การบันทึกเอกสารบิลค่าใช้จ่ายต่างๆในการลงบัญชีให้ถูกต้องนั้น แน่นอนว่าเอกสารจำพวกเหล่านั้นจะต้องมีความถูกต้องอยู่ด้วยเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่าผู้ประกอบใช้จ่ายนั้นจริงแต่บางครั้งก็ไม่สามารถหาหลักฐานมายืนยันได้ผู้ประกอบการไม่ต้องกังวลเรื่องเอกสารอีกต่อไปเพราะว่ากรมสรรพากรก็มีแนวทางให้ปฏิบัติให้ถูกต้องได้ ไปดูวิธีจัดทำเอกสารอย่างไรให้ถูกต้องและรวมไปถึงระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารทางบัญชีอย่างไรให้ถูกต้องกัน
ประเภทของเอกสารการลงบัญชี
ตามมาตรา 7 (4) แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 และประกาศกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเรื่องกำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชีระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีพ.ศ. 2544 หมวด 4 ข้อ 8 "เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ได้แก่ บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใดๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลง"
รายการในบัญชี แยกเป็น 3 ประเภหคือ
- เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
- เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญนีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก
- เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง
หลักเกณฑ์ของการจัดทำเอกสารที่สามารถเป็นรายจ่ยทางภาษีได้
กรณีรายจ่ายของกิจการที่จ่ายจริงแต่ผู้รับเงินไม่มีหลักฐานการรับเงินที่เพียงพอต่อการบันทึกบัญชีกิจการสามารถจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
- ใบรับ
- ใบสำคัญรับเงิน
- ใบรับรองแหนใบเสร็จรับเงิน
- ใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินปรากฎเป็นชื่อผู้อื่นเช่น ค่าไฟฟ้าหรือค่าน้ำประปา เป็นต้นแต่กิจการมีหลักฐานที่พิสูจน์ได้ว่ากิจการเป็นผู้จ่ายเงินตาม และหลักฐานอื่นๆประกอบเช่น สัญญาเช่า
- จัดทำใบสำคัญจ่าย(Paymeht Voucher)ใช้สำหรับกรณีไม่มีหลักฐาน
ตัวอย่างใบรับเงิน คลิก
ใช้ในกรณีผู้รับเงินยินยอมออกใบรับเงิน
ตัวอย่างใบสำคัญรับเงิน คลิก
ใช้ในกรณีผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน พร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
ตัวอย่างใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน คลิก
ใช้ในกรณีกิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหอบริการเป็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ต้องให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว
ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย คลิก
ที่มา เพจ บัญชีภาษี กี่ปีก็ไม่เข้าใจ
