เงื่อนไขที่ควรมีกับการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้า
การบริหารจัดการลูกหนี้การค้าเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยในการควบคุมหนี้ที่ค้างชำระและหนี้สงสัยจะสูญได้ ผู้ประกอบการที่ไม่มีการกำหนดนโยบายการให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อที่ชัดเจนนั้นจะมีความเสี่ยงที่สูงมาก การที่ผู้ขายสร้างเงื่อนไขต่างๆในการให้เครดิตกับลูกซื้อนั้นจะเป็นหนทางที่ลดความเสี่ยงได้มาก และยังง่ายต่อการติดตามและเร่งรัดหนี้สินอีกด้วย นโยบายการให้เครดิตเทอมนั้นมักขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละประเภทโดยมีการนำเงื่อนไขของตนมาเปรียบเทียบกับเงื่อนไขของคู่แข่งขันด้วย นอกจากนั้นยังต้องนำเงื่อนไขบางข้อมาปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละรายอีก เช่นผู้ซื้อที่เป็นรายใหญ่จะได้วงเงินเครดิตมากกว่าผู้ซื้อรายเล็ก ผู้ซื้อที่เปิดดำเนินการมามากกว่า 3 ปีจะได้เครดิตเทอมที่มีระยะเวลายาวกว่าผู้ซื้อที่เป็นกิจการเปิดใหม่ซึ่งต้องซื้อด้วยเงินสดเท่านั้น นอกจาก ธุรกิจที่ต้องให้เครดิตเทอมควรสร้างเงื่อนไขกับผู้ซื้อด้วย เพื่อให้พนักงานขายและฝ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้องรับทราบรวมทั้งนำไปปฏิบัติตามเงื่อนไขที่กิจการกำหนดไว้โดย
เงื่อนไข (นโยบาย) การให้เครดิตเทอมแก่ลูกค้าสำหรับธุรกิจ SMEs ควรมีการตั้งเกณฑ์ไว้ดังนี้
กรณีที่1 สำหรับลูกค้าใหม่
-
ลูกค้าใหม่เพิ่งซื้อ 3 ครั้งแรกต้องจ่ายเงินสดเท่านั้นทันทีเมื่อรับสินค้าหรือบริการจากกิจการ
-
ลูกค้ารายใหม่ที่ซื้อครั้งที่ 4 เป็นต้นไปจนครบระยะเวลา 6 เดือน พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่ที่ดูแลต้องทำเรื่องขอเครดิตให้กับลูกค้าเพื่อขอรับอนุมัติวงเงินเครดิตก่อนที่จะขายสินค้าได้ โดยผู้จัดการฝ่าย....จะอนุมัติให้เครดิตหลังจากวันที่รับสินค้าหรือบริการไปได้ไม่เกิน 7 วันแต่ลูกค้ารายนั้นจะต้องวางเงินมัดจำจำนวน 30% ของยอดที่สั่งซื้อในวันที่รับสินค้าหรือวันที่สั่งทำของ
-
กรณีพนักงานขายต้องการดึงหรือแย่งลูกค้าจากคู่แข่งขัน กิจการมีความจำเป็นต้องให้เครดิตเท่ากับคู่แข่งขัน พนักงานจะต้องกรอกแบบฟอร์ขออนุมัติวงเงินเครดิตโดยขออนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายขายได้ในวงเงินที่ไม่เกิน....................บาท หากจำนวนเงินเกินที่กำหนดไว้ต้องขออนุมัติจากกรรมการผู้จัดการเท่านั้น (แบบฟอร์มคำขออนุมัติให้ขอที่คุณ.........)
เอกสารที่ต้องใช้ในการขอเครดิตเทอมให้กับลูกค้าใหม่มีดังนี้
บุคคลธรรมดา
1. สำเนาบัตรประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้าน
2. รายละเอียดของลูกค้าให้กรอกในแบบฟอร์มอนุมัติและในสำเนาบัตรประชาชนพร้อมกับเบอร์โทรศัพท์ที่ทำงาน เบอร์มือถือและที่อยู่ของที่ทำงานหรือสำนักงานที่ประกอบการอยู่
3. แผนที่บ้านและสถานประกอบการ
นิติบุคคลหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด
1. สำเนาหนังสือรับรองและรายชื่อผู้ถือหุ้น
2. สำเนาใบภาษีมูลค่าเพิ่มและบัตรผู้เสียภาษี
3. เนาทะเบียนบ้านและบัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนาม
4. แผนที่ที่ตั้งของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด
5. งบการเงิน 3 ปีย้อนหลัง (หากไม่ให้ขอให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบหรือคัดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า)
6. Bank statement 3-6 เดือนย้อนหลัง
กรณีที่ 2 สำหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้าจากบริษัทไปแล้วเป็นระยะเวลา 6 เดือนขึ้นไป หรือมีการสั่งซื้อและชำระเงินแล้วเป็นจำนวน 20 ครั้งขึ้นไป ต้องการขออนุมัติวงเงินเครดิตเพิ่มหรือขยายเทอมการชำระเงินให้มีเงื่อนไขดังนี้
-
ลูกค้าจะต้องมีประวัติการจ่ายเงินตรงเวลามาตลอด 6 เดือน และได้ซื้อสินค้ากับกิจการมาแล้วเป็นจำนวนมากกว่า 20 ครั้งขอให้พนักงานขายกรอกแบบฟอร์มขออนุมัติวงเงินซื้อเชื่อเพิ่ม/ขยายเวลาการชำระเงินโดยขออนุมัติจากกรรมการผู้จัดการ (แบบฟอร์มขออนุมัติให้ขอที่คุณ...........)
-
การให้เครดิตจะให้เป็นวงเงินไม่เกินยอดซื้อที่ซื้อ 2 ครั้งหลังรวมกัน
-
ลูกค้าที่ซื้อขายเกิน 6 เดือนขึ้นไปจะได้รับเครดิตเทอมเป็นระยะเวลาไม่เกิน 30 วัน
-
ลูกค้าที่ซื้อขายเกิน 1 ปีจะได้รับเครดิตเทอมเป็นระยะเวลาไม่เกิน 45 วัน
-
ให้แนบเอกสารประวัติการซื้อขายที่ผ่านมาพร้อมกับแบบฟอร์มคำขออนุมัติวงเงินเครดิตส่งให้ก่อนการอนุมัติเครดิตด้วย
เอกสารเพิ่มเติมจากลูกค้า
1. Bank statement ที่ update 6 เดือน
2. งบการเงินปีล่าสุด
3. สำเนาหนังสือรับรองล่าสุด
กรณีที่ 3 ลูกค้าเก่าที่ซื้อขายกันมานานเกิน 2 ปี ต้องการเพิ่มวงเงินเครดิตมากขึ้น
-
หากพนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีเห็นสมควรว่าน่าจะขยายระยะเวลาการชำระเงิน หรือเพิ่มวงเงินเครดิตให้แก่ลูกค้าเก่าที่ชำระเงินตรงเวลามาโดยตลอดเป็นระยะเวลาเกิน 2 ปีขึ้นไป ขอให้กรอกแบบฟอร์มขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิตซื้อเชื่อโดยขออนุมัติจากผู้จัดการฝ่าย......ได้ไม่เกิน...................บาท หากต้องการวงเงินเกินที่กำหนดไว้ขอให้กรรมการผู้จัดการเป็นผู้อนุมัติเท่านั้น(แบบฟอร์มคำขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิตขอได้ที่คุณ..................)
-
ให้พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีแนบประวัติการซื้อขายและจ่ายเงินไปพร้อมกับแบบฟอร์มคำขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิต
เอกสารที่ขอเพิ่ม
1. Bank statement ที่ update 6 เดือน
2. งบการเงินปีล่าสุด
3. สำเนาหนังสือรับรองปีล่าสุด
จากตัวอย่างเงื่อนไขการให้เครดิตเทอมข้างบนนี้ ผู้ประกอบการที่ต้องการนำไปใช้ควรนำไปปรับเปลี่ยนให้ตรงกับกิจการของตนเองและใกล้เคียงกับเงื่อนไขของคู่แข่งขันด้วย โดยควรออกแบบฟอร์มอนุมัติวงเงินเครดิตเอง เพื่อให้พนักงานที่เกี่ยวข้องได้นำไปใช้ โดยมีการขออนุมัติวงเงินการให้เครดิตก่อนที่จะให้เครดิตแก่ลูกค้า นอกจากนั้นผู้ประกอบการควรตรวจสอบเอกสารการสั่งซื้อว่าผู้ซื้อได้เซ็นต์ชื่อสั่งซื้อเรียบร้อยแล้วก่อนส่งสินค้าเพื่อเป็นหลักฐานการฟ้องร้องได้ในกรณีที่ผู้ซื้อไม่ยอมชำระหนี้หรือยืนยันว่าไม่ได้สั่งซื้อสินค้าจริง ดังนั้นผู้ประกอบการควรออกแบบใบสั่งซื้อที่มีลายเซ็นต์ผู้มีอำนาจสั่งซื้อจริง และเมื่อส่งสินค้าหรือบริการถึงผู้ซื้อแล้ว ผู้รับสินค้าก็จะต้องเป็นผู้มีอำนาจรับสินค้าจริงหรือเป็นพนักงานผู้มีอำนาจรับสินค้าได้ มิฉะนั้นผู้ซื้อที่ได้รับเครดิตจากเราอาจอ้างว่าไม่ได้รับสินค้าจริงก็ได้ อาจอ้างว่าเราส่งสินค้าให้ใครก็ไม่ทราบซึ่งมักจะพบกรณีที่ผู้ซื้อตั้งใจจะไม่ชำระเงินค่าสินค้า ดังนั้นเราควรทราบว่าการจะดำเนินคดีฟ้องร้องเรียกเงินค่าสินค้าได้จำเป็นต้องมีใบสั่งซื้อ(หรือใบเสนอราคาที่มีการเซ็นต์รับรองราคาไว้)ประกอบกับใบส่งสินค้าหรือบริการเพื่อแสดงว่าผู้ซ้อได้รับสินค้าและบริการไปเรียบร้อยแล้ว
การเร่งรัดและติดตามลูกหนี้การค้า
การเร่งรัดและติดตามหนี้จากลูกหนี้การค้าเป็นวิธีการหนึ่งในการบริหารจัดการลูกหนี้ หากเราให้เครดิตเทอม(Credit term)แก่ลูกหนี้การค้าไปแล้วและไม่เคยติดตามทวงถามใดๆ เมื่อระยะเวลาผ่านไปช่วงหนึ่งลูกหนี้เหล่านี้ก็จะกลายเป็นหนี้เสียและเป็นหนี้สูญได้ในที่สุด วัตถุประสงค์หลักของการให้เครดิตแก่ลูกหนี้การค้าก็เพื่อให้กิจการมียอดขายที่เพิ่มขึ้นและการบริหารจัดการลูกหนี้ก็เพื่อสร้างสภาพคล่องให้กับกิจการให้มากที่สุด เกือบทุกกิจการต้องการที่จะขายเป็นเงินสดทั้งนั้น แต่สภาพการแข่งขันที่สูงในยุคปัจจุบันทำให้ต้องมีนโยบายการให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อมากขึ้นเพื่อเพิ่มยอดขายของตนเองได้ เมื่อเราจำเป็นต้องให้เครดิตแก่ลูกค้าเราก็ต้องมีการบริหารจัดการที่ดีในการติดตาม ทวงถามและเร่งรัดหนี้ด้วยเพื่อรักษาสภาพคล่องของธุรกิจและเพื่อมีเงินสดมาใช้หมุนเวียนในกิจการต่อไป
เครื่องมือที่ช่วยให้เราบริหารลูกหนี้และติดตามทวงถามหนี้ให้มีประสิทธิภาพได้คือ
1. การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ (Aging Schedules of accounts receivable)
2. การจัดชั้นลูกหนี้
3. การกำหนดนโยบายการเร่งรัดและติดตามลูกหนี้
การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ เป็นการจัดแบ่งลูกหนี้ที่ค้างชำระ ส่วนใหญ่ธุรกิจทั่วไปจะแบ่งลูกหนี้ตามช่วงอายุของการชำระหนี้เป็น 5 กลุ่มดังนี้
1. กลุ่มลูกหนี้ที่อยู่ภายในกำหนดชำระ(ยังไม่ครบกำหนดชำระ)
2. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระไม่เกิน 30 วัน
3. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 31-90 วัน
4. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 91-180 วัน
5. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 181 วันขึ้นไป
การจัดทำตารางอายุลูกหนี้จะช่วยให้การบริหารจัดการลูกหนี้ง่ายขึ้น หากกิจการใดที่มีลูกหนี้จำนวนมากที่ค้างชำระเกิน 180 วัน (6 เดือน) กิจการนั้นมักมีปัญหาขาดสภาพคล่องไปด้วย เพราะเงินทุนหมุนเวียนส่วนใหญ่จะจมไปกับลูกหนี้การค้าที่ค้างชำระทั้งหมด หากลูกหนี้เหล่านั้นกลายเป็นหนี้สูญขึ้นมายิ่งจะทำให้กิจการมีปัญหาจนถึงขั้นล้มละลายได้ การเร่งรัดหนี้สินจึงควรเร่งรัดตั้งแต่กลุ่มลูกหนี้ที่ไม่เกิน 30 วันเพราะการติดตามจะง่ายกว่าและจะไม่กลายเป็นหนี้ค้างชำระต่อไปได้ การจัดทำตารางอายุลูกหนี้มักจะทำเป็นรายงานที่อยู่ในระบบโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี และเกือบจะทุกโปรแกรมในระบบทางบัญชีก็มีการเขียนรายงานนี้ให้อยู่แล้วขอให้ฝ่ายบัญชีการเงินลองตรวจสอบดูว่ามีรายงานตารางอายุลูกหนี้หรือไม่ หากไม่มีก็อาจติดต่อผู้ขายระบบให้เขียนเพิ่มได้
การจัดชั้นลูกหนี้ ผู้ประกอบการที่มีการบริหารจัดการลูกหนี้ที่ดีมักมีการจัดชั้นของลูกหนี้โดยตั้งเกณฑ์การให้คะแนนลูกหนี้ก่อนที่จะให้เครดิตเพื่อป้องการความเสี่ยง การจัดชั้นลูกหนี้คล้ายกับการตั้งมาตรฐานการให้สินเชื่อนั่นเอง โดยแบ่งลูกหนี้การค้าตามเกรด A, B, C เพื่อใช้ในการให้วงเงินและระยะเวลาการชำระหนี้ ลูกค้าที่เป็นเกรด A อาจได้วงเงินจำนวนสูงกว่าลูกค้าเกรด B และได้ระยะเวลาการชำระเงินที่ยาวกว่า การตั้งเกณฑ์การจัดชั้นลูกหนี้นั้นผู้ประกอบการควรพิจารณาหลักเกณฑ์ร่วมกับพนักงานที่รับผิดชอบลูกค้า เพื่อจัดชั้นลูกหนี้ที่เหมาะสมตามเกรดที่กำหนดไว้ เปรียบเหมือนกับบัตรเครดิตที่มีการแบ่งเกรดประเภทของบัตรคือ บัตรเงิน บัตรทอง บัตรแพคตินั่ม และบัตรไททาเนี่ยม เป็นต้น
การกำหนดนโยบายเร่งรัดและติดตามหนี้ ผู้บริหารและเจ้าของกิจการต้องกำหนดนโยบายการติดตามหนี้ให้ชัดเจนเพื่อเจ้าหน้าที่การเงินที่ดูแลจะได้มีแนวทางในการปฏิบัติงานและช่วยให้การบริหารลูกหนี้การค้ามีประสิทธิภาพไม่มีหนี้เสียเกิดขึ้นได้ภายหลัง ส่วนใหญ่ธุรกิจ SMEs ไม่มีการกำหนดนโยบายอย่างเป็นรูปธรรม พนักงานที่รับผิดชอบก็เพียงโทรติดตามทวงถามบ้าง ส่วนใหญ่เป็นเจ้าของกิจการที่ติดตามทวงถามเอง ถ้าลูกหนี้รายนั้นรู้จักกับเจ้าของเป็นอย่างดีก็เป็นปัญหาที่เจ้าของไม่กล้าทวงหนี้ การที่มีนโยบายเร่งรัดหนี้สินอย่างชัดเจนและพิมพ์ออกมาประกาศให้พนักงานทุกคนทราบนั้น ทำให้ผู้รับผิดชอบมีหน้าที่ต้องทวงถามและติดตามอย่างใกล้ชิดและจะเป็นประโยชน์กับเจ้าของกิจการที่ไม่ต้องชนกับลูกค้าและทวงหนี้โดยตรงอีกด้วย
ตัวอย่างนโยบายการติดตามเร่งรัดลูกหนี้การค้าที่กิจการกำหนดโดยทั่วไปคือ
กรณีลูกค้าที่ให้เครดิตหรือมีการวางบิลครบกำหนดวันรับเงิน ผู้รับผิดชอบควรปฏิบัติการดังนี้
1. เมื่อครบกำหนดการชำระเงินแล้วลูกค้ายังไม่ชำระเงิน ขอให้พนักงานขายหรือพนักงานติดตามหนี้โทรถามเหตุผลว่าทำไมยังไม่ชำระในวันที่ครบกำหนดชำระและขอให้รีบชำระในวันรุ่งขึ้น
2. เมื่อเลยกำหนดการชำระไปแล้ว 3 วันให้พนักงานติดตามหนี้โทรทวงถามอีกครั้งหนึ่ง
3. เมื่อเลยกำหนดการชำระไปแล้ว 7 วัน ลูกหนี้ยังไม่ยอมชำระเงิน ขอให้พนักงานขายหรือผู้ที่รับผิดชอบเรื่องการเก็บเงินไปพบเพื่อเร่งการจ่ายเงินจากลูกหนี้รายนี้ หากลูกหนี้ขอผ่อนผันการชำระหนี้และขอเวลาอีกก็ให้ขอเช็คล่วงหน้ามาซึ่งวันที่เช็คมีระยะเวลาไม่เกิน 7 วัน หากลูกหนี้ไม่ให้เช็คล่วงหน้าขอให้นัดวันที่รับเช็คแน่นอนก็ต้องมีระยะเวลาไม่เกิน 7 วันเช่นกัน
4. หากเช็คที่รับมากถูกปฏิเสธการจ่ายเงินจากธนาคาร หรือลูกหนี้ไม่ยอมชำระหนี้ตามที่ตกลงกันไว้ก็ให้โทรศัพท์ทวงถามอย่างน้อยทุก 7 วันไปเรื่อยๆจนลูกหนี้รายนั้นได้ค้างชำระเงินเกินระยะเวลา 30 วันก็ให้ออกจดหมายเตือนจากบริษัทโดยฝ่ายบัญชีและการเงินเป็นผู้ลงนาม
5. หลังจากออกจดหมายเตือนจากฝ่ายบัญชีไปแล้วครบ 7 วันแล้วให้โทรศัพท์ไปหาผู้ที่รับผิดชอบการชำระเงิน (ผู้มีอำนาจสั่งจ่าย) โดยถามเหตุผลการไม่ชำระหนี้ หากไม่มีเหตุผลเพียงพอให้กรรมการผู้จัดการหรือเจ้าของกิจการเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่ออย่างไรดี
6. เมื่อลูกหนี้ค้างชำระเกินระยะเวลา 2 เดือนแล้วขอให้ฝ่ายบัญชีส่งจดหมายเตือนจากทนายความเพื่อดำเนินการตามกฎหมายต่อไป
กรณีลูกหนี้มีการจ่ายเช็คล่วงหน้า
1. เมื่อธนาคารปฏิเสธการจ่ายเช็คของลูกหนี้ ขอให้พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีติดต่อลูกหนี้ทันทีเพื่อนัดวันแลกเช็คหรือวันที่นำเช็คเข้าใหม่อีกครั้ง
2. เมื่อเช็คที่แลกมาหรือเช็คนำเข้าไปใหม่ถูกปฏิเสธการชำระเงินจากธนาคารอีก ขอให้พนักงานขายไปพบเพื่อทวงถามให้ชำระเป็นเงินสดทันทีหรือโอนเงินเข้าบัญชีของกิจการโดยจะส่งเช็คที่รับเงินไม่ได้มาแลกภายหลัง
3. หากพ้นกำหนดเกิน 30 วันจากวันที่เช็คคืน ขอให้ฝ่ายกฏหมายแจ้งความดำเนินคดีที่สถานที่ตำรวจหรือให้ทนายความดำเนินการฟ้องคดีเช็คต่อไป
กิจการที่มีการติดตามเร่งรัดหนี้อย่างเคร่งครัดจะไม่ค่อยมีหนี้ค้างชำระมากนัก เพราะลูกหนี้บางรายมักจะให้เงินกับผู้ที่มาทวงถามก่อนเสมอ ดังนั้นกิจการใดที่ยังไม่มีการใช้เครื่องมือติดตามหนี้ทั้งสามเครื่องมือที่กล่าวมาแแล้วข้างก็ควรออกแบบวิธีการที่เหมาะสมกับกิจการของตนเอง อย่างน้อยก็ควรมีนโยบายการติดตามเร่งรัดหนี้สินและการจัดทำตารางอายุลูกหนี้เพื่อป้องกันการมีหนี้เสียได้ในอนาคต
ที่มา bsc.dip.go.th และ bsc.dip.go.th
