจะดีหรือไม่ดีนั้นเจ้าของบริษัทหรือผู้บริหารขององค์กรต้องตัดสินใจให้ดี
3.ระบบ ERP จะต้องเกี่ยวข้องกับแทบทุกหน่วยงานในองค์กร และต้องใช้เวลาในการ Implement เช่นอาจใช้เวลา 1-2 ปี ดังนั้นเจ้าของบริษัทหรือผู้บริหารขององค์กรต้องทำความเข้าใจกับพนักงาน ไม่เช่นนั้นพนักงานอาจต่อต้านการใช้ระบบ ERP ได้ เพราะในช่วงการ Implement อาจต้องทำงานแบบคู่ขนานคือ ต้องทำงานป้อนข้อมูลใส่โปรแกรม ERP และในขณะเดียวกันก็ยังต้องทำงานแบบเดิมด้วย ดังนั้นอาจมีการทำงานที่เพิ่มขึ้นแต่ค่าตอบแทนเท่าเดิม หรือพนักงานบางคนอาจกลัวว่าเมื่อมีโปรแกรมมาช่วยทำงานแล้วต่อไปองค์กรอาจไล่พนักงานออกในอนาคตก็เป็นไปได้
4.ระบบ ERP ค่อนข้างซับซ้อนถ้าพนักงานที่ป้อนข้อมูลไม่ค่อยเอาใจใส่ เช่นพนักงานอาจป้อนข้อมูลผิดพลาดแล้วผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจผิดต่อๆกันไปเป็นลูกโซ่ เพราะระบบ ERP จะไม่ป้อนข้อมูลซ้ำๆกัน คือเมื่อต้นทางป้อนผิด ระหว่างทางที่รับข้อมูลไปใช้ก็ผิด และเมื่อไปถึงปลายทางก็ทำให้ผิดทั้งหมด ดังนั้นระบบ ERP ก็อาจไม่มีประโยชน์
5.ระบบ ERP บางตัวมีขนาดที่ค่อนข้างใหญ่ เพราะออกแบบมาเพื่อทุกประเภทของอุตสาหกรรม อาจไม่เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก หรือบางตัวออกแบบไปในแนวบัญชี อาจไม่เหมาะกับธุรกิจที่เน้นการผลิต ดังนั้นเจ้าของบริษัทหรือผู้บริหารขององค์กรต้องเลือกให้ดี เพื่อป้องกันการเสียเงินที่ไม่คุ้มค่า หรืออาจใช้ประโยชน์ไม่ได้จนต้องทิ้งไป
6.ต้องระวังบริษัทที่ขายระบบ ERP บางบริษัท อาจ Implement ครึ่งๆกลางๆ หรืออาจทิ้งงานหนีไปได้
สรุป
ระบบ ERP ที่ผู้ประกอบการ SME เลือกพิจารณาต้องมีความยืดหยุ่นสูงและได้รับการดำเนินการติดตั้งอย่างเหมาะสมให้เข้ากับรูปแบบการดำเนินธุรกิจ ระบบ ERP ที่ดีจะสามารถปรับตัวเข้ากับรูปแบบการทำงานเดิมได้ดี และจะช่วยตอบสนองต่อความต้องการในการดำเนินธุรกิจ คือการแสวงหาผลกำไรสูงสุดและเพิ่มขีดความสามารถทางการแข่งขัน ซึ่งเป็นการตอบโจทย์การทำงานของแต่ละธุรกิจได้เป็นอย่างดี
ที่มา depa Thailand https://www.depa.or.th/th/article-view/erp-sme
